労務管理システムおすすめを比較！【2025年1月】選び方やタイプも解説
「給与計算に時間がかかり、少しのミスが大きなトラブルにつながってしまう…」「社会保険や年末調整の書類作成が煩雑すぎて手が回らない…」といった悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。
給与計算や社会保険の書類作成に手間がかかり、わずかなミスが大きなトラブルになる今、作業効率を高められる「労務管理システム」が注目されています。導入するだけで給与計算や保険手続きの負担が大幅に減る企業も多く、業務が一気に楽になることが期待できます。
本記事では、おすすめの3製品を比較し、失敗を防ぐコツと利点をまとめました。自社の状況に合うシステムを見極め、仕事の効率化にお役立てください。
労務管理システムおすすめ3選を比較
労務管理システムを導入すると、給与計算や社会保険の手続きにかかる時間や手間が大幅に減り、担当者の負担を軽くできます。
人手によるExcel管理や紙ベースの書類作成はミスが出やすく、作業に時間がかかりがちです。一方、システム化すれば書類の自動作成や法改正への迅速な対応が期待できるため、日々の業務を効率よく進められます。
ここでは利用者が多い「SmartHR労務管理」「freee人事労務」「オフィスステーション労務」の3つを比較してみました。各社の料金や特徴を参考にしながら、自社に合った製品を探してみてください。
| 製品名 | 料金プラン | 主な機能 | タイプ | 導入実績 |
| SmartHR労務管理 | 要問い合わせ（30名まで無料） | 業務効率化とデータ活用 | クラウド型 | 約60,000社以上 |
| freee人事労務 | 月額400円/名～ | 勤怠管理、給与計算、年末調整など | 多機能型 | 約45,000社以上 |
| オフィスステーション労務 | 月額400円/名＋登録料10万円 | 帳票・入退社手続き管理など | 機能拡張型 | 約40,000社以上 |
SmartHR労務管理
SmartHR労務管理はクラウド型の人事労務システムで、30名までなら無料で使える点が魅力です。
給与計算や社会保険の書類作成など、普段手間のかかる業務をまとめて管理できるため、導入のハードルが低く、初めてシステムを導入する会社にもおすすめです。
| 料金プラン | 要問い合わせ（30名まで無料） |
|---|---|
| 機能 | 業務効率化とデータ活用 |
| タイプ | クラウド型の人事労務ソフト |
| 導入実績 | 約60,000社以上 |
| 電話番号 | − |
| 会社所在地 | 東京都港区六本木3-2-1 住友不動産六本木グランドタワー |
SmartHR労務管理は、見やすい画面と直感的に操作しやすい設計で人気を集めています。
社会保険や年末調整などの面倒な手続きを自動化できるため、担当者が手作業で行うよりも格段にミスが減り、負担も軽くなります。導入のサポート体制もしっかりしているため、システムを初めて扱う企業でも安心です。
Excelで散在していた情報を一つにまとめることで、データの二重管理や入力漏れを防げるのも大きな利点といえます。
freee人事労務
freee人事労務は、勤怠管理や給与計算、社会保険関連の作業など、幅広い人事労務業務をひとまとめにできるシステムです。
ほかのfreee製品との連携がスムーズで、会計ソフトなどとデータをやり取りしやすいのが大きな特長です。
| 料金プラン | 月額400円/名～ |
|---|---|
| 機能 | 勤怠管理、給与計算、年末調整、行政手続き、人事マスタなど |
| タイプ | 多機能型 |
| 導入実績 | 約45,000社以上 |
| 電話番号 | 03-6630-3231 |
| 会社所在地 | 東京都品川区大崎1-2-2アートヴィレッジ大崎 |
freee人事労務は、会計や経費精算などの別サービスともデータをやり取りできるため、入力作業の重複や確認作業の手間がぐっと減ります。
勤怠情報や給与データを自動的に反映できるので、作業負担が大幅に軽くなるだけでなく、ミスや抜け漏れのリスクも抑えられます。また、利用企業が多いことから、アップデートが頻繁に行われ、法改正などにも迅速に対応してもらえるのも安心できるポイントです。
オフィスステーション労務
オフィスステーション労務は、労務管理システムのシェアで4年連続No.1を獲得した実績があるサービスです。
月額400円/名に登録料10万円がかかりますが、電話での相談が無料版から利用できるため、サポートが充実している点で評価されています。
| 料金プラン | 月額400円/名＋登録料10万円 |
|---|---|
| 機能 | 帳票手続き管理、入退社手続きデータ管理、マイナンバー管理など |
| タイプ | 機能拡張型 |
| 導入実績 | 約40,000社以上 |
| 電話番号 | 050-5527-5181 |
| 会社所在地 | 大阪府吹田市江坂町1-23-38 F&Mビル |
オフィスステーション労務は、帳票や入退社に必要な手続きに強く、後から機能を追加できる拡張性も魅力です。
電話での支援が手厚く、操作に慣れていない方でも安心して始められるところがメリットといえます。さらに、マイナンバー管理にも配慮が行き届いているため、個人情報をしっかり守りたい企業にとっては心強い存在です。
失敗しない労務管理システムの選び方
労務管理システムを導入する際は、自社が抱える課題を整理し、必要な機能や予算、使いやすさなどを総合的に検討することが何より大切です。
以下の各項目を事前にチェックしておけば、自社に最適なシステムをより正確に選びやすくなります。つい見落としがちなポイントを押さえることで、導入後のトラブルや無駄な出費を避けることができるでしょう。
- 自社の業務範囲に対応しているか
- 業務に必要な機能が搭載されているか
- 予算内で利用できる料金プランか
- 誰でも使いやすいシステムか
- 他のシステムと連携できるか
- サポート・フォロー体制が整っているか
- 周辺業務に対応しているか
- 電子申請で手続きが進められるか
- セキュリティ対策が充実しているか
- 実績が豊富なシステムなのか
自社の業務範囲に対応しているか
まず、自分の会社でどんな労務業務が発生しているのかを洗い出し、それらをカバーできるシステムを選ぶことが重要です。
勤怠管理、給与計算、社会保険の手続きなど、必要な機能が揃っていないシステムを導入すると、あとから機能追加や別システムの導入が必要になり、余計なコストが発生する場合があります。
「社会保険の電子申請を必須にしたい」など明確な要望があれば、事前に対応状況を確認し、不要な機能や費用を省きましょう。
業務に必要な機能が搭載されているか
労務管理で効率化したい作業項目をきちんと洗い出してから、システムに搭載されているかを確かめましょう。
システムによっては勤怠管理のみ、給与計算のみといった限定的なものもあるため、必要な機能を全部カバーするかどうかをしっかり見極める必要があります。
年末調整や社会保険関連の手続きまでひとまとめにしたい場合は「労務管理システムで使える6つの機能」をチェックし、自社が求める要件と合致するシステムを選ぶとよいでしょう。
予算内で利用できる料金プランか
初期費や月額料金、更新費など、すべて含めて予算内に収まるかどうかをきちんと確認しましょう。
労務管理システムには、導入サポートの費用やバージョンアップ時の追加料金などがかかることもあります。思わぬ出費で「こんなにコストがかかるなら導入しなければよかった」という事態を避けたいものです。
初期費用が安くても月額が高め、別のシステムでは初期費用は高いが月額は安い…といった違いがあります。総額をシミュレーションしておくと安心です。
誰でも使いやすいシステムか
システムの操作が分かりづらいと、導入したのに現場で使いこなせない恐れがあります。
使い方が複雑すぎると担当者が混乱し、かえって作業が増えたり、再び手作業に逆戻りしたりする場合も少なくありません。
実際の画面を見せてもらったり、トライアルを試してみたりして、自分たちが直感的に扱えるかを確かめるのがおすすめです。
他のシステムと連携できるか
会社で既に使っている会計ソフトや勤怠管理システムなどと連動できるかどうかも、大きな選定ポイントです。
システム同士が連携することで、データの二重入力を防ぎ、情報の集約も簡単です。結果的に業務効率の大幅なアップが見込めます。
たとえば会計ソフトに勤務時間が自動反映されれば、給与計算から経理処理までスムーズにつなげられるので、担当者の負担がぐっと減ります。
サポート・フォロー体制が整っているか
システムの導入・運用時に不明点があったとき、すぐ問い合わせができるかどうかも重要です。
せっかくシステムを導入しても、担当者が使いこなせなかったり、トラブルが起きても対処法がわからなかったりすれば意味がありません。電話やチャットなどで気軽に相談できる体制があると安心です。
「24時間対応」「電話対応のみ」「メールのみ」といったサービス内容に違いがあるため、導入前にチェックしておくと導入後のギャップを防げます。
周辺業務に対応しているか
入退社の手続きや年末調整など、関連する作業もまとめてこなせるシステムだと便利です。
複数のツールを併用していると、データの重複管理や作業漏れが起きやすくなります。1つのシステムに集約できると、作業時間と管理コストの両方を削減できます。
従業員の情報を一括登録し、そこから給与計算や社会保険手続きを自動化できる仕組みがあれば、入力ミスや二重入力が大幅に減るでしょう。
電子申請で手続きが進められるか
社会保険の書類や労働保険の年度更新などを電子申請で行えれば、外出や郵送の手間が減ります。
用紙を印刷して郵送する手続きに比べ、電子申請は場所や時間に縛られにくいため、忙しい時期でもスムーズに処理することが可能です。
実際に電子申請を使った企業は、税金や保険などの事務負担が軽くなります。
セキュリティ対策が充実しているか
給与やマイナンバーなどの機密情報を扱うため、情報漏えいを防ぐ仕組みが整っているかどうかは要チェックです。
セキュリティ事故が起きると、企業の信用に影響を与え、最悪の場合は法的な問題へと発展することもあります。
暗号化やアクセス制限、IPアドレスの制限など、どの程度の対策をとっているかを事前に把握し、安心して運用できるシステムを選びましょう。
実績が豊富なシステムなのか
多くの企業が導入しているシステムは、使い勝手やアップデートの頻度などが安定している傾向にあります。
利用者が多いほど不具合が見つかりやすく改善も進むため、結果的に安心して使える製品になりやすいからです。
業界大手や似た業種の実績がある製品なら、運用事例を参考にしながら導入を進めやすく、トラブルに対処するノウハウも蓄積されている可能性が高いでしょう。
労務管理システムとは何
労務管理システムとは、勤怠や給与計算、社会保険の手続きなど、企業の労務業務をまとめて管理し、手間やミスを減らすための仕組みです。
手作業やExcel管理では入力ミスが起きやすく、法改正への対応も遅れがちです。システムを導入すれば、必要なデータを自動で集計し、最新の法令にも柔軟に対応しやすくなります。
たとえば、年末調整や残業の管理、マイナンバーの保管などを一度に行えるため、担当者が別々のシステムを操作したり、同じ情報を重複して入力することが不要です。さらに、電子申請機能があるシステムなら、役所へ足を運ぶ回数を減らせるので、日々の業務負担を軽くできます。
労務管理システムの導入によって、単に作業が早くなるだけでなく、法令を守りやすくなったり、従業員の勤怠状況を正確に把握できたりと、多くのメリットを享受できます。自社のニーズや規模に合ったシステムをしっかり選ぶことが、業務効率化とリスク回避への近道です。
労務管理システムの5つのタイプ
労務管理システムには、会社の規模や業務内容に合わせて選べる5種類があります。それぞれ得意分野が異なるため、自社の状況に合ったものを選ぶことが大切です。
以下で紹介する5つのタイプは「基本機能だけを導入したい」「複数の業務をまとめたい」「特定の処理だけを効率化したい」など、企業のニーズに応じて検討できる選択肢です。自社に必要な範囲を考えながら比較すると失敗を避けやすいでしょう。
ベーシックタイプ
必要最低限の労務管理機能だけを使いたい場合は、ベーシックタイプがおすすめです。
入退社の手続きや従業員情報の登録など、ごく基本的な業務だけをシステム化したい小規模企業やスタートアップには、まずここから始めると導入ハードルが低くなります。
開業して間もない会社などは、勤怠管理や給与計算をまだ別システムでまかなえる場合も多いため、ベーシックタイプで必要最低限だけカバーする選択肢が合うこともあるでしょう。
複合タイプ
基本的な労務業務に加え、勤怠や給与計算までワンストップで管理したい企業には、複合タイプが向いています。
それぞれ別のシステムを使うとデータを二重に入力する手間が増えますが、複合タイプなら勤怠から給与計算まで一通りまとめて処理できるので、管理がしやすいです。
たとえば、勤怠データを給与計算に自動で反映できるシステムなら、残業代や休暇の集計ミスも減り、担当者の負担軽減にもつながります。
特化タイプ
特定の作業だけを集中的に効率化したい場合は、特化タイプのシステムを選ぶと効果が高いです。
年末調整や勤怠管理など、社内でとくに負担が大きい業務をピンポイントで補強するには、専門的な機能に優れたシステムが合っています。
「年末調整の書類作成だけがとにかく大変」という企業なら、年末調整機能に力を入れた特化型システムを導入するだけで、業務効率が大幅に上がるでしょう。
多機能タイプ
人事評価や組織分析など、労務以外の領域も含めて幅広く管理したい場合は、多機能タイプが最適です。
勤怠・給与・社会保険の一元管理に加え、蓄積したデータを使って人材活用や経営判断に生かすには、総合的な機能がそろったシステムが便利です。
従業員数が多い大企業などは、評価制度や部署異動の履歴管理なども含め、複数の部署で情報を共有できる多機能タイプを導入すると、管理効率が一段と高まります。
機能拡張・シリーズ連携タイプ
将来的な拡張を見据えて、最初は必要最低限の機能だけで始めたい企業には、機能拡張・シリーズ連携タイプが便利です。
社員数や事業規模がこれから増える見込みがある場合、いきなり多機能タイプを導入するよりも、最初は小さくスタートし、必要に応じて追加機能を加えられる構成のほうがコストを抑えやすいです。
まずは勤怠管理を導入し、後々給与計算や人事評価などをオプションで足せるシステムなら、会社の成長に合わせて柔軟に対応できるでしょう。
労務管理システムで使える6つの機能
労務管理システムには、企業の人事・総務担当者が抱える作業を軽減するための機能が6つあります。どれを優先して導入するかによって、業務効率の上げ方も変わってきます。
勤怠データや給与の計算、マイナンバー管理など、人事労務には細かい処理が多く、作業ミスや手戻りが起きやすいのが現状です。システムに任せる部分を増やすと、手入力の負担や確認作業が減り、人為的なミスを防ぎやすくなります。
以下の6つの機能をあらかじめ把握したうえで、自社でどの作業にいちばん手間取っているのかを見極めると、無駄の少ない導入計画を立てられます。必要に応じて機能を組み合わせながら、労務管理の効率化を目指しましょう。
人事管理機能
社員の基本情報や職歴、資格などをひとまとめに管理できる機能です。
入社から退職まで、担当者はさまざまなデータを扱います。バラバラに保管していると更新や検索に時間がかかり、最新情報が追いきれなくなることも少なくありません。
人事管理機能があると、住所変更や昇給・部署異動の履歴を一つの画面で確認できます。従業員の状況を社内で共有しやすくなり、連絡や確認ミスも減らせます。
労務管理機能
社会保険の各種手続きやWeb申請を、システム上で一括管理できる機能です。
健康保険や雇用保険など、労務関連の届け出は意外と多岐にわたります。紙の書類を手作業で作成していると、漏れや誤字などのトラブルが起きやすいです。
Web申請に対応していれば、必要項目を入力するだけで書類を自動作成し、そのまま役所へオンライン送信できるため、手間が大幅に省けます。
給与計算機能
保険料や所得税などの控除額を踏まえ、正確な給与を自動で算出してくれる機能です。
勤怠データや残業時間を人の手で集計すると、計算ミスが起きがちです。給与計算機能を導入すると、締め日や計算ルールを設定しておくだけで毎月の給与や控除を確定できます。
明細もデジタルで発行できる場合、紙の印刷や配布の手間を減らせます。月末の仕事量が集中する担当者にとって、作業が一気に楽になることは大きなメリットです。
年末調整機能
源泉徴収票や保険料控除の証明書など、年末調整に関する書類をまとめて作成し、提出まで管理できる機能です。
年末調整は手間がかかり、担当者にとって頭の痛い作業です。記入漏れや計算ミスがあれば従業員への再確認も必要になり、余計な時間がかかります。
年末調整機能が整っているシステムなら、必要な書類を自動で作成し、不備のチェックも一括で行えます。面倒なやり取りを減らせるうえ、提出期限に追われるストレスも軽減することが可能です。
入退社手続き機能
新入社員の書類提出や、退職者の社会保険関連の処理などをオンラインで完結させる機能です。
入社時の雇用保険や健康保険の手続き、退社時の資格喪失など、書類のやり取りが複雑になりがちです。紙ベースだと不備や紛失が起きやすく、担当者が何度も確認しなければならなくなります。
オンライン上で書類を送信・回収できるなら、必要事項を従業員が自宅で入力し、書類不備があればその場で修正してもらうことが可能です。事務担当者も進捗状況を一覧で確認でき、手続きをスムーズに進められます。
マイナンバー管理機能
マイナンバーの収集・保管に加え、閲覧履歴も記録し、セキュリティリスクを抑えるための機能です。
マイナンバーは厳重な管理が法律で義務付けられており、紙でのやり取りや個人端末での保管は危険が伴います。専用の管理機能を使えば、不正アクセスや情報漏えいを防ぐ体制を整えやすいです。
アクセス制限や暗号化などを設定できるシステムなら、閲覧できる担当者を限定し、誰がいつ見たかの履歴も自動で残ります。万が一の際にも、原因を特定しやすい仕組みがあると安心です。
労務管理システムを使うメリット
労務管理システムを導入すると、給与計算や勤怠の集計などにかかる手間がぐっと減り、業務全体の効率が上がります。
人事や労務の担当者は、残業時間のチェックや法改正への対応など、専門的で煩雑な業務を多数抱えています。これらをシステムに任せることで、作業時間の短縮や入力ミスの減少につながり、結果的に会社全体の生産性を高めることができるのです。
労務管理システムは、給与計算や勤怠管理など幅広い業務の自動化に役立ちます。以下のメリットを知っておけば、どこに一番力を入れて導入すべきかイメージしやすくなるでしょう。
- 給与計算が効率化できる
- 労働時間が正しく管理しやすい
- 最適な人材配置が実現できる
- コンプライアンスが遵守しやすい
- 福利厚生が整理しやすい
- ヒューマンエラーが防止できる
- 法改正に対応できる
- 勤怠報告に関する不正が防止できる
給与計算が効率化できる
打刻データや残業時間を自動で集計して、給与を計算できる機能です。人の手で計算する場合にありがちな入力ミスや抜け漏れを防げるため、月末や締日の作業をぐっと楽にできます。
労働時間が正しく管理しやすい
従業員一人ひとりの勤怠データをシステム上で管理し、超過労働の発生状況などをリアルタイムで確認できます。長時間労働を早めに見つけるのはもちろん、繁忙期や閑散期の把握にも役立ちます。
最適な人材配置が実現できる
勤怠状況やスキル情報が一カ所に集まっていると、どの時期にどんな人材をどのポジションに配置するのがいいか判断しやすくなります。人員計画や新規プロジェクトの編成にも応用しやすい機能です。
コンプライアンスが遵守しやすい
従業員の労働時間や休暇の取得状況をリアルタイムでチェックできるため、法定労働時間や休暇の規定を逸脱していないかすぐにわかります。未然にトラブルを防ぎ、会社の信頼を損なわないためにも重要なメリットです。
福利厚生が整理しやすい
休暇や社会保険など、従業員に関するデータをひとまとめに管理できるため、スタッフごとの取得状況や保険の加入状況を簡単に確認できます。問い合わせ対応が迅速になり、社内でのコミュニケーションも円滑になります。
ヒューマンエラーが防止できる
労務に関わる事務作業をシステム化することで、手入力のミスや集計の誤りを大幅に減らせます。データの重複入力もなくなるため、チェックにかける時間も少なくて済み、正確性が高まります。
法改正に対応できる
労務関連の法律が変わっても、システムにアップデート機能が備わっていれば、簡単な操作で最新の法令に合わせた処理が可能です。常に正しい手続きが行われるので、違反リスクを抑えつつ、作業効率も維持できます。
勤怠報告に関する不正が防止できる
顔や指紋を使った認証機能を導入することで、他人が代わりに打刻するような不正を防止できます。勤怠データの正確性が高まり、給与計算の信頼度も大きく向上するでしょう。
労務管理システムを使うデメリット
労務管理システムは業務の省力化に役立つ一方で、導入や運用をめぐってさまざまな負担が発生します。企業によっては、それらの負担がメリットを上回る可能性もあるため、慎重に検討することが重要です。
労務管理システムを検討する際は、導入時の費用や運用管理の手間だけでなく、イレギュラーな業務に対応できるかどうか、企業規模に見合ったコストになっているかなど、複数のポイントを見極めることが大切です。メリットだけでなく以下のデメリットもしっかり把握したうえで、自社にとって本当に必要かどうかを判断しましょう。
導入時にコストがかかる
オンプレミス型であればサーバー設備やソフトウェア購入費、クラウド型でも利用開始時の導入費用や月額料金が必要になります。どちらにしても初期投資やランニングコストが発生することは避けられません。
オンプレミス型はセキュリティやカスタマイズの柔軟性が高い反面、設置や維持管理にまとまった資金がかかります。クラウド型は導入が比較的容易ですが、毎月の料金が長期的に積み重なるため、将来的な負担も考慮に入れる必要があります。
システム更新・保守管理に手間がかかる
ソフトウェアのバージョンアップや法改正への対応、何かトラブルが起きたときのサポート連絡など、安定運用のためには継続的な手間と費用が発生します。
システムを更新しないまま放置すると、法改正に追いつけず誤った処理を続けてしまったり、セキュリティ面で問題を抱え込んでしまうリスクが高まります。
簡単なシステムでも慣れるまで教育が必要になる
操作がシンプルそうに見えるシステムでも、実際に業務で使いこなすには研修やテスト運用期間が必要です。その間は思うように作業が進まず、かえって負担が増える場面も出てきます。
これまでExcelで処理していた担当者の場合、新しい画面操作に慣れるまで戸惑うことが多く、サポートへの問い合わせや追加研修が必要になることがあります。
業務フローにない例外業務に対応できない
システムは想定した業務フローに沿って動くため、社内特有の手続きや突発的に発生するイレギュラーには対応しづらい場合があります。
突然発生した書類提出や社内の特殊な承認ルートなどは、システムがカバーしきれず手作業で進めるしかないこともあるでしょう。結果としてシステム導入の恩恵が薄れることがあります。
数人規模の企業だとシステムが不要な場合がある
社員数が少ない会社では、システム導入によって得られるメリットよりも費用のほうがかさんでしまうケースが考えられます。
社員がわずか3〜5人ほどの企業なら、月額料金の支払いさえ負担になることがあります。無料トライアルや導入シミュレーションを通して、本当に必要かどうかを慎重に見極めることが大切です。
【まとめ】自社に必要な種類やタイプなどに合う労務管理システムを選ぼう
労務管理システムを導入する際は、会社の規模や業務内容、将来の人員増などを見据えながら、必要なタイプや機能を明確にすることが大切です。
たとえば、給与計算や年末調整をまとめて効率化したい場合は複合タイプや多機能タイプが便利です。
一方、特定の業務だけシンプルにしたいならベーシックタイプや特化タイプが合います。今後拡張の可能性があるなら、途中で機能を追加できる拡張型が安心です。
事前にどの機能が本当に必要かを洗い出しておけば、導入後の混乱や費用の無駄を抑えられるでしょう。
