イベントを開催するまでの業務や、開催後の顧客フォローなどをもっと効率的かつ、高い品質で実施できないか悩む方は多いのではないでしょうか?。
イベント管理システムを活用すれば、どのような形態のイベントでも業務の自動化や効率化が実現でき、自社の課題解決に期待できます。
この記事では、イベント関連業務を改善し、顧客満足度を高めたい方に向けておすすめのイベント管理システムや、導入時の比較ポイントなどを解説します。
イベント管理システムとは?主な機能を解説
イベント管理システムとは、セミナーやウェビナー、カンファレンスに展示会といったさまざまなイベントの開催に必要な業務を効率化・自動化するシステムです。
顧客の獲得から企画準備、登壇者の管理にイベント当日の運営など幅広くカバーし、これまで多くの時間や人員を割いていた業務を迅速かつ効果的に進めるのに役立ちます。
イベントの関連業務に課題を抱える企業の強い味方になるシステムです。
ここではイベント管理システムの主な機能を4つ解説します。自社のどのようなシーンで活用できそうか、ご参考にしてください。
企画準備機能
イベント開催までに必要な業務をワークフロー化し、企画検討から準備、イベント実施までのスムーズな進行をサポートするのが企画準備機能です。
たとえば、イベントの内容を見込み顧客に魅力的かつ的確に伝えることで参加を促す「LP（ランディングページ）」の作成も、企画準備機能で行えます。
イベント管理機能に搭載されているLP作成機能の多くは、難しいコードを必要としない「ノーコード」での直感的な作成が可能です。
コーディング知識がなくてもLP作成ができるため、外部に委託する時間や予算を削減し、他の部分に充てられます。
また、受付フォームの作成やチケットの発券もイベント管理システムで実施できることから、イベント開催までの業務を複数人で分割せずとも効率的に進められます。
顧客情報管理機能
顧客情報管理機能では、イベントの参加者や見込み顧客のあらゆる情報を一元管理し、スケジュール調整やタスク管理を通してイベントの開催や進行をサポートします。
たとえば、参加申し込みが行われると、氏名や連絡先といった顧客情報がリアルタイムでデータ化されるため、受付フォームで登録された情報をわざわざ入力し直す必要がなくなります。
また、自動登録されたデータを通して集客状況を把握できることから、状況に応じてチケットの販促を強化したり、LPに手を加えたりと、イベント参加率を高める施策の再実行もできます。
他にも、参加者の属性や会場での行動をデータとして残し、開催したイベントの分析や振り返りを行うことで次回イベントの企画から開催までの業務に生かすことも可能です。
受付管理機能
イベント当日の来場者受付を効率化し、スムーズな入場を促したり、人員の不足を補えたりできるのが受付管理機能です。
会場入口でのチケットのもぎり作業や本人確認作業は、イベントの規模が大きいほど人員や時間を要するうえに、トラブルが起きればイベントの進行を遅らせる原因にもなりかねません。
しかし、受付管理機能を利用すれば、事前に来場者ごとに発行した入場用QRコードを専用機器や、システムを導入したiPadなどにスキャンするだけで入場ができます。
時間や人員に加え、ペーパーレス化によって資源の削減も進められるのが魅力です。
また、来場者情報はリアルタイム集計されるため、イベントの盛り上がり具合などを加味しながら効果的な人員配置も行えます。
受付はスピーディーかつ丁寧な対応が求められる負担の大きい作業ですが、イベント管理システムを活用すれば人為的なミスを削減し、来場者の満足度向上にもつなげられます。
フォローアップ機能
フォローアップ機能では、イベント参加者との関係性を維持、もしくはより強固にしたり、次回イベントへの参加を促したりする業務を自動化・効率化できます。
参加者用のアンケートの自動作成・送付をし、受け取った回答は自動的に集計するため、新たなイベントの企画時にスムーズに活用しやすくなります。
集計した情報をもとに、次回イベントへの参加が見込める顧客に対して営業することも可能です。
また、システムによってはイベント時の動画をアーカイブ配信することもでき、参加者は当日の感動などを思い出せるように、不参加者にはイベント内容を動画で伝えることで次回参加を促せます。
他にもクーポンやサンクスメールの配信などもできるフォローアップ機能は、参加者や見込み顧客からの信頼を得るのに欠かせません。
イベント管理システムのタイプ
各イベント管理システムが得意とする分野はそれぞれ異なります。
自社に適したシステムを導入するには、イベント管理システムのタイプを大まかに知っておかないと導入後に後悔しかねません。
ここでは、以下の2つのタイプについて解説していきます。
- 業務を効率化するタイプ
- イベントそのものの価値を向上させるタイプ
業務を効率化するタイプ
業務を効率化するタイプのイベント管理システムは、イベントの開催前・開催後の業務の難易度を下げたり、自動化したりすることで時間を他の業務に割けるようになります。
業務を効率化する機能として挙げられるのが、集客や告知に欠かせない「LPのノーコード作成機能」や、参加者の行動別に得点を付与し、より参加率の高い顧客を判断する「スコアリング機能」などです。
時間や専門知識が必要な業務をこれらの機能が品質を維持しながら代替わりしてくれるため、イベント開催日が刻々と迫っている状況でも焦ることなく準備を進められるのです。
また、イベント開催前のリマインドメールや入場用QRコードの送信もシステムが実行するため、地味に負担となる事務作業も省けます。
イベント開催前後の業務に課題を抱えている場合は、準備作業を効率化できるタイプのイベント管理システムを導入すると良いでしょう。
イベントそのものの価値を向上させるタイプ
イベントそのものの価値を向上させるタイプのイベント管理システムは、イベント当日の顧客体験を向上させ、エンゲージメントを高めるのに役立ちます。
代表的な機能としてまず挙げられるのは、QRコードなどを用いた受付システムです。
スマホで表示させたQRコードを機器にかざすだけで入場できるため、仮に待機列ができても解消しやすく、来場者を必要以上に待たせる心配がありません。
また、ウェビナーなどではアンケート機能やチャット機能などを用いて、参加者の没入度を高める演出が行えます。
他にも、オンライン上の会場レイアウトを自由に行き来できるようにし、行動ログによってポイントなどを付与することも可能です。
イベント管理システムを導入するメリットは?
イベント管理システムを導入すると、イベント開催にあたって多くの人員を割いていた業務の省人化や、データに基づいたうえでの業務の自動化や効率化ができます。
また、システムを活用すると、関係者や来場者に対してよりきめ細かいフォローもできるため、エンゲージメントを高めてイベント参加率を上げることも可能です。
ここでは、イベント企画から開催、開催後までの業務などに課題を抱えている方に向けて、イベント管理システムを導入する4つのメリットを紹介します。
企画〜開催までの業務を一元管理して人員削減
イベント管理システムを導入すると、企画から開催までに必要な業務の多くをシステム一つで自動化・効率化できます。
人力で行っていた業務を一つのシステムで一元管理し、さらには事前に指定した内容通りに自動で作業してくれることから、スタッフの負担軽減や人員削減、ひいては人件費の削減にもつながります。
また、業務スケジュールの作成やタスクの割り振りもイベント管理システムに任せることが可能です。
イベント開催日までに必要な業務をプロジェクトとして登録し、開催日から逆算したスケジュールを立ててくれるため、各プロセスを進めていきやすくなります。
これらの進捗状況をイベント関係者と共有すれば、締め切りが迫るプロジェクトの進み具合によって人員を適切に配置できるようにもなるでしょう。
データを用いて次回以降のイベント集客率を向上
イベント管理システムを導入すれば、データを用いて集客率の向上を図ることが可能です。
システムを導入すると、「性別」「年齢」「興味関心」といった来場者の属性をチケット販売時やイベント後のアンケートで把握でき、イベントごとの客層が可視化されます。
その傾向に沿って自社の強みを生かしたり、逆に客層に寄せていったりと、打つべき施策の方向性も見えてくるため、集客率の向上も望みやすくなるのです。
一度記録されたデータはどんどん蓄積されていくため、次回イベントのみならず、数年先でもデータを呼び起こして参考にすることも可能です。
「なんとなく」で企画してきた部分を根拠に基づいて立案・修正し、開催するイベントの質を高めていけるのがイベント管理システムの強みでもあります。
見込み客の育成や既存顧客との関係性構築
蓄積したデータを参考に新たな顧客へアプローチしたり、すでにイベント参加経験がある顧客とのつながりをより強固にできたりするのも、イベント管理システムは得意とします。
つながりのある顧客には、イベント内容を振り返るメールの送信や、イベント参加時のデータを活用してさらに興味がありそうなイベント提案などができます。
参加者限定の特典を付与するのも、関係性を強めてリピート率を高めるのに役立つでしょう。
また、参加経験はなくとも、イベントページのチェックや、資料請求をした顧客を追跡し、メールやDMでアプローチできる「インサイドセールス」も実現可能です。
各顧客を深堀りし、興味を引く情報を特定したうえで自動的なアプローチができるイベント管理システムは顧客をつなぎ止めるのにもうってつけです。
イベントの開催・進行の効率化
イベント管理システムを利用すれば、イベントに参加している「目の前の顧客」にも満足してもらえるサービスを提供できます。
たとえば、イベント当日の最初の山場となりやすい「入場受付」では、事前配布した専用ID付きQRコードを用いることでたった数秒で入場が可能です。
また、QRコード入場によって入場者の集計や顧客属性も判断できるため、スムーズなイベント進行に欠かせない集客状況の把握を入場作業を通して行えます。
集めたデータをもとに人員を配置すれば、参加者への素早いフォローや、会場スタッフにかかる負担調整なども容易になるでしょう。
イベント管理システムを活用することは、参加者はもちろんのこと会場スタッフにも与えるストレスの削減も実現し、結果的にイベントの成功が近づきやすくなります。
【厳選3選】おすすめのイベント管理システム
イベント管理システムの導入を検討しているものの、システムが多すぎてどれを選ぶべきかわからない方は多いでしょう。
そこで、ここからはおすすめのイベント管理システムを3社厳選して紹介します。
表やリストでわかりやすく紹介しているので、機能について大まかに知りたい方もぜひご覧ください。
| イベント管理システム | 特徴 |
|---|---|
| eventory | CRMも搭載のオールインワンツール。質の高いリード獲得に強み。 |
| SHANON | サポートが全面支援。イベント管理システム未導入企業でも安心。 |
| EventHub | BtoB向けイベント管理システム。一度掴んだ顧客とのつながりをさらに強化。 |
eventory
| 初期費用 | 無料 |
|---|---|
| 利用費用（スタンダードプランの場合） | 月額12万円（IT導入補助金を利用した場合） |
| 無料サポート | あり |
| 無料トライアル | デモアカウントで利用可能 |
| 運営会社 | 株式会社Collective Path |
| 公式サイト | https://eventory.jp/ |
- 特徴1：「IT導入補助金」対象ツール!最大150万円まで補助金を受け取れる
- 特徴2：独自CRM搭載だからシステム一つで顧客別にアプローチできる
- 特徴3：3カ月・6カ月・12カ月のプラン期間に対応している
導入企業750社を超えるeventoryは、オンライン・オフラインやイベントの規模を問わずイベント運用を効率化し、質の高いリード獲得を目指せるシステムです。
企画準備からイベント開催後までのあらゆる業務にワンツールで対応できるため、人員や時間を別の部分に充てやすくなります。
SHANON
| 初期費用 | 要見積もり |
|---|---|
| 利用費用 | 要見積もり |
| 無料サポート | あり（電話・メール・画面共有・チャット） |
| 無料トライアル | なし |
| 運営会社 | 株式会社シャノン |
| 公式サイト | https://www.shanon.co.jp/eventmarketing/ |
- 特徴1：リアル・オンライン・メタバースまで幅広いイベント形態に対応している
- 特徴2：事前設定によってメールやリマインドの送信を自動化できる
- 特徴3：顧客に応じて最適なイベント形態を提案してくれる
どんな形のイベントでも業務を効率化できるのがSHANONのイベント管理システムです。LP制作では自由度の高いカスタマイズ性能でイベントや顧客にぴったりのデザインが制作できます。システムを熟知したスタッフが企画から開催後まで全面的にサポートするため、イベント管理システム未導入の企業でも安心です。
EventHub
| 初期費用 | 要見積もり |
|---|---|
| 利用費用 | 要見積もり |
| 無料サポート | 不明 |
| 無料トライアル | 最大1カ月 |
| 運営会社 | 株式会社EventHub |
| 公式サイト | https://eventhub.jp/ |
- 特徴1：MAツール・SFAツールとの簡単連携によって部署間の連絡を効率化できる
- 特徴2：映像配信サービスと連携することでイベント映像をスムーズに配信できる
- 特徴3：視聴・行動ログをリアルタイムで把握できるため迅速に判断できる
EventHubは、主にBtoB向けのイベントマーケティングをサポートするイベント管理システムです。主催者や参加者の分断を防ぐ機能が特徴的で、たとえば対話機能ではイベント前後に商談の機会を創出できます。顧客の温度感を詳細ログでリアルタイム把握できるため、相手に応じたアプローチも可能です。
イベント管理システムの比較時に重視すべき8つのポイントとは?
顧客の属性や感情を理解したうえで関係性を築くためのアプローチを多角的に実施できるのがイベント管理システムの魅力です。
とはいえ、たくさんのイベント管理システムがある中で、自社に適した物を選ばないと業務改善は難しくなります。
イベント管理システムを選ぶ際は、これから紹介する8つのポイントを参考に各システムを比較し、業務課題の解決を図ってみてください。
- 自社の目標達成や課題解決につながるか?
- イベントの参加ハードルを下げられるか?
- 誰でも簡単に操作できるか?
- 他のシステムと連携できるか?
- セキュリティ機能が優れているか?
- 無料トライアルで機能や操作性を確かめられるか?
- 運用コストが予算内で収まるか?
- サポート体制が充実しているか?
自社の目標達成や課題解決につながるか?
社員の負担軽減や顧客の満足度向上、そしてイベントの成功につなげるには、自社が直面する業務課題を解決できるシステムの導入が必要です。
たとえば、イベント開催までの業務でさまざまな問題が発生していた場合は、スケジュールやタスクの管理機能のような進捗コントロールが可能なシステムが効果的でしょう。
また、LPの作成機能やメールの自動返信機能なども業務負担を減らし、より重要な作業への時間配分を実現しやすくします。
一方、自社との結びつきが強いであろう顧客を見つけてアプローチしたい場合は分析機能に優れているシステムがおすすめです。
見込み顧客の行動や、イベント当日の行動ログを分析し、適切なアプローチを提案してくれるシステムを活用することで長く関係性を維持できる顧客を探し出せます。
イベントの参加ハードルを下げられるか?
イベントの企画や会場の場所によっては、参加するハードルを高く感じる顧客も少なくありません。
このような、心理的、もしくは距離的な問題で参加を悩む顧客のハードルを下げる機能が搭載されたシステムを選ぶと、イベントがどのような形態になっても集客率を高めやすくなります。
一例として、配信システムを備えたシステムを利用すれば、仮に交通利便性が悪い場所でイベントを開催する場合でもオンライン上で顧客を集めることが可能です。
また、入場までのストレスを軽減するQRコードによる受付機能や、特典などを付与できるロイヤルティプログラムが搭載されたシステムも参加率を高めるのに役立ちます。
他にも、過去のイベントのアーカイブ配信やレポートを共有できるとイベントの大まかな内容を知ってもらうことができ、参加ハードルを下げやすくなります。
誰でも簡単に操作できるか?
イベント管理システムは豊富な機能を搭載している分、操作性に優れていないと業務に活用しにくくなります。
直感的に操作できないUI（User Interface）だと導入後も社員研修が必要になり、業務に生かすまでに時間を要します。
また、参加者目線での操作性にも気を配れると、イベントの離脱率が低下しエンゲージメントにつなげやすくなります。
使いやすいチャット機能やアンケート機能のシステムを導入し、参加中・参加後も有意義な時間を過ごせるシステムの導入がおすすめです。
他のシステムと連携できるか?
他のシステムとの連携性能について確認しておくと、効率化できる業務の幅を広げやすくなります。
イベント管理システムは、CRM（Customer Relationship Management）や、SFA（Sales Force Automation）といった顧客管理ツールと連携すると、さらに大きなマーケティング効果に期待できます。
これらのツールはマーケティング部や営業部など異なる部署に導入されるケースが多いですが、それぞれ連携すると部署間での情報共有が格段に行いやすくなります。
たとえば、イベントで獲得した顧客情報をマーケティング部が導入しているCRMに引き渡すことで、エンゲージメントの維持や向上が図りやすくなるのです。
「連携性能」に優れたイベント管理システムを選んでおくと、将来的に別のシステムを導入した際により高いシナジー効果を得やすくなります。
セキュリティ機能が優れているか?
大量の顧客情報を保管するイベント管理システムには、高いセキュリティ性を求める必要があります。
情報漏えいや不正アクセスによって顧客の情報が流出すれば、顧客からの信頼を失うだけではなく、顧客の利益すら奪ってしまいかねません。
これらは自社の利益も失うことを意味するため、必ず高いセキュリティが施されたシステムを選び、多方面に迷惑をかけないようあらかじめ対策しておきましょう。
データの暗号化やアクセスの制限などはもちろんのこと、EUが定めたデータ保護規則「GDPR」や、情報を安全に管理する国際規格「ISMS」などを取得したシステムを選ぶのがおすすめです。
無料トライアルで機能や操作性を確かめられるか?
気になるシステムが無料トライアルプランを提供している場合、導入後の後悔を防ぐためにも積極的に活用しましょう。
イベント管理システムは搭載機能が多岐に渡る分、使いこなすのに時間を要するケースもあります。
「導入したものの業務改善には至らなかった」というありがちなミスは、無料トライアルでシステムを試験導入することで防ぎやすくなります。
システムを利用した社員の感想などをヒアリングし、実際の業務に生かせるか総合的に判断して導入を決めるのが重要です。
運用コストが予算内で収まるか?
気になるシステムが予算内で導入できるか調べておくのも忘れてはいけません。
イベント管理システムの多くは、システムの利用範囲によって料金が変動する「従量課金制」か、契約期間内の料金が変動しない「継続課金制」を採用しています。
従量課金制のシステムは開催イベントの規模によって利用範囲を広げやすく、月額課金制は予算を組みやすいというメリットを備えています。
自社に必要な機能を洗い出したうえで、選んだシステムを予算内で導入でき、その後も運用し続けられるかシミュレーションしておくと安心です。
サポート体制が充実しているか?
サポート体制が充実しているシステムを選ぶと、トラブル解消方法の提示に加え、これまでシステム未導入だった企業が業務の効率化や自動化を進める際にアドバイスを受けられます。
また、サポートからさらに飛躍して、システムの運用代行を依頼できる場合もあります。
「イベントや顧客対応の質は高めたいものの、システムを活用できる人がいない」と悩む会社でも、システムを熟知したサポーターに依頼すれば希望通りの運用を進めやすくなるでしょう。
また、無料トライアルを利用できるシステムを選んだ場合は、サポートセンターの対応スピードを確かめておきましょう。
仮にイベント当日にシステムトラブルが発生すると、参加者の入場やイベント進行に大幅な遅れをきたす可能性があります。
参加者を待たせる中で一刻も早くトラブルを解決するには、サポートセンターの対応力の高さやFAQコンテンツの充実が欠かせないため、比較時はバックアップ体制も重視してください。
まとめ：イベント管理システムは慎重に比較しよう
イベント管理システムは、イベントの開催前・開催中・開催後のあらゆるシーンで活躍します。
特に、データを用いた顧客分析や、QRコードを利用した来場受付は、未導入の場合と比較して企業と顧客の双方に大きなメリットを与える機能です。
また、関連業務全般でもイベント管理システムに代替わりを頼めるため、省人化や人件費の削減も叶えられます。
人員が足りない部分にリソースを注ぎやすくなるため、生産性の向上も図れるでしょう。
自社課題の解決を目指す方や、顧客へのより質の高いアプローチを実現したい方は、各システムを慎重に比較しつつ、導入をご検討ください。
