従業員の勤怠管理は、企業の根幹を支える業務ですが、工数が多いため、効率化に課題を持っている企業も多いです。そこで、勤怠管理業務を効率化できる勤怠管理システムの導入を検討する企業が増えています。しかし、「どの勤怠管理システムを選べばいいか分からない」という人も多いでしょう。
当記事ではおすすめの勤怠管理システムを紹介します。勤怠管理システムの選び方やメリット・デメリットなども解説しているので、当記事を読めば自社に合った勤怠管理システムを選べるようになります。勤怠管理システムの導入を検討している方はぜひご覧ください。
勤怠管理システムおすすめ3選を比較
勤怠管理システムのおすすめを3つ紹介します。それぞれの製品の特徴は以下の通りです。
| おすすめの勤怠管理システム | 特徴 |
|---|---|
| KING OF TIME | 事業規模や業界を問わず利用できるシステム |
| ジョブカン勤怠管理 | 同社製品との連携性の高さが特徴 |
| TimePro-VG | 業界に合わせたカスタマイズが可能 |
それぞれ異なる強みを持っているので、自社に合ったものを選択しましょう。
KING OF TIME
| 料金プラン | 初期費用：無料 月額料金：300円/人 |
|---|---|
| 機能 | 残業時間管理 フレックス対応機能 シフト管理機能 有給管理機能 アラート機能など |
| タイプ | 勤怠管理特化タイプ |
| 導入実績 | 株式会社メルカリ 株式会社Gunosy ユナイテッド・シネマ株式会社など |
| 電話番号 | 03-4577-9567 |
| 会社所在地 | 〒107-0051 東京都港区元赤坂1-6-6 |
KING OF TIMEは58,000社以上で利用されている勤怠管理システムです。事業規模や業界を問わず、幅広い企業で採用されています。勤怠管理業務に必要な機能が豊富に備わっている他、同社の給与計算システムや人事労務システムと連携することで対応範囲を広げることが可能です。
また、労働時間の把握機能や、打刻時間と勤務実態の差分表示機能などもあるため、労働環境の分析も行えます。多言語対応やスマホ対応など、細かいながらの重要な機能も充実しており、痒い所に手が届くサービスといえるでしょう。
ジョブカン勤怠管理
| 料金プラン | 初期費用：無料 月額料金：200～500円/人 |
|---|---|
| 機能 | 出金管理機能 シフト管理機能 休暇・申請管理機能 工数管理機能など |
| タイプ | バックオフィス対応タイプ |
| 導入実績 | 中央魚類株式会社 株式会社石橋楽器 SBI証券など |
| 電話番号 | 050-3155-5640 |
| 会社所在地 | 〒151-0053 東京都渋谷区代々木2丁目2-1 小田急サザンタワー8階 |
ジョブカン勤怠管理は、同社の様々なサービスとの連携性が強みの勤怠管理システムです。同社が提供している以下のようなシステムと連携することで、データをシームレスに活用した人事業務を実現できます。
- ジョブカン経費精算
- ジョブカンワークフロー
- ジョブカン労務HR
- ジョブカン採用管理
- ジョブカン給与計算
特に採用管理システムと導入できるのが強みで、自社の従業員の労働時間をもとに部署ごとの労働環境を把握し、不足している人材を洗い出すことが可能です。システム単体としてもシフト管理機能が利用できるため、シフト作成を効率化できる他、工数管理機能なども搭載されています。
既に社内でジョブカンのサービスを導入している企業には、特におすすめの勤怠管理システムです。
TimePro-VG
| 料金プラン | 要問い合わせ |
|---|---|
| 機能 | 労働時間管理 変形労働時間制管理 テレワーク労働時間管理 フレックスタイム制対応など |
| タイプ | 大企業向け勤怠管理特化タイプ |
| 導入実績 | 株式会社JTB 株式会社アイセイ薬局 株式会社ヒノキヤグループなど |
| 電話番号 | 045-401-1141 |
| 会社所在地 | 〒222-8558 神奈川県横浜市港北区大豆戸町275番地 |
TimePro-VGはアマノ株式会社が提供する勤怠管理システムです。中堅から大手をターゲットにしたサービスとなっており、従業員数が多い企業が勤怠管理業務を効率化するために必要な機能が豊富に搭載されています。
操作性が高いのが特徴で、従来の勤怠管理で利用されることの多いExcelに近い操作感で利用することが可能です。また、運送業や病院など、特殊な勤務形態を採用している業界に合わせて柔軟にカスタマイズすることもできます。
90年以上勤怠管理のサポートを行ってきた実績をベースにしたサポート体制も万全で、導入・運用時のトラブルにも迅速に対応してくれることも魅力的な勤怠管理システムです。
失敗しない勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムを選ぶ際には、以下の点に注目しましょう。
- 導入実績が豊富か
- カスタマイズしやすいか
- 自社業務をどこまで効率化できるか
- 自社の業界・業種の特性に合う機能が使えるか
- 自社の就業規則に適しているか
- 予算に見合うコストで導入できるか
- 多言語に対応しているか
- 外部システムと連携できるか
- 十分なサポート・フォロー体制が整っているか
- 必要なセキュリティ要件を満たしているか
- スマホ操作に対応しているか
- 法改正に対応するアップデートができるか
- IT導入補助金が適用できる製品か
- 誰でも操作しやすいか
- 無料トライアルに対応しているか
それぞれ詳しく解説します。
導入実績が豊富か
まずは検討している勤怠管理システムの導入実績を確認しましょう。導入実績が豊富なサービスであれば、企業への導入や運用で発生したトラブルと対処法に関するノウハウを持っているため、導入時や運用時に問題が発生しても、迅速に対応してくれます。
また、導入した企業の声を聴いて機能のアップデートを重ねているため、操作性がシンプルで使いやすいシステムになっていることが多いです。特に中小企業向けの機能がシンプルなサービスの場合は、操作性やUIが業務効率化をする上で重要になってくるので、あらかじめ企業の実績を確認しておきましょう。
カスタマイズしやすいか
続いて確認したいのが、システムのカスタマイズ性です。カスタマイズ性に優れた勤怠管理システムであれば、自社の勤怠ルールに合わせて機能を調整できます。特に大企業の場合は、従業員ごとに勤務形態が異なることも多いため、カスタマイズ性が低いサービスでは対応しきれないことも少なくありません。
また、将来的に勤務形態を変更した場合にも対応できるので、長期的にシステムを利用することが可能です。シンプルな機能では自社の勤務形態に対応できない可能性がある場合は、カスタマイズ性の高い勤怠管理システムを検討しましょう。
自社業務をどこまで効率化できるか
勤怠管理システムを導入する際には、システムで効率化できる範囲も確認しましょう。勤怠管理システムの中には、勤怠管理業務の枠を超えて業務を効率化できる機能を搭載しているものもあります。
例えば給与計算機能が搭載された勤怠管理システムの場合は、システム内で管理している勤怠データを活用して、給与計算を自動化することが可能です。また、人事評価システムと連携できるサービスを導入すれば、残業や休日出勤の時間を踏まえた人事評価や人材配置を行えます。
ただし、業務範囲が広いシステムを導入した場合、関係のある業務全体で業務フローの見直しなどが必要になるおそれがあるので注意しましょう。
自社の業界・業種の特性に合う機能が使えるか
自社の業界や業種の特性に合う機能が使えるかも、勤怠管理システムを選ぶ際のポイントです。業界や業種によっては、特有の勤務形態が採用されていることがあります。
例えば営業時間的に夜勤が必須の業界の場合は、シフト管理ができる機能が必要です。また、ドライバーのような職種の場合は、社内にいなくても労働時間を正確に把握できる機能が必要になります。
勤怠管理システムを選ぶ際には、自社の勤務形態を管理するために必要な機能を把握し、自社に合ったサービスを選択することが重要です。サービスによっては特定の業界や業種に特化したものも存在するため、検討してみても良いでしょう。
自社の就業規則に適しているか
勤怠管理システムを選ぶ際には、自社の就業規則に適しているかも確認しましょう。多くの勤怠管理システムは、以下の勤務形態には標準で対応しています。
- 固定労働時間制
- 変形労働時間制
- フレックスタイム制
自社が上記の勤務形態を採用している場合は問題ありませんが、裁量労働制や3交代制などを採用している企業の場合は、対応できるサービスを選択しなければいけません。自社で特殊な勤務形態を採用している場合は、特に対応している勤務形態を確認して勤怠管理システムを選びましょう。
予算に見合うコストで導入できるか
勤怠管理システムを選ぶ際には、コスト面も重視しましょう。基本的に、勤怠管理システムを導入・運用する際には、初期費用と月額料金がかかります。クラウド型のサービスの場合は初期費用が無料、または割安なことが多いです。一方で、オンプレミス型の場合は初期費用が割高な分、月額料金が割安である傾向にあります。
月額料金は人数をもとにした従量課金制を採用している場合がほとんどで、従業員が多いほど料金が高くなります。そのため、大企業ほどコストの試算を綿密に行うことが重要です。
多言語に対応しているか
グローバル展開している企業の場合は、多言語に対応しているかも確認しましょう。特に海外拠点を持っていて、担当者が現地の人間の場合は、母国語で操作できないと業務効率が大幅に低下してしまいます。
また、給与計算機能が搭載されているサービスを導入する場合は、現地の通貨に対応していることも重要です。他にも外資系企業で海外から日本に駐在員を迎え入れている場合も、多言語対応している勤怠管理システムを選ぶ必要があるでしょう。
外部システムと連携できるか
勤怠管理システムを幅広い範囲に適用させたい場合は、社内の既存システムとの連携性も確認しましょう。特に勤怠管理システムに勤怠管理の枠を超える機能を搭載していない場合は、外部システムと連携することで適用範囲を広げることになります。そのため、既存システムとの連携性を確認しておかないと、想定した運用をすることができません。
勤怠管理システムを選ぶ際には、連携できる外部システムを一通り確認しておきましょう。特にAPI連携に対応しているサービスは、幅広いシステムと連携することが可能です。
十分なサポート・フォロー体制が整っているか
サポート体制やフォロー体制の充実度も、勤怠管理システムを選ぶ際のポイントです。勤怠管理システムの導入時には、既存の業務フローの見直しやシステムの初期設定が必要になります。サポート体制が充実しているサービスを選べば、導入時にトラブルが発生しても迅速に対応することが可能です。
また、運用時には通信障害や人為的なトラブルによって、システム自体が停止してしまうことも少なくありません。サービスのフォロー体制が充実していれば、運用時にトラブルが発生しても、すぐに解決できます。勤怠管理システムを選ぶ際には、サポートやフォローが充実しているものを選ぶようにしましょう。
必要なセキュリティ要件を満たしているか
セキュリティ機能の充実度も、勤怠管理システムを選ぶ際に注目すべきポイントです。勤怠管理システムでは従業員の個人情報を扱うため、セキュリティ機能を重視する必要があります。特に給与計算機能や予実管理機能などが搭載されている場合は、従業員の給与情報や会社の機密情報も扱うことになるため、セキュリティ対策は至上命題です。
勤怠管理システムを選ぶ際には、必要なセキュリティ要件を満たしているものを選択しましょう。基本的には情報の暗号化機能やアクセス権限、ログ管理機能などがあれば、十分なセキュリティを実現できます。
スマホ操作に対応しているか
スマホ操作に対応している勤怠管理システムを選べば、勤怠管理業務をより効率化することが可能です。スマートフォンで出退勤の打刻が行えるサービスなら、従業員が打刻を忘れていたとしてもすぐに修正対応を行えます。
また、出張からの直帰など、社内にいない状況でも打刻できるので、勤怠管理をより正確に行うことが可能です。特に出先での営業が頻繁にある従業員が多い企業などは、スマートフォンに対応しているサービスを採用することをおすすめします。
法改正に対応するアップデートができるか
法改正に対応するアップデートが自動で行われるかも、勤怠管理システムを選ぶ際に確認したいポイントです。勤怠管理業務は、労働基準法をはじめとした法改正によって頻繁に業務内容が変化します。
そのため、法改正があったら内容を確認し、変更が必要な部分を洗い出して見直しをしなければいけません。法改正に関するアップデートが自動で行われるサービスを導入すれば、法令を逐一確認する必要がなくなる上、見直し業務をする必要がなくなるので、勤怠管理業務を大幅に効率化することが可能です。
IT導入補助金が適用できる製品か
勤怠管理システムをお得に導入したい場合は、IT導入補助金が適用できるかを確認しましょう。IT導入補助金とは企業が課題解決のためにITツールを導入する際、かかった費用の一部を補助金として受けられる制度です。
IT導入補助金を活用できれば、導入時こそ費用の支払いが必要ですが、後から費用の一部が返ってくるので、結果的に少ない費用でシステムを導入できます。勤怠管理システムを導入するコストを抑えたいのであれば、IT導入補助金の要件を事前に確認し、適用できるサービスを選ぶようにしましょう。
誰でも操作しやすいか
勤怠管理システムを導入する際には、操作性も確認しましょう。勤怠管理システムに限らず、新しいシステムを導入する際には、操作に慣れるため時間がかかります。操作性の悪いシステムを導入してしまうと、運用開始まで時間がかかるだけでなく、担当者のストレスになりかねません。
勤怠管理システムを選ぶ際には、可能な限り操作性の高いサービスを選ぶようにしましょう。特に自社の既存システムと操作性が似ているものを選べば、操作に慣れるまでの時間を短縮することが可能です。
無料トライアルに対応しているか
無料トライアルに対応しているかも、勤怠管理システムを選ぶ際のポイントです。無料トライアルがある勤怠管理システムであれば、実際に導入する前に操作感や搭載されている機能を試せます。また、自社の既存システムとの連携性も確認することが可能です。
また、無料トライアルをしている中で、自社に必要な機能を洗い出すことができるのも大きなメリットといえます。自社に最適なサービスを導入するためにも、まずは複数の企業の無料トライアルを試してみましょう。
勤怠管理システムとは何
勤怠管理システムとは、文字通り企業の勤怠管理業務を効率化するためのシステムです。勤怠管理システムを導入することで、従業員の出退勤や残業時間、休日出勤などのデータを自動で記録し、管理することができます。
紙のタイムカードやExcelなどを利用して手動で行われる従来の勤怠管理では、従業員の記録漏れや入力ミスなどが発生することが多いです。また、データの改ざんが容易なため、不当な勤務状況を生み出す要因になることも少なくありません。
加えて、近年は働き方改革関連法の改正やテレワークの普及などにより、柔軟な勤怠管理を求められるようになりました。結果として、効率的に適切な勤怠管理が行える勤怠管理業務システムの必要性が増しています。
勤怠管理システムの5つのタイプ
勤怠管理システムには、以下の5つのタイプが存在します。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
中小・中堅企業向け勤怠管理特化タイプ
中小・中堅企業向け勤怠管理特化タイプは、低コストでシンプルな機能が特徴の勤怠管理システムです。中小企業のキャッシュフローを圧迫することなく導入できるよう、コストが抑えられています。
低コストな分機能もシンプルで、従業員の出退勤の記録や集計などの勤怠管理業務に必要な最低限の機能と、法令順守に必要な機能のみに絞られていることが多いです。結果的に操作性が良く、システムを利用する担当者が操作を覚えるまでに時間がかからないことも大きなメリットといえるでしょう。
大企業向け勤怠管理特化タイプ
大企業向け勤怠管理特化タイプは、中小・中堅企業向けよりも従業員数が多いことを想定したタイプです。事業規模が大きくなると、合わせて従業員の雇用形態も多様化し、勤怠ルールが複雑化していきます。結果、中小・中堅企業向けのようなシンプルな機能だけでは社内の勤怠管理業務に対応できないことも少なくありません。
一方、大企業向け勤怠管理特化タイプでは、拡張性やカスタマイズ性が高く、自社の勤怠ルールに最適化できるようになっているものが多いです。または単純に機能が豊富で、状況別に対応できるサービスが該当します。
バックオフィス対応タイプ
バックオフィス対応タイプは、勤怠管理以外のバックオフィス業務に関する機能も搭載している勤怠管理システムです。給与計算や労務管理といった機能に対応しているものや、関連するシステムに連携できるものが該当します。
バックオフィス業務を幅広く効率化できるため、導入することで部署全体の生産性向上が期待できます。ただし、導入時に影響がある範囲が大きいため、業務フローの見直しなどが必要になることも少なくありません。結果的に導入時に時間がかかることが多いのがデメリットといえるでしょう。また、一般的には高額なサービスが多いのも注意点です。
業界特化タイプ
業界特化タイプは文字通り、特定の業種に特化した機能を持つ勤怠管理システムのことです。特に勤怠のルールが一般的な業種とは異なる場合に利用されます。例としては、以下のような業種で特化型の勤怠管理システムが提供されています。
- 運送業
- 建築業
- 病院
例えば運送業の場合、ドライバーの勤務時間を正確に把握するのが難しく、不正打刻のリスクもあります。そのため、GPSでドライバーの位置情報を把握できる機能や、日報の管理機能などが搭載されていることが多いです。
また、病院では日勤や夜勤、準夜勤など、勤務形態が複数存在し、従業員ごとにシフトが固定化されることも少ないため、勤怠管理システムには柔軟性が求められます。
また、入院設備を備えた病院では、勤怠管理の際に「様式9」という書類の作成が必要です。様式9の作成には工数がかかりがちなので、病院特化の勤怠管理システムでは一般的に、様式9の作成を効率化できる機能が搭載されています。
以上のように業界特化タイプの勤怠管理システムには、各業界に合わせた機能が搭載されていることが多いです。
コロナ対応タイプ
コロナ対応タイプは、コロナ禍に対応するための機能が搭載された勤怠管理システムです。基本的には非接触の顔認証など、複数の人が端末に触れることなく勤怠を管理できる機能が搭載されています。
また、サーモセンサーや検温機能など、新型コロナウイルス感染者を判別するための機能が搭載されていることが多いです。
近年は新型コロナウイルスの脅威も落ち着きを見せていますが、いまだに感染者が出た際には、社内の感染者を増やさないための対策が必要になります。コロナ対応タイプの勤怠管理システムを導入すれば、感染者を早期に発見し、帰宅を促すことが可能です。
また、サーモセンサーや検温機能は体調の悪い従業員を事前に把握するツールとしても活用できます。インフルエンザなどにも対応できるので、現在でも導入する価値はあるといえるでしょう。
勤怠管理システムで使える機能
勤怠管理システムでは、以下のような機能が利用できます。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
出退勤の打刻機能
出退勤の打刻機能は勤怠管理システムの基本的な機能の1つです。PCやスマートフォンなどの端末から、出退勤の打刻を行うことが可能です。従業員はシステムにログインして出退勤のボタンを押すだけなので、出退勤時のタスクを軽減できます。
勤怠データの集計機能
勤怠データの集計機能は従業員の出退勤データを集計する機能です。日々の勤務時間を自動集計して、管理することが可能です。残業や休日出勤があった場合も自動で集計されるため、ケースごとの計算管理が必要ありません。また、自動集計で転記などが必要ないため、ヒューマンエラーを防止できます。
自動アラート機能
自動アラート機能は出退勤の打刻忘れや残業時間が超過しそうになった従業員に、自動でアラート通知をする機能です。従来の勤怠管理では、打刻忘れや残業時間の超過は集計のタイミングでしか把握できません。
一方で、勤怠管理システムでは出退勤の打刻忘れや残業時間の超過があれば、すぐに従業員に通知できるため、問題が大きくなる前に対処できます。
休暇データ管理機能
休暇データ管理機能は従業員の有給休暇の取得状況を確認できる機能です。有給取得日や残りの有給の日数を確認できます。
現在の労働基準法では、年10日以上の有給が付与されている従業員に対し、年間5日以上の有給休暇を取得させなければいけません。勤怠管理システムでは各従業員の有給取得日数を一目で把握できるため、有給を取らなければいけない従業員の洗い出しが可能です。
業務工数管理機能
業務工数管理機能は、従業員が各日に行った業務を確認できる機能です。日報のように毎日行った業務を登録していくことで、プロジェクトの進捗や各業務にかかる工数を把握できます。また、各業務にかかる人件費を自動計算することも可能です。
シフトの一元管理機能
シフトの一元管理機能は、シフトの作成や従業員の割り当て、配布などを行える機能です。各業務に必要な人数や従業員ごとの勤務ルールなどを一元管理することで、適切なシフトを自動作成できます。また、作成したシフトの配布を関係する従業員に一括で配布できるので、シフト配布にかかる業務を効率化することが可能です。
生体認証機能
生体認証機能は顔認証や指紋認証などによって、システムの内部統制を強化するための機能です。勤怠管理システムによる打刻は、実際に従業員が打刻をする姿を確認するのが難しいため、なりすましで不正に打刻されてしまうリスクがあります。
生体認証機能が搭載されている勤怠管理システムを導入すれば、生体認証を行わないと打刻できなくなるため、不正な打刻を防止することが可能です。
給与計算機能
バックオフィス特化型の勤怠管理システムでは、給与計算を行うことも可能です。勤怠データをもとに従業員の給与を自動計算してくれるため、給与計算の工数を大幅に削減できます。システムによっては年末調整や賞与計算まで行うことも可能です。
予実管理機能
勤怠管理システムの中には、予実管理機能を備えたものもあります。予実管理とは、設定された予算と実績を比較して、目標の達成率を図る業務のことです。勤怠では一般的に、従業員ごとにあらかじめ設定しておいた労働時間を予算、実際の労働時間を実績とし、目標を達成できていているか分析します。
予実管理機能がある勤怠管理システムでは、あらかじめ設定した労働時間と実際の労働時間の差をリアルタイムで確認可能です。また、月中時点で月末の労働時間の着地予測ができるものもあります。
勤怠管理システムの料金相場・費用目安
勤怠管理システムの料金相場や費用目安について、以下に分けて解説します。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
初期費用：無料～数十万円
勤怠管理システム導入時の初期費用は、無料のものから数十万のものまで幅広いです。基本的にはクラウド型のサービスであれば初期費用が安い傾向にあります。月額料金でのマネタイズを重視しているサービスなら、無料で導入できることも少なくありません。
一方で社内にサーバーの設置などが必要になるオンプレミス型のサービスの場合は、初期費用が割高になることが多いです。大企業向けの多機能なサービスの場合は、初期費用が数十万円になることもあります。
月額料金：1人あたり100円～400円
勤怠管理システムの月額料金は、1人あたり100円～400円程度であることが多いです。一見安く見えますが、利用する従業員数に比例して料金が上がっていくので、事業規模が大きい企業では月額料金が膨大になる可能性があります。
また、オンプレミス型のサービスの場合は、ライセンス料の他にサーバーの保守・管理費用が発生するので注意が必要です。ただし、保守・管理費用の分、ライセンス費用はクラウド型よりも抑えられていることが多く、長期的にはオンプレミス型の方が安くなる場合もあります。
基本機能以外の機能を導入する場合はオプション料金がかかる
勤怠管理システムによっては、基本機能以外の機能をオプションとして提供している場合があります。オプションとして提供されている機能を利用する場合は、月額料金に追加してオプション料金を支払うことになるので注意しましょう。
例えば、業務ワークフローの機能やシフト管理、予実管理機能などはオプションとして提供されていることが少なくありません。一方で、打刻機能や勤怠データの集計機能などは、基本機能として標準搭載されていることが多いです。
勤怠管理システムを使うメリット
勤怠管理システムを利用することで、以下のようなメリットが得られます。
- 出退勤時刻を正しく確認できる
- 勤怠管理業務を効率化できる
- 給与計算のミスを削減できる
- 従業員の労働環境を把握しやすい
- 労働基準法・法改正に対応しやすい
- 柔軟な勤務形態を導入しやすい
- 簡単に出退勤の修正・休暇申請ができる
基本的には勤怠管理業務を効率化できることと、ヒューマンエラーを防止できることがメリットとなります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
出退勤時刻を正しく確認できる
勤怠管理システムを導入することで、出退勤時刻を正確に確認できます。従来の勤怠管理では、打刻忘れや残業時間の報告忘れがあると、修正の際に当人の記憶をたどることになるため、正確な修正が困難になることも少なくありません。
勤怠管理システムなら打刻忘れがあった際には自動で通知されるので、記憶が鮮明なうちに修正を行うことが可能です。また、認証機能によって不正打刻を防止できるため、より正確に出退勤時刻を管理できます。
勤怠管理業務が効率化できる
勤怠管理システムを利用することで、勤怠管理業務を効率化できるのも大きなメリットです。特に勤怠データの自動集計機能やシフト作成機能などは、業務工数の削減に大きく寄与します。また、自動アラート機能や休暇データ管理機能を活用すれば、各従業員との業務上のやり取りを削減することが可能です。
また、外部システムと連携できる勤怠管理システムを導入すれば、勤怠データを別の業務でも利用できるため、社内全体の業務効率化に繋げられます。
給与計算のミスが削減できる
給与計算のミスが抑えられるのも、勤怠管理システムを導入するメリットです。給与計算業務では単純な入力ミスの他に、出退勤時の打刻漏れや残業時間の報告漏れによって、数値自体が間違っていることでミスが発生することも少なくありません。
特に数値自体にミスがある場合は、社内全体に対して対策を講じる必要があります。勤怠管理システムを導入すれば、出退勤時の打刻漏れを防げる上、残業時間を自動で集計してくれるので、数値にズレが出るリスクを抑えることが可能です。また、給与計算自体も自動で行ってくれるので、入力ミスも削減できます。
従業員の労働環境が把握しやすい
勤怠管理システムを導入すれば、従業員の労働環境が把握しやすくなります。勤怠管理システムを導入すると、残業や休日日数の労働時間を正確に把握することが可能です。そのため、働き過ぎの従業員や人員が足りていない部署を洗い出し、人員配置に活用できます。
また、有給の取得状況も確認できるので、適切な有給取得指示を出すことで、従業員の心身の負担を抑えることが可能です。結果的に離職率の低下や、採用時のアピールポイントの創出につながります。
労働基準法・法改正に対応しやすい
労働基準法や法改正に対応しやすいのも、勤怠管理システムを導入するメリットです。基本的に勤怠管理システムは、労働基準法に準拠して業務が行えるように最適化されています。適切な勤怠管理が行える他、36協定など管理する機能も搭載されているため、法律に違反することなく勤怠管理を行うことが可能です。
また、クラウド型の勤怠管理システムであれば法改正の際に自動でアップデートが行われることが多いため、対応漏れで問題が発生することもありません。法令の状況について逐一確認する必要もなくなるため、本来の業務に集中できるのも大きなメリットといえるでしょう。
柔軟な勤務形態を導入しやすい
勤怠管理システムを導入すれば、勤務形態に柔軟性を持たせることができます。例えばシフト管理機能が搭載されたシステムを導入すれば、3体制などにも対応することも可能です。
また、リモートワークやフレックスのような管理が難しい勤務形態も導入しやすくなります。特に多機能なシステムを導入すれば、経営方針に合わせて柔軟に勤務形態を変更できるようになるので、勤務形態の改革を考えている場合は、多機能な勤怠管理システムを検討しても良いでしょう。
簡単に出退勤の修正・休暇申請ができる
勤怠管理システムの導入は、勤怠管理を行う従業員だけでなく、社内の従業員全員にメリットがあります。勤怠管理システムを導入することで、出退勤の修正や休暇申請が簡単に行えるため、打刻ミスや有給申請が必要な際も、本来の業務を阻害することがありません。結果的に社内全体の生産性向上につながる可能性があります。
ただし、出退勤の修正や休暇申請を上司の確認を取らずに行うことも可能なので、何も考えずに導入してしまうと部署内でトラブルになりかねません。勤怠管理システムを導入する際には、出退勤の修正や休暇申請を行う前に、上司への報告を行うなどのルール整備を行うことが重要です。
勤怠管理システムを使うデメリット
勤怠管理システムの導入にはデメリットも存在します。主なデメリットは以下の通りです。
特にシステムの操作に慣れるまでに時間がかかる点については留意しておく必要があります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
定期的なメンテナンスが求められる
勤怠管理システムは運用時に定期的なメンテナンスやアップデートが必要になる場合があります。特にオンプレミス型のシステムを運用している場合は注意が必要です。基本的に、クラウド型の勤怠管理システムであれば、サーバーのメンテナンスやシステムのアップデートはベンダーが行ってくれるため、特に心配はありません。
しかし、オンプレミス型の場合は自社内にサーバーを設置する都合上、サーバーメンテナンスを社内で行う必要があります。また、アップデートについても、専門知識がある従業員が手動で行わなければいけません。
勤怠管理システム運用時のメンテナンスやアップデートを自動化したいのであれば、自動アップデートを行ってくれるクラウド型のサービスを利用することをおすすめします。
初期導入コストが高額になる場合がある
上記に加え、オンプレミス型の場合は初期費用が高額になる場合があります。特にサーバーやシステムにカスタマイズを行う場合は、オプションとしてカスタマイズ費用が発生することが多いです。
また、サーバーやシステムのカスタマイズを社内で行う場合は、専門知識を持った人員が必要です。場合によっては新規で採用が必要になる他、すでに社内に担当できる従業員がいたとしても、当該の従業員のリソースを割くことになるため、元々の業務のリソースが足りなくなるおそれがあります。
システム操作に慣れるまでは研修が必要になる
システム操作に慣れるまでは研修が必要になることも、勤怠管理システムを導入する際のデメリットです。勤怠管理システムを導入すれば勤怠管理業務を効率化できますが、従業員がシステムに慣れるまではかえって業務効率が落ちることも珍しくありません。
特に大企業向けの機能の多いサービスや、バックオフィス型のサービスを導入した場合は、業務フローの見直しなどが必要になる場合があります。結果として円滑に業務が行えるようになるまで時間がかかるので、運用を本格的に開始するまではスケジュール調整などが必要になります。
システム障害が起こるリスクがある
勤怠管理システムを導入する際にはシステム障害のリスクも把握しておかなければいけません。従来のタイムカードや手入力で行う勤怠管理の場合、システムに業務が依存していないため、問題が発生しても一部業務が停止するだけで、他の業務は問題なく行えます。
しかし、勤怠管理システムの場合はシステム障害が発生すると、勤怠管理に関する業務がすべて停止してしまいます。また、給与計算ソフトなどの他のシステムと連携を行っていた場合は、連携先でも不具合が生じ、業務に影響が出てしまいます。勤怠管理システムを導入する際は、システム障害が起きた時の対策もあらかじめ考えておきましょう。
【まとめ】自社に必要な種類や機能などに合う勤怠管理システムを選ぼう
勤怠管理システムのおすすめや選び方、導入するメリットなどについて解説してきました。
勤怠管理システムを導入すれば、勤怠管理業務を効率化できます。また、従業員の労働時間を把握することで、部署単位の労働環境の把握や人材配置に役立てることが可能です。ただし、導入・運用時にはコストがかかる他、システム操作に慣れるまで運用開始できないので注意が必要です。
当記事を参考にして、ぜひ自社に合った勤怠管理システムを探してみてください。
