経費精算システムおすすめ3選を比較！【2025年1月】選び方や機能を解説

経費の入力や申請、承認などの作業を効率的に行いたいと考えている方は多いのではないでしょうか。経費精算システムを導入すれば、スピーディーかつ正確な経費精算を実現できます。

この記事ではおすすめの経費精算システムを3つ解説します。

経費精算システムの選び方や導入のメリット・デメリット、費用相場も説明するので、経費精算システムの導入を検討されている方はぜひご参考にしてください。

経費精算システムおすすめ3選を比較

ここでは3つのおすすめの経費精算システムを紹介します。

	楽楽精算	ジョブカン経費精算	Spendia
料金プラン	初期費用：110,000円（税込）〜 月額費用：33,000円（税込）〜	初期費用・サポート費用：0円 月額料金：400円/月 （1ユーザーあたり）	要問い合わせ
機能	・領収書読み取り ・事前申請 ・クレジットカード連携 ・交際費精算 ・交通費精算 ・スマートフォン対応 ・電子帳簿保存法対応 ・汎用ワークフロー機能	・経費精算に適した申請書の作成 ・経費精算の申請と承認 ・交通費明細 ・乗換案内連携 ・ICカード読み取り ・自動仕訳 ・会計ソフト連携等	・請求書自動入力 ・請求書クラウドサービスデータ取込 ・領収書のQRコード承認機能 ・スマートフォン対応 ・自動仕訳 ・システム連携 ・汎用ワークフロー ・インボイス制度対応
タイプ	クラウド型	クラウド型	クラウド型
導入実績	・株式会社毎日新聞 ・伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社	・株式会社ネクストリンク ・ピクシブ株式会社	・株式会社富士通ゼネラル ・三菱UFJニコス株式会社

楽楽精算

楽楽精算は領収書の読み取りやクレジットカード連携の基本的な機能から、スマートフォン対応や汎用ワークフロー機能など、幅広い機能で経費精算業務を効率化できる経費精算システムです。

料金プラン	初期費用：110,000円（税込）〜 月額費用：33,000円（税込）〜
機能	・領収書読み取り ・事前申請 ・クレジットカード連携 ・交際費精算 ・交通費精算 ・スマートフォン対応 ・電子帳簿保存法対応 ・汎用ワークフロー機能
タイプ	クラウド型
導入実績	・株式会社毎日新聞 ・伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社
電話番号	–
会社所在地	東京都渋谷区千駄ヶ谷5-27-5 リンクスクエア新宿7階

システム提供開始から10年以上の歴史があり、国内トップクラスの18,000社以上の導入実績を誇ります。楽楽精算は企業ごとに異なる要件に柔軟に対応でき、システム設定の自由度が高いです。

専任担当者のサポートを提供しており、システム導入時の不安や疑問を丁寧に解決します。電子帳簿保存法やインボイス制度など変化し続ける法要件に対応し続けて日々アップデートするため、安心して使用できます。

楽楽精算は、経費精算業務のペーパーレス化やクラウド型の経費精算システムへの切り替えを希望する企業におすすめです。

ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は乗換案内連携やICカード読み取りの機能で経費申請や明細作成の手間を省く、クラウド型の経費精算システムです。

料金プラン	初期費用・サポート費用：0円 月額料金：400円/月（1ユーザーあたり）
機能	・経費精算に適した申請書の作成 ・経費精算の申請と承認 ・交通費明細 ・乗換案内連携 ・ICカード読み取り ・自動仕訳 ・会計ソフト連携等
タイプ	クラウド型
導入実績	・株式会社ネクストリンク ・ピクシブ株式会社
電話番号	050-3160-0303
会社所在地	東京都渋谷区代々木2丁目2-1 小田急サザンタワー8階

初期費用とサポート費用は無料、月額料金は1ユーザーあたり400円で利用できます。初期費用がかからないため、導入しやすい経費精算システムです。

ジョブカンシリーズの勤怠管理や給与計算、ワークフローなどのシステムと連携して、バックオフィス業務を効率化できます。

また経費の金額や使途に応じて承認経路を柔軟に変更可能です。経費申請時に承認漏れを防ぐためのアラート機能で通知でき、経費精算の流れをスムーズに進められます。

初期費用を抑えつつ、バックオフィス業務全体を効率化したい企業にジョブカン経費精算はおすすめです。

Spendia

Spendiaはスマートフォンで経費申請から承認まで対応できる経費精算システムです。

料金プラン	要問い合わせ
機能	・請求書自動入力 ・請求書クラウドサービスデータ取込 ・領収書のQRコード承認機能 ・スマートフォン対応 ・自動仕訳 ・システム連携 ・汎用ワークフロー ・インボイス制度対応
タイプ	クラウド型
導入実績	・株式会社富士通ゼネラル ・三菱UFJニコス株式会社
電話番号	0800-600-9810
会社所在地	東京都新宿区西新宿8丁目17番1号

直感的に操作でき、専門知識がなくても使いやすいシステムです。スマートフォンで操作でき、時間と場所を問わないため、経費の申請漏れの防止やスムーズな承認が実現します。

また独自の経費・日当計算のルールに対応できる柔軟性もSpendiaの強みです。事業規模が大きく、複雑な要件や体制の経費精算でもSpendiaは対応できます。

場所を問わず使用でき、カスタマイズ性が高い経費精算システムを希望する企業には、Spendiaがおすすめです。

失敗しない経費精算システムの11の選び方

経費精算システムを選ぶ方法を解説します。

複雑な社内体制に対応できるか

複雑な社内体制に対応できる経費精算システムか確認しましょう。事業規模が大きくなると経費精算の社内規定が複雑になりやすく、柔軟性が高い経費精算システムが向いています。

事業規模が大きい場合は、次の機能に対応した経費精算システムを選びましょう。

複雑な社内規定がある場合は、大手企業向けの経費精算システムが適しています。

周辺業務も含めた効率化ができるか

経費精算だけでなく、周辺業務も含めて効率化できるシステムか確認しましょう。

連携・拡張性が高い経費精算システムを選ぶと、勤怠管理や給与計算の周辺業務を合わせて効率化できます。自社の会計システムや給与計算システムとのデータ連携ができるか、データのエクスポートができるかを経費精算システムを選ぶ指標にしてください。

ただし経費精算のみを効率化したい場合は連携・拡張性を重要視する必要はありません。シンプルな経費精算システムを選ぶと導入コストやランニングコストを削減できるので、自社が必要とする機能や拡張性を見極めましょう。

経費の入力工数を削減できるか

経費の入力工数を削減できる経費精算システムを選びましょう。

経費の入力をスムーズかつ簡単に行える経費精算システムを導入すると経費精算を効率化できます。また利便性が高まることで、経費を申請する現場の従業員からの不満があがりにくいです。

次の機能がある経費精算システムは、経費入力の工数の削減が期待できます。

ただし機能の有無だけでなく、機能の詳細まで確認してください。

たとえば領収書データの自動入力は、AIによる自動入力かオペレーターが入力するシステムに分類されます。AIは入力のスピードに強みがあり、オペレーターが対応する場合はデータ入力の正確性が高く、自社が重視する要素に応じた機能があるシステムを選びましょう。

計算時に補助機能が使えるか

経費の計算時に補助機能が使える経費精算システムを選びましょう。

自社の経費に関する課題解決を補助できる経費精算システムを選ぶと、業務効率化しやすいです。たとえば交通費の経費申請の処理が課題の場合は、タクシー配車アプリや交通系ICカードと連携して履歴を自動で入力する機能が便利です。

経費精算の自社課題を明確にすると導入するシステムに必要な機能が分かり、経費精算システムが選びやすくなります。

ワークフロー機能が整備されているか

経費精算システムを選ぶ際は、ワークフロー機能が整備されているか確認してください。

自社の社内体制や内部規定に沿ったシステムを選ぶと、Web上で経費の申請から承認までWeb上で完結します。一方でワークフロー機能が不十分なシステムでは、一部手動での入力や確認が必要で業務効率を高められません。

特に事業規模が大きい企業はワークフローが複雑化しやすいため、拡張性や柔軟性が高い大手向けのシステム導入がおすすめです。ただし小規模向けのシンプルな経費精算システムを導入し、ワークフローのみほかのシステムの活用での対処もできます。

自社の規模や経費精算システムの他の機能も含めて総合的に判断し、ほかのワークフロー専門のシステムの活用も検討しましょう。

立て替えのタイミングに合わせてシステムが使えるか

自社の経費立て替えのタイミングに合わせて使えるシステムか確認しましょう。

経費の立て替えが増えると経費の扱いが複雑になり、処理が煩雑になりやすいです。立て替えのタイミングに合わせて精算できるシステムなら正確に処理でき、経費精算の業務効率を高められます。

企業ごとに立て替えた経費の振り込みタイミングは異なります。経費精算システムを選ぶ際は、自社の振り込み方法に対応したシステムを選びましょう。また都度振り込みに対応していない経費精算システムは多いため、注意しましょう。

OCR読み取り・クレジットカード連携が使えるか

経費精算システム選びでは、OCR読み取りやクレジットカード連携が使用できるか確認しましょう。

OCR読み取りやクレジットカード連携が使用できる経費精算システムは、従業員の経費申請の手間を省き、ミスを防止する効果が期待できます。

OCR読み取り機能はレシートや領収書をカメラで読み取り、データを入力する機能です。スマートフォンのカメラで都度撮影して入力できるため、申請漏れやミスを防止できます。

さらにクレジットカードとの連携機能が利用できる経費精算システムが便利です。社用のクレジットカードの利用明細を自動で読み取るため、手動での経費の入力や申請の手間を削減できます。

経費を立て替える機会が多い場合は、OCR読み取り機能やクレジットカード連携機能が使用できるシステムを選びましょう。

電子帳簿保存法に対応しているか

電子帳簿保存法に対応している経費精算システムを選びましょう。

電子帳簿保存法とは税務関係の書類を電子データで保管することを認める法律です。法改正により2024年1月1日以降は電子取引の電子データ保存が義務付けられました。

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入すると、法律で定められた条件を満たした電子データの保管や運用をおこなえます。また電子文書の改ざんや不正を防止するタイムスタンプの付与や紙の書類をスキャナ保存する要件のチェックなど、電子帳簿保存法に則って書類の保管・運用ができます。

現在では電子データ保存が義務付けられているため、電子帳簿保存法に対応している経費精算システムを選んでください。

予算の範囲内で導入できるか

予算の範囲内で導入できる経費精算システムを選びましょう。

経費精算システムの導入と運用にはコストがかかります。システム導入で赤字になるリスクがあるため、機能や拡張性だけでなく費用面を考慮して比較検討してください。

自社に必須な機能を見極め、事前に設定した予算の範囲内で費用対効果が高い経費精算システムを選びましょう。

クラウド型とオンプレミス型のどちらに対応しているか

経費精算システムがクラウド型とオンプレミス型のどちらに対応しているか確認してください。

クラウド型とオンプレミス型のメリットとデメリットは次の通りです。

	クラウド型	オンプレミス型
メリット	・初期費用を抑えられる ・社外からのアクセスや管理が可能	・体制に合わせてカスタマイズ可能 ・セキュリティ性が高い
デメリット	・拡張性が高くない ・複雑な社内体制には不向き ・従業員が多い企業には高コスト	・初期費用が高い ・自社サーバー構築が必要 ・メンテナンスが必要 ・導入まで時間がかかる

クラウド型は初期費用が抑えられてスピーディーに導入できるため、中小規模の企業に向いています。一方で従業員が100名を超える企業には、従業員数に応じて費用が高くなるクラウド型は適していません。

オンプレミス型は初期費用が高くサーバー構築が必要で導入まで時間がかかりますが、カスタマイズ性とセキュリティ性が高いです。従業員が多く社内体制が複雑になりやすい大手企業にはオンプレミス型がおすすめです。

必要なサポートが受けられるか

経費精算システムのサポート体制を確認してください。

システムを使用している際に生じた疑問やトラブルを迅速に対処できないと、経費精算を効率的に進められません。問い合わせやサポート体制が整っている経費精算システムを選ぶと、安心してシステムを運用できます。

導入前からサポートの担当者がついて丁寧にヒアリングする経費精算システムがおすすめです。

経費精算システムとは何

経費精算システムは従業員が申請する経費を効率的に管理・精算するシステムです。

経費の精算を書面で申請・承認する仕組みだと精算の作業が煩雑になり、業務効率が低下します。一方で経費精算システムを導入すると経費の申請や承認を自動化でき、経費の精算業務を効率的に進められます。

また経費精算システムを自社の会計システムと連携すると、会計業務の効率化にも効果的です。また経費精算の自動化は経費申請する現場の従業員の手間を省き、申請漏れやミスを防止する効果も期待できます。

経費精算システムの3つのタイプ

経費精算システムは次の3つのタイプに分けられます。各タイプの特徴を解説します。

中小企業・小規模事業者向けのタイプ

中小企業・小規模事業者向けのタイプはシンプルな機能で直感的な操作性が特徴で、専門知識がない方でも使いやすいです。

従業員数が数名から数十名程度で社内の内部体制が複雑でない場合は、経費精算に必要な機能を低コストで導入できる中小企業・小規模事業者向けのシステムを選びましょう。

また経費精算に多段階の承認や細かい承認の条件設定が必要ない場合は、高いカスタマイズ性は必要ありません。自社の規模だけでなく、経費精算のフローを考慮して経費精算システムのタイプを選んでください。

大手企業向けのタイプ

経費精算システムの大手企業向けのタイプは、複雑な経費精算のフローに柔軟に対応できる強みがあります。

大手企業向けのタイプを選ぶと、企業独自の経費申請・承認のフローに沿って、条件を細かく設定したり企業ニーズに合わせてシステムを調整できます。

従業員数が多い企業や複雑な経費精算のフローがある企業、経費の規定を細かく設定している企業は大手企業向けのタイプを選びましょう。

周辺業務と連携・拡張ができるタイプ

周辺業務と連携・拡張できるタイプの経費精算システムがあります。

経費精算の周辺業務の勤怠管理や給与計算業務のシステムと連携して業務効率化できる経費精算システムが便利です。

自社の勤怠管理のシステムと連携すると、出張や外出時の情報と経費の情報を紐付けて申請漏れや不正申請を防止し、スムーズかつ正確な経費精算が実現します。周辺業務と連携できる経費精算システムは、経費精算だけでなく会計業務全体の業務効率化が期待できます。

経費精算システムで使える12の機能

経費精算システムで使える12の機能を解説します。

経費の入力・申請機能

従業員が経費の入力や申請を簡単におこなえる機能が経費精算システムの代表的な機能です。

従業員は立て替えた経費の次の情報をシステムに入力して申請します。

経費精算システムを活用すると、申請書類の作成を省けるうえにデータの管理や検索も簡単にできます。

自動仕訳機能

自動仕訳機能は、従業員が入力した経費データの勘定科目や税区分を選ぶだけで自動仕訳する機能です。

手動仕分の手間を省いて経費精算の業務効率化に効果的です。会計の専門知識がなくても扱えるため、従業員の申請ミスを防止する効果も期待できます。

消費税自動計算機能

消費税自動計算機能は経費データから消費税を自動算出し、税申告のデータを作成する機能です。

通常の税率と軽減税率を分けて対応する必要があるため、手動での消費税計算は煩雑な業務になりやすいです。経費精算システムの消費税自動計算機能で消費税計算とデータ作成を自動化すると、労力の削減や計算ミスの防止効果が期待できます。

会計ソフト連携機能

会計ソフト連携機能は、自社の会計ソフトに経費データを転送する経費精算システムの機能です。

会計ソフトで決算書や総勘定元帳などの会計書類を作成する際、経費精算システムから転送された経費データを活用すると、書類作成の手間や労力を省けます。会計ソフトとの連携は経費を申請する従業員だけでなく、会計や経理業務の担当者の負担軽減にも効果的です。

経費申請ルールのチェック機能

経費精算システムには経費申請ルールのチェック機能があります。

自社の経費計上の規定に違反していないか確認し、必要に応じて警告を表示したり、ブロックしたりする機能です。

承認ルートの自動分析機能

承認ルートの自動分析機能は過去の経費精算のパターンをもとに、最適な承認ルートを自動選択する機能です。

経費の申請は金額や状況によって、承認フローや承認者が変わる場合があります。複数の承認フローを設定し、項目や金額に応じて自動的に最適なルートに振り分けられるため、効率よく経費を精算できます。

振込データ自動作成機能

振込データ自動作成機能は、経費を立て替えた従業員への振り込みデータを作成する機能です。

従業員への払い戻しの際、複数の振込情報が集約されたフォームバンキング（FB）データの作成が必要です。振込データ自動作成機能ではFBデータを経費精算後に自動作成し、スムーズに振込業務をおこなえます。

モバイル対応機能

モバイル対応機能は、スマートフォンやタブレットのモバイル端末から経費の申請や承認ができる機能です。

Webブラウザやモバイルアプリを使って経費の申請ができると、場所やタイミングを選ばず申請できるため、申請漏れを防止できます。

経路検索機能

経路検索機能は交通費を経費として精算する際、駅の出発地から到着地までの経路を検索して運賃を自動算出する機能です。

従業員が自分で地図アプリや乗り換え案内を確認して経路を入力する手間を省けます。

ICカード連携機能

ICカード連携機能は交通系ICカードをかざすだけで経路・運賃を取り込める機能です。

交通費の経費申請は煩雑になりやすいため、ICカードをかざすだけで入力・申請できるため、従業員の負担やコスト削減の効果が期待できます。

自動車燃料費自動精算機能

自動車燃料費自動精算機能は、設定したガソリン代に応じて距離から燃料費を自動計算する機能です。

距離を入力するだけで燃料費を計算できるため、従業員自身が使用したガソリンの量から経費を計算する必要はありません。

外貨対応機能

外貨対応機能は海外出張時の経費を自動計算する機能です。

外貨で経費を申請すると、精算時に為替レート計算を自動でおこないます。従業員がレートを計算して入力する必要がないため、入力の手間を省けます。

経費精算システムを使う5つのメリット

経費精算システムを使うメリットを5つ説明します。

経費精算の業務が効率化できる

経費精算システムの導入で、経費精算の業務を効率化できます。経費の申請・承認の自動化・一元管理で、経費精算業務全体の労力やコストの削減に効果的です。

領収書の自動取り込みやクレジットカードとの連携機能で従業員の申請の手間を省けます。また承認ルートの自動分岐機能やモバイルデバイスでの承認によって、精算をおこなう経理担当者の負担軽減を軽減できます。

さらに会計ソフトとの連携で、経費精算だけでなく会計業務全体の効率化が可能です。

正確な経費精算ができる

システム導入で経費精算を正確かつ効率的に進められます。

たとえば領収書の画像から経費を自動入力するシステムを使用すると、項目の抜けや数値の入力ミスが起こりにくいです。社内の経費申請ルールに違反している場合、警告が表示されるシステムを選ぶとミスを事前に把握できます。

ミスの修正に時間をとられることが多い企業は、入力ミスを事前に気付ける機能を搭載した経費精算システムが適しています。

情報の一元管理で安全性が高められる

経費精算システムの導入で、情報を一元管理できます。

システムには過去の取引履歴や経費の詳細、承認履歴などをまとめて管理し、不適切な申請や不正の防止に効果的です。

業務効率化だけでなく経費の透明性を高める目的でも経費精算システムは便利です。

ペーパーレス化ができる

経費精算システムの導入で、経費の申請や情報の管理をペーパーレスにできます。

経費関係の情報を書類で管理すると、データ保管にスペースが必要なうえにデータの検索が困難です。一方データをシステム上で管理すると、書類での保管が必要なくデータの検索や閲覧を簡単にできます。

電子帳簿保存法により電子取引の電子データ保存が義務付けられている現在では、ペーパーレス化をスムーズに進められる経費精算システムは便利なツールです。

不正利用が防止できる

経費精算システムでは、リアルタイムで支出内容を確認でき、経費の不正利用を防止できます。

システムによる自動入力機能があり、意図的に経費の申請を改ざんすることは難しいです。また不正利用があった場合も経費申請の履歴をさかのぼることで、不正をすぐに把握できます。

経費の不正利用を防止し、正確に処理するために経費精算システムの導入は効果的です。

経費精算システムを使う3つのデメリット

経費精算システムの3つのデメリットを説明します。

運用コストが高くなりやすい

経費精算システムは初期費用だけでなく、月額料金やメンテナンスの費用がかかって運用コストが高くなりやすいです。

また新しいシステムを導入する際、経理担当者や従業員への研修が必要です。資料作成や研修を実施する際に手間が発生します。

経費精算システムの導入時は導入費用だけでなく運用コストまで考慮しましょう。

既存システムと連携できない場合がある

経費精算システムによって、自社の既存システムと連携できない場合があります。

独自の業務フローや要件があって連携できない場合、会計システムや勤怠管理システムへのデータの転送や処理に時間がかかります。

既存のシステムでは連携できない場合、経費精算システムのカスタマイズや機能追加が必要です。

システム障害が発生すると使えない

技術的な問題でシステム障害が発生した場合、経費精算システムは使用できません。

もしシステムが使用できなくなった場合、経費精算に関連した業務が滞るリスクがあります。経費精算システムの導入を検討する際は、システム障害を含めたトラブルの対処を迅速におこなえるか確認しましょう。

サポート体制が充実した経費精算システムの導入を選ぶと、システム障害時もスピーディーに対処できます。

経費精算システムの費用相場

経費精算システムの費用相場を初期費用と月額料金に分けて説明します。

初期費用：0円～30万円

経費精算システムの初期費用は0円〜30万円ほどです。

クラウド型のシステムだと初期費用無料で始められる場合があります。ただし初期設定費用が10万円〜30万円程度必要なシステムもあるため、料金システムをよく確認しましょう。

一方でオンプレミス型のシステムは自社サーバー導入が必要で初期費用が高額になりやすいです。初期費用を抑えるならクラウド型の経費精算システムを選びましょう。

月額料金：2.5万円～15万円

月額料金は2.5万円から15万円程度が相場です。

経費精算システムの月額料金は、ユーザー数に応じて料金が発生する仕組みを採用しています。1ユーザーあたり数百円が費用目安です。

ユーザー数あたりの月額料金に加えて、別途機能の追加やサポートのオプションを追加するとトータルの費用は高くなります。50名から100名程度なら月額2.5万円前後ですが、300名を超えると月額15万円を超える場合があります。

【まとめ】自社の課題が解消できる機能を持つ経費精算システムを選ぼう

経費精算システムの導入で、経費関係の業務を効率化できます。

ただしシステムによって機能や製品タイプ、適した事業規模が異なるため、自社に合う経費精算システムを選びましょう。たとえば経費精算業務だけでなく、勤怠管理や給与計算などの周辺業務の効率化も希望する場合は、他のシステムとの連携が可能な経費精算システムがおすすめです。

自社の経費精算の課題解決が期待できる経費精算システムを導入し、経理・会計業務を効率化しましょう。