予算管理は社内の会社の経営計画や各部門・部署の進捗管理を行う上で重要な業務ですが、データの収集や分析に多大な工数がかかることも少なくありません。そこで、予算管理業務を効率化できる予算管理システムの導入する企業が増えています。
しかし、「どの予算管理システムを選べば良いか分からない」という人も多いでしょう。
当記事ではおすすめの予算管理システムを紹介します。予算管理システムの選び方や利用できる機能、導入するメリット・デメリットについても解説しているので、当記事を読めば自社に合った予算管理システムを選べるようになります。予算管理システムの導入を検討している方はぜひご覧ください。
予算管理システムおすすめ3選を比較
予算管理システムのおすすめを3つ紹介します。それぞれの製品の特長をまとめると以下の通りです。
| おすすめの予算管理システム | 特徴 |
|---|---|
| BizForecast | ExcelをもとにしたUIが特徴 |
| Workday Adaptive Planning | 人事や財務と連携した計画立案が可能 |
| DIGGLE | 部門別の分析や昨対比での予算の分析など、細かいデータ分析に強み |
それぞれ異なる強みを持つので、自社にあった製品を選ぶことが重要です。
BizForecast
| 料金プラン | 要問い合わせ |
|---|---|
| 機能 | 予算編成効率化 KPI分析 データ一元管理 連結決算・連結会計 人事評価・目標管理など |
| 事業規模 | 小規模から大規模まで |
| 導入実績 | 株式会社J-オイルミルズ KMバイオロジクス株式会社 日本調剤株式会社など |
| 電話番号 | 03-5472-7451 |
| 会社所在地 | 〒106-0032 東京都港区六本木3-1-1 六本木ティーキューブ15階 |
BizForecastはExcelベースのUIが特徴の予算管理システムです。Excelをもとにしてシステムが構築されているため、従来の予算管理でExcelを利用している企業であれば円滑に移行できます。
また、予算編成勘定科目ベースだけでなく商品や人的資源、設備などの単位で行えるのも特徴で、導入前の予算策定プロセスに合わせたカスタマイズが可能です。導入実績も豊富で、定期的に活用セミナーを開催するなど、サポートも充実しています。
また、上位プランでは連結決算にも対応可能など、対応する事業規模も幅広いです。料金については問い合わせが必要ですが、システム導入後も従来の業務フローを活かしたい企業は、検討する価値があるといえるでしょう。
Workday Adaptive Planning
| 料金プラン | 要問い合わせ |
|---|---|
| 機能 | 予算編成 KPI設定 営業管理 人事管理 財務管理など |
| 事業規模 | 小規模から大規模まで |
| 導入実績 | 株式会社日立製作所 ソニー株式会社 エーザイ株式会社など |
| 電話番号 | 03-4572-1200 |
| 会社所在地 | 東京オフィス 〒106-6120 東京都港区六本木6-10-1 六本木ヒルズ森タワー20F 大阪オフィス 〒530-0017 大阪府大阪市北区角田町8-1 大阪梅田ツインタワーズ・ノース 19階 |
Workday Adaptive Planningは、世界規模で採用されている予算管理システムです。全世界5,200社の導入実績があり、株式会社日立製作所やソニー株式会社など、グループ企業でも豊富な活用事例があります。
予算編成だけでなく、人事や財務と連携した計画立案もできるため、経営全般の支援ツールとして活用可能です。また、UIデザインも優秀で、プログラムを利用するような操作が必要ないため、直感的に操作できます。予算管理システムで経営計画の立案まで行いたい企業におすすめです。
DIGGLE
| 料金プラン | 要問い合わせ |
|---|---|
| 機能 | 要問い合わせ |
| 事業規模 | 小規模から大規模まで |
| 導入実績 | 九州旅客鉄道株式会社 Chatwork株式会社 株式会社グッドライフカンパニーなど |
| 電話番号 | – |
| 会社所在地 | 〒108-6022 東京都港区港南2-15-1 品川インターシティA棟22階 SPROUND |
DIGGLEは企業規模を問わず活用できる予算管理システムです。データ分析を強みとしており、データの自動集計や分析に関する機能が豊富な他、レポートを柔軟にカスタマイズできます。
特に分析機能では、部門別の分析や昨対比での予算の分析なども可能で、BIツールとの連携も可能など、痒い所に手が届く仕様となっています。Excelとの互換性もあり、従来の業務フローをそのまま活かすことが可能なので、導入後に無駄な工数が発生することもありません。
また、サポートも充実しており、専任コンサルタントが初期設定から体制構築までサポートしてくれます。データの掘り下げを重視して予算編成を行いたい企業におすすめの予算管理システムです。
失敗しない予算管理システムの選び方
予算管理システムを選ぶ際に確認しておきたいポイントは以下の通りです。
- 自社の導入目的・タイプに合っているか
- コストパフォーマンスがよいか
- 無料トライアルで始められるか
- 課題に合わせたKPI設定が可能か
- 必要な機能が搭載されているか
- 外部システムと連携できるか
- 多言語・多通貨に対応しているか
- 必要なサポート体制が整っているか
- セキュリティの品質が高いか
- Excelのデータがスムーズに移行できるか
- 複数の会計基準に対応しているか
特に自社の導入目的と合っているかは良く確認することが重要です。それぞれのポイントを詳しく解説します。
自社の導入目的・タイプに合っているか
検討している予算管理システムが自社の導入目的に合っているかは、最も重視すべきポイントになります。一口に予算管理システムといっても、搭載している機能はさまざまです。例えば予算の編成や業績予測などを効率化したい場合であれば、データの一元管理に強い製品を選ぶことで、目的に合った運用を行えます。
一方で、予算管理によって得られたデータを分析し、事業計画などに活かしたい場合は、データ分析やレポートのカスタマイズ機能などが充実している製品が向いています。以上のように、自社の予算管理の方針に合わせて、導入する予算管理システムを選択することが重要です。
コストパフォーマンスがよいか
続いてはコストパフォーマンスについて確認しましょう。予算管理システムを利用する際には、導入時の初期費用だけでなく、運用時に月額費用がかかるのが一般的です。長期的に運用することを考慮すると、運用時の月額費用がシステムを導入することによる効果に見合っているかを確認することが重要になります。
例えば料金が割高な製品でも、導入後に予算管理にかかる工数が大幅に削減できるのであれば、検討する価値があるといえるでしょう。一方で、料金だけで予算管理システムを選ぶと、求めている効果を得られないこともあるので注意が必要です。
無料トライアルで始められるか
無料トライアルで始められるかも、予算管理システムを選ぶ際のポイントです。予算管理システムの中には、無料トライアルが用意されているものもあります。無料トライアルが用意されている製品であれば導入前に機能を試せるので、導入後の必要な機能がなくて困る心配がありません。
また、無料トライアル期間中に部署内で試験運用することで、現場の意見を取り入れられます。結果的に自社のニーズがより明確になり、予算管理システムを選びやすくなるので、まずは無料トライアルがある予算管理システムを試してみるのがおすすめです。
課題に合わせたKPI設定が可能か
予算管理システムを選ぶ際には、課題に合わせたKPI設定が可能かどうかも確認しましょう。KPIとは企業の目標達成度を測るための指標のことです。KPIを設定することで事業の目標が定量化されるため、進捗管理がしやすくなります。
KPIの設定ができない予算管理システムを導入してしまうと目標を定量化できず、適切な進捗管理が行えません。対して、KPIを設定できる製品を導入すれば、目標を定量化できるため、より正確な進捗管理を行えます。特にKPIの項目を細かく変更できる製品を選べば、細かい目標を設定できるので、効果的な進捗管理が可能です。
必要な機能が搭載されているか
予算管理システムを選ぶ際には、必要な機能が搭載されているかも確認しましょう。予算管理システムには製品ごとにさまざまな機能が搭載されています。搭載されている機能によって対応できる業務範囲が変わってくるので、予算管理システムを利用したい業務に合わせて製品を選ぶことが重要です。
予算管理システムの機能を吟味する際は、現在必要な機能だけでなく、将来的に必要になる可能性がある機能についても考えましょう。将来性も加味して製品を選定すれば、今後予算管理システムの移行が必要になるリスクを抑えられます。
外部システムと連携できるか
外部システムとの連動性も、予算管理システムを選ぶ際に確認したいポイントです。予算管理システムの中には、外部の会計システムや原価管理システムなどと連携できるものもあります。外部システムとの連携が可能な予算管理システムを選べば、社内の金銭的な管理を一元化することが可能です。
しかし、既存のシステムとの親和性がない予算管理システムを導入してしまった場合は、データの連携ができず、予算管理システムの機能を活かしきれません。外部システムと連携できる予算管理システムを検討する場合は、検討しているシステムが社内の既存のシステムと連携できるか、事前に確認しておきましょう。
多言語・多通貨に対応しているか
自社の海外拠点がある場合や、海外に取引先がある場合は、言語と通貨への対応の可否も確認しておきましょう。予算管理システムの中には、複数の言語や通貨に対応しているものがあります。
特に複数の通貨に対応している製品であれば、自動的に各通貨を日本円のレートに換算してくれるので、業務効率が向上します。現状日本円でしか取引がない場合も、将来的に海外進出を考えているのであれば、多言語・多通貨に対応した予算管理システムの導入を検討する価値はあるといえるでしょう。
必要なサポート体制が整っているか
予算管理システムを選ぶ際には、サポート体制にも注目しましょう。社内に予算管理システムに対する知見が深い人材がいない場合、導入や運用にはサポートが不可欠になります。サポート体制が万全でない製品を選んでしまうと、導入・運用時のトラブルに対応できず、大きな問題になりかねません。
予算管理システムを選ぶ際には、サポート体制が万全なものを選ぶようにしましょう。特に運用コンサルがサービスに含まれているものを選べば、運用時の課題も相談しやすく、業務をスムーズに進められます。
セキュリティの品質が高いか
セキュリティ面も予算管理システムを選ぶ際の重要なポイントです。予算管理システムでは自社の予算情報を扱うため、情報が流出すると大きな問題に発展しかねません。そのため、予算管理システムではセキュリティの充実度が重要になります。特に以下のような機能の有無は確認しておきましょう。
- データ暗号化機能
- アクセス権限の設定機能
- 2段階認証機能
上記のような機能が備わっている製品であれば、セキュリティに対する懸念を最小限に抑えられます。また、セキュリティ機能は常に最新版であることも重要なので、セキュリティアップデートが定期的に行われているかも確認しておきましょう。
Excelのデータがスムーズに移行できるか
予算管理をExcelで行っている場合は、Excelのデータをスムーズに移行できるかも確認しましょう。基本的に、予算に関するデータはExcelで管理している企業が多いです。その場合はExcelデータの移行が容易な製品を選ぶことで、システム導入にかかる工数を削減できます。
また、ExcelとUIが似た予算管理システムを導入すれば、担当者がシステムの操作方法に慣れるまでの時間を抑えることが可能です。
複数の会計基準に対応しているか
複数の会計基準に対応しているかどうかも、予算管理システムを選ぶ際のポイントです。予算管理システムでは、基本的に決算時に作成する財務諸表の形式で予算編成を行います。そのため、会計基準が異なる予算策定が必要になった場合は、数値の調整などが必要になることも少なくありません。
複数の会計基準に対応している予算管理システムを選べば、それぞれの会計基準に対応した予算を策定できます。特に上場企業やIPOを検討している企業の場合は、日本会計基準だけでなく、米国会計基準やIFRSなどに対応している製品を選ぶのがおすすめです。
予算管理システムとは何
予算管理システムとは、企業の予算管理に関する業務を効率化するためのシステムです。予算管理とは予算と業績を指標として、事業計画の進捗を管理することを指します。予算管理は事業を円滑に行うために必要な資金の把握や経営状況の把握のために重要です。
しかし、データの集計や分析に工数がかかる他、入力ミスなどによって信頼できるデータが収拾できないことも珍しくありません。
予算管理システムを導入すれば、予算の策定からデータの収集・分析までの工数を大幅に削減できる上、プロセスの自動化により人的ミスを防止できます。結果的に、予算管理にかかる工数を大幅に削減することが可能です。
予算管理システムの3つの種類
予算管理システムには大きく分けて以下の3種類があります。
それぞれ向いている企業や強みが異なるので、自社に合ったものを選択することが重要です。それぞれ詳しく見ていきましょう。
Excel利用者向けの予算管理システム
Excel利用者向けの予算管理システムは、今までの予算管理をExcelで行っていた企業に向いています。当該製品は操作感がExcelに似ている他、既存のExcelのフォーマットを活用できることが多く、Excelからの移行がしやすいです。
結果的に予算管理システム導入にかかる工数を削減できる上、導入後の学習コストも抑えられます。Excelで予算管理をしていて、移行コストを抑えたい場合におすすめのタイプです。
データ分析・経営支援に強い予算管理システム
データ分析や経営支援に強い予算管理システムは、データ分析やレポートに関する機能が充実しているタイプです。複数の指標を用いた多軸分析機能などが搭載されているため、事業を行うことで得られるデータを活用して、より高度な分析を行えます。
また、レポートに関する機能が豊富な製品を利用すれば、社内での分析結果の共有が簡単に行えるため、将来の予算計画や経営判断がしやすくなります。単なる予算管理だけでなく、予算管理システムのデータを活用してデータドリブンな経営を行いたい企業におすすめです。
一元管理・業務効率化に強い予算管理システム
一元管理・業務効率化に強い予算管理システムは、各部門や部署の数値を統合管理できる機能を多く備えています。予算の策定や予算と業績の比較、最終的な着地の地点の予測など、一般的な予算管理業務を効率的に行うことが可能です。
特に事業規模が大きい企業は、データの収集や管理に多大な工数を割かなければいけません。当該製品を導入すればデータの収集や可視化が容易になるため、大幅な業務効率化が期待できる他、ヒューマンエラーも防止できます。
予算管理システムで使える機能
予算管理システムで使える主な機能は以下の通りです。
予算管理システムを導入すれば、予算管理だけでなく、目標達成率の評価やKPI設定なども行えます。それぞれ詳しく見ていきましょう。
予算編成プロセスの効率化
1つ目は予算編成プロセスの効率化に関する機能です。一般的に予算編成を行うためには、各部門・部署の予算データを収集する必要があります。予算データの構成要素は以下の通りです。
- 売上
- 原価
- 経費
- 利益
従来の方法で予算管理を行う場合、会社規模によっては上記のデータの収集に多大な労力がかかることも少なくありません。一方で、予算管理システムを利用すれば、データ収集を自動化することが可能です。
また、予算管理システムによっては入力項目を細かく設定できるため、事業内容に合わせてカスタマイズできます。結果的に予算編成プロセスを大幅に効率化することが可能です。
目標達成率の把握
2つ目は目標達成率の把握に関する機能です。予算管理システムには多くの場合、各部門・部署の業績をリアルタイムで確認できる機能があります。そのため、予算編成で策定したKPIの達成率を容易に把握することが可能です。
目標達成率がリアルタイムで把握できれば、進捗が悪い要因の分析を迅速し、対策を講じることができます。また、予算管理システムでは予算の再編成を行うこともできるので、達成率を確認した上でKPIの再設定を行うことが可能です。
人件費の情報の一元管理
予算管理システムでは人件費に関する情報を一元管理できます。人件費は経費の中でも特に割合が大きい費用です。そのため、予算管理を行う際には人件費の管理が特に重要になります。
しかし、従来の予算管理の手法では、各部署・部門の人件費を正確に把握するのが難しいです。特に企業規模が大きい場合は人件費の管理だけで大きく工数がかかりかねません。
予算管理システムを導入すればデータの収集を自動化できるので、人件費の管理も円滑に行えます。特に人事管理システムと連携できる製品なら給与データを流用できるので、より正確に人件費の管理が可能です。
予算編成のシミュレーション
予算編成のシミュレーション機能も、予算管理システムの機能の1つです。シミュレーション機能を活用すれば、編成した予算に問題ないか、実際にシミュレーションを行えます。製品によってはトップダウン方式やボトムアップ方式など、複数のパターンでシミュレーションを実施することが可能です。
複数パターンでシミュレーションができる予算管理システムを選べば、より正確に問題点を洗い出せます。結果的に予算編成の精度を高められるので、特に予算編成に力を入れたい場合は、シミュレーション機能が充実した製品を選ぶのがおすすめです。
目標達成率の評価
予算管理システムでは、目標達成率の把握だけでなく、評価を行うことも可能です。予算管理システムに搭載されている分析機能やレポート作成機能を活用することで、編成した予算と最終的な年度の着地の数値を図やグラフで可視化できます。
また、予算管理システムにはフィードバック機能が搭載されているものもあります。フィードバック機能を利用すれば、業績が予算編成に達しなかった際に原因の究明を自動的に行ってくれます。結果的にPDCAを効率的に回せるので、来期以降より正確な予算編成が可能です。
来期のKPI設定
予算管理システムではKPIの設定を行えます。具体的な数値の設定の他、階層的にKPIを設定して、より詳細な進捗管理を行うことが可能です。先述の通り、予算管理システムではフィードバック機能やシミュレーション機能を活用することで、KPIの設定に関するノウハウが年々蓄積されていきます。
そのため、予算管理システムを長期で運用するほど、現実的に達成可能なKPIの設定が可能です。
予算管理システムを導入するメリット
予算管理システムを導入するメリットは以下の通りです。
特に専門知識がなくても予算管理できる点は、今後の人材確保や育成にかかるコストの削減にもつながります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
効率的に情報収集・管理ができる
予算管理システムを導入することで、社内の予算に関するデータを自動的に収集できます。また、そのため、未提出の部門・部署にデータの提出を催促するタスクなどが必要ありません。また、データの共有時に手入力が発生しないため、人的ミスによるタスクの増加を予防することが可能です。
加えて、収集したデータを利用して進捗状況の把握や分析が可能なので、データの収集から管理まで一元化して行えます。結果的に予算管理にかかる工数を大幅に削減することが可能です。
正確に予算が設定できる
予算管理システムを導入することで、予算設定を従来よりも正確に行えます。予算編成の際には、社内の予算データや過去の業績を確認した上で、現実的な数値を設定しなければいけません。
従来の予算管理では、データの収集や分析に時間がかかることが多く、データの収集時に入力ミスなどが発生しがちです。そのため、正確な予算編成を行うには大幅に工数をかける必要があります。
一方で、予算管理システムを導入すれば、データの収集が自動化される上、シミュレーション機能などを活用して効果的なデータ分析が可能です。より正確に予算の設定を行いたいのであれば、予算管理システムを検討してもよいでしょう。
予算分析の精度が向上できる
予算分析の精度を向上できるのも、予算管理システムを導入するメリットです。予算分析の精度を高めるには、定期的に目標達成率を把握することが重要になります。目標達成率が低い場合は原因の分析を行って対策し、ノウハウを蓄積していくことで、徐々に制度の高い予算分析が可能です。
予算管理システムを導入すれば、あらかじめKPIを設定しておくことで、目標達成率をリアルタイムで把握できます。また、フィードバック機能によって目標達成できなかった原因を自動的に提示してくれるので、PDCAを効率化できます。結果的により少ない工数で予算分析の精度を向上することが可能です。
専門知識がなくても予算管理できる
予算管理システムを導入すれば、専門知識がなくても予算管理を行えます。一般的に予算管理を行うためには、必要なデータを選定するスキルやExcelの専門知識が必要になります。特にExcelについては担当者がカスタマイズしていくことによって属人化しやすいため、引継ぎで問題になることも少なくありません。
予算管理システムではデータの管理にExcelを利用する必要がなく、データの収集も自動化できるので、操作だけなら専門知識がなくても行えます。そのため、システム運用に関する業務を分担しやすく、属人化のリスクを低減することが可能です。
質の高いセキュリティ環境が整えられる
予算管理システムを導入すると、セキュリティ面でもメリットがあります。一般的な予算管理プロセスでは、Excel管理されたデータを社内で共有することになることが多いです。Excelの場合はメールやクラウドツールなどでデータを共有することになりますが、当該の方法では設定ミスなどによって情報漏洩につながることも珍しくありません。
一方で、予算管理システムは高度なセキュリティ対策をされていることが多いです。特にクラウド型のサービスの場合は常に最新状態にアップデートされるため、セキュリティ面の不安を最小限に抑えられます。
従業員の満足度を向上できる
予算管理システムの導入は、従業員の満足度向上にもつながります。予算管理システムを利用すれば、手入力などの面倒で神経を使う作業を削減できるため、従業員のストレスを低減できます。
また、データ収集や分析、レポート作成などの自動化によりタスクが減るので、従業員は他の業務に集中することが可能です。また、目標達成率が一目でわかるようになるため、従業員のモチベーションアップにもつながります。
予算管理システムを導入するデメリット・注意点
予算管理システムを導入する際には、以下のようなデメリットや注意点があります。
特に既存のシステムとの親和性は、予算管理システムを再効率で活用するために重要なので、あらかじめ確認しておきましょう。それぞれ詳しく解説します。
システムの導入・管理にコストがかかる
まずはシステムの導入や管理にコストがかかることです。一般的に予算管理システムを利用する際には、導入時に初期費用がかかる他、運用時に月額費用が発生します。また、予算管理システムを利用すれば業務効率化が期待できますが、導入してから社内に浸透するまではむしろ人的コストが増えることも多いです。
特に中小企業の場合は予算管理の担当者が別の業務を担っていることも多いので、一時的なタスクの増加が別の業務に悪影響を与える場合もあります。予算管理システムを導入する際には、金銭的コストだけでなく、人的コストも一時的に増えることを覚えておきましょう。
システムの操作に慣れるまで時間がかかる
予算管理システムは専門知識がなくても使用できますが、基本的な操作方法については初めに覚えなければいけません。そのため、担当者がシステムの操作に慣れるまでは、業務効率が落ちるリスクがあることを理解しておく必要があります。
特に多機能な予算管理システムを導入した場合は、システムの操作に慣れるまでの期間に余裕を持たせて運用スケジュールを作成するようにしましょう。
既存のシステム・ソフトウェアと連携できるか確認する
予算管理システムを導入する上で最も注意が必要なのが、既存のシステムとの親和性です。予算管理システムには、会計システムや人事管理システムなどと連携が可能なものも少なくありません。
システム同士の連携を行えば、それぞれのデータを共有できるようになるため、より業務効率を向上することが可能です。しかし、連携できる製品は予算管理システムによって異なります。
すでに社内で利用しているシステムと導入を検討している予算管理システムの親和性がない場合、システム同士の連携によって得られるメリットを享受できません。予算管理システムを選ぶ際には、検討している製品が既存のシステムと連携できるか、事前によく確認しましょう。
【まとめ】自社の導入目的・タイプに合う予算管理システムを選ぼう
予算管理システムのおすすめや選び方、導入するメリット・デメリットなどを解説してきました。
予算管理システムを導入すれば、予算管理システムにかかる工数を大幅に削減できます。また、詳細なデータの分析が行えるため、来期以降のKPI設定を適切に行うことが可能です。
予算管理システムを選ぶ際には、自社の運用目的に合った機能が搭載されているかを確認しましょう。また、社内の既存のシステムと親和性があるかもあらかじめ確認しておくことが重要です。
当記事を参考にして、自社に合った予算管理システムを探してみてください。
