【2025年6月最新】おすすめの電子契約システム3社を比較！導入メリットや機能についても解説

法務部門では、契約書の作成から保管に至るまで、紙の管理に多くの課題を抱えているのではないでしょうか。

電子契約システムの導入は、契約業務を効率化し、コスト削減にも大きく貢献します。

この記事では、おすすめの電子契約システム3選を紹介しつつ、導入メリットについても解説します。

選ぶ際のポイントや導入時の注意点もお伝えするので、電子契約システム導入を検討されている方はぜひ最後までご覧ください。

電子契約システムおすすめ3選を比較

おすすめの電子契約システムを3つ紹介します。

電子契約システム	特徴
クラウドサイン	国内No.1のシェア率を誇る大手システム
GMOサイン	1万円以下かつ1カ月単位で契約可能
Docusign（ドキュサイン）	グローバルなビジネス展開に強い

電子契約システムごとの特徴や料金を確認し、自社に合うシステムを選びましょう。

クラウドサイン

初期費用	なし
利用費用	〈月額〉 ライトプラン：11,000円（税込） コーポレートプラン：30,800円（税込） ビジネスプラン：要見積もりエンタープライズ：要見積もり 〈1契約書あたりの送信料金〉 220円（税込）～
導入実績	・リノベる株式会社 ・学校法人追手門学院 ・株式会社テイクアンドギヴ・ニーズ
無料サポート	あり
無料トライアル	あり ※無料プランとして提供
運営会社	弁護士ドットコム株式会社
会社所在地	東京都港区六本木4-1-4 黒崎ビル

クラウドサインは、国内No.1のシェア率を誇る大手の電子契約サービスです。官公庁や金融機関も利用するセキュリティ力の高さが特徴です。100以上のサービスとの連携が可能で、電子サインを含む契約業務全体の利便性が格段に向上します。

操作方法に迷った際も、ヘルプセンターからの手厚いサポートがあるため、スムーズな電子契約システムの導入を目指す企業に最適です。

GMOサイン

初期費用	55,000円（税込）〜 ※要見積もり
利用費用	〈月額〉 9,680円（税込）～ 〈1契約書あたりの送信料金〉 契約印　110円（税込）／件 実印　　330円（税込）／件
導入実績	・株式会社みずほフィナンシャルグループ ・東急リバブル株式会社 ・三井住友トラスト不動産株式会社
無料サポート	あり
無料トライアル	あり ※フリープランとして提供
運営会社	GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
会社所在地	東京都渋⾕区桜丘町26-1 セルリアンタワー

GMOサインは、350万社以上の導入実績がある電子契約システムです。外部審査機関による年2回の監査で、高いセキュリティ性を維持しています。

基本サービスを1万円以下かつ1カ月単位で契約可能なため、電子契約システムの利用経験がない企業でも、試運転しながら導入を検討できます。初期コストを抑えつつ、安心して電子契約を始めたい企業におすすめです。

Docusign（ドキュサイン）

初期費用	要問い合わせ
利用費用	〈月額〉 個人向け：1,990円 企業向け：6,050円～ 〈1契約書あたりの送信料金〉 要問合せ
導入事例	・ヤマハ株式会社 ・Sansan株式会社 ・株式会社SHOEI GROUP
無料サポート	あり
無料トライアル	あり ※30日間無料
運営会社	ドキュサイン・ジャパン株式会社
会社所在地	東京都港区虎ノ門4-3-1 城山トラストタワー35階

Docusign（ドキュサイン）は、180カ国以上で利用されており、世界No.1のシェアを誇る電子契約システムです。14の言語で契約書の送信が可能で、グローバルなビジネス展開を強力にサポートします。

スマホ・タブレットでも利用できるため、場所を選ばず使える電子契約システムを探している企業にもおすすめです。

電子契約システムを選ぶ際の8つのポイント

電子契約システムを選ぶ際のポイントを8つ解説します。

これらのポイントをしっかり比較検討し、自社に最適な電子契約システムを見つけましょう。

自社の課題を解決できるか

電子契約システムを選ぶ際は、自社の具体的な課題を明確にしましょう。導入の目的が曖昧だと、費用対効果の低いシステムを選んでしまうリスクがあるからです。具体的な課題と解決できる機能例は下記の通りです。

自社にとって最適なシステムを見つけるためには、明確な課題定義に基づいた機能選定が大切です。

法的な効力を持つか

電子契約システム選びでは、契約の法的有効性と、法令に準拠した安全なデータ保管が何よりも重要です。特に「電子署名法」と「電子帳簿保存法」への対応、そして「JIIMA認証」の有無は必ず確認しましょう。

これらの法律への準拠は、万が一のトラブル時に契約の正当性を主張するための絶対条件です。法的根拠が曖昧なシステムでは、契約が無効と判断されるリスクも否定できません。

押さえておくべき2つの法律とJIIMA認証についての詳細は以下の通りです。

項目	概要	電子契約におけるポイント	確認事項
電子署名法	電子署名が手書き署名や押印と同等の法的効力を持つための法律	「本人確認」と「改ざん防止」を保証し、契約の信頼性を担保する	システムがこの法律に準拠しているか
電子帳簿保存法	契約書などの書類を電子データで保存するための法律	電子契約書を適切に保管し、税務上の要件（真実性・可視性の確保など）を満たすために不可欠	システムがこの法律の保存要件に対応しているか
JIIMA認証	電子帳簿保存法の法的要件を満たすソフトウェアに与えられる第三者機関の認証	法令対応の一つの客観的な目安となる	システムがJIIMA認証を取得しているか

システム選定時には、機能だけでなく、これらの法律への対応状況を必ず確認し、法的に有効で信頼できるサービスを選びましょう。

立会人型か当事者型か

電子契約システムを導入する時は、「当事者型」か「立会人型」か、自社のニーズに合った署名方式を選びましょう。

これらふたつの方式は、法的効力の度合いや導入・運用の負担が異なるため、最適な方式を選ばないと、契約の有効性や業務効率に影響が出るからです。それぞれの特徴を、下記にまとめました。

項目	当事者型	立会人型
署名者	契約当事者双方が自ら署名	電子契約サービス事業者が代理で署名
電子証明書の使用	当事者が個別に取得し使用	事業者が保有する証明書を使用
法的信頼性	本人確認と改ざん防止の精度が高く証拠力に優れる	本人確認の精度は限定的だが運用負担が少ない
適した利用シーン	高い法的証拠力が必要な重要契約	契約相手が多い取引や電子契約に不慣れな相手との契約
取引先の負担	証明書の取得や操作が必要で手間がかかる	特別な準備が不要で導入しやすい

電子契約システムを選ぶ際は、契約の重要度や取引先の状況を踏まえ、最適な署名方式を選択しましょう。

予算内で運用できるか

電子契約システムは、事前に予算を立て、その範囲内で無理なく運用できるかの確認が重要です。システムによって料金体系は大きく異なり、費用を正しく把握しないと想定外のコストが発生し、導入後の継続が困難になるリスクがあるためです。

月額の基本料金に加え、ユーザー数や利用機能に応じた変動費、契約書の送信件数に応じた都度課金が必要となるサービスもあります。そのため、自社の月間取引数を把握し、これらを含めた毎月のランニングコストを正確に計算しましょう。

また、無料トライアルを活用し、実際の運用でかかる費用と得られる効果を見極めるのもおすすめです。予算内で継続利用できるシステムを選び、安心して電子契約を進めましょう。

セキュリティ性が優れているか

電子契約システムを選ぶ際は、セキュリティ対策が強固であるかを重視しましょう。機密性の高い契約情報を取り扱うため、不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが大切です。

たとえば、ログイン時に「多要素認証」に対応していれば、不正アクセスを強力に防止できます。契約書ごとに閲覧や編集の権限を詳細に設定できるアクセス制御・権限管理機能も重要です。加えて、下記の点についても確認しましょう。

電子契約システムを選ぶ際は、必要なセキュリティ要件を明確にし、安心して利用できるシステムを選ぶことが、情報保護の鍵となるでしょう。

サポート体制は万全か

電子契約システム導入後の安心感は、サポート体制が万全であるかで大きく変わります。導入後のスムーズな運用には、不明点やトラブル発生時に迅速な支援を受けられることが不可欠だからです。

サポート内容は提供会社ごとに大きく異なり、具体的には下記のようなサポートがあります。

また、システムを使い始める際の導入サポートや、問い合わせへの迅速な対応、担当者の専門性も重要な確認ポイントです。

社内でシステムをスムーズに活用するためには、プロのサポートをどこまで受けたいのかを事前に明確にする必要があります。求めるサポートレベルを満たし、安心して運用を続けられるシステムを選びましょう。

直感的に操作できるか

直感的な操作性は、電子契約システム選びにおいて非常に重要です。操作が複雑だと、従業員の習熟に時間がかかり、導入後の利用が定着しにくいリスクがあります。まずは、下記の点を確認しましょう。

契約書作成から承認、締結までが少ないステップで完結できるかもポイントです。加えて、モバイルアプリに対応していれば、場所を選ばず業務を進められ、効率が向上します。

操作性を確認するためには、無料トライアルの利用がおすすめです。誰もがスムーズに使いこなせるシステムを選ぶことが、導入成功の鍵となります。

多言語に対応しているか

電子契約システムを選ぶ際は、多言語対応の有無を確認しましょう。特にグローバルに事業を展開している企業にとっては、言語の壁は契約業務の大きな障壁となり、円滑な取引を妨げるリスクがあります。

まずは、システムが提供するユーザーインターフェース（UI）が、日本語だけでなく、英語や中国語など必要な言語に対応しているかの確認が必要です。

また、契約書自体を複数の言語で作成・表示できる機能があれば、国際取引における誤解や翻訳の手間を減らせます。加えて、多言語対応のサポート体制が整っているかも重要なポイントです。

システムを導入する際は、安心して国際的な契約業務を進めるためにも、多言語対応のシステムを選びましょう。

電子契約システムの費用相場

電子契約システムの費用相場は、初期費用が無料〜30万円程度、月額費用は無料〜10万円程度と幅広く、従量課金は1通あたり100円〜300円程度が目安です。

費用項目	相場	備考
初期費用	無料〜30万円程度	クラウド型は無料が多く、オンプレミス型は高額
月額費用	無料〜10万円程度	従業員数や利用機能で変動
従量課金（送信料）	1通あたり100〜300円程度	送信件数が多いとコスト増に注意

システムの比較検討時は、数社から見積もり依頼を取り、初期費用、月額料金、オプション料金といった費用面を多角的に比較検討しましょう。

電子契約システムを導入する4つのメリット

電子契約システムを導入する4つのメリットを解説します。

導入時の参考にしてください。

業務を効率化できる

契約書関連の業務は、電子契約システムで大幅に効率化できます。郵送や印刷といった無駄な工程を削減し、契約締結までの時間と手間を劇的に短縮できるからです。

たとえば、契約書をオンラインで瞬時に届けられるため、相手からの署名・押印が完了するとシステム通知で即座に把握できます。不備があっても、データ上で迅速に修正・再送が可能です。

加えて、システム内で契約書を一元管理・検索できるため、物理的な保管や手間が不要になり、災害時の紛失リスクも軽減されます。

これらにより、郵送や印刷、書面管理にかかるコストと時間を削減し、業務全体の生産性を向上できます。

コストの削減ができる

電子契約システムを導入すると、印紙税をはじめとする契約関連のコストを大幅に削減できます。

紙の契約書が不要になると、物理的なやり取りに伴う印刷代や郵送代、紙代といった無駄な費用が一切発生しなくなります。最も大きな削減は印紙税です。

紙の契約書は印紙税法で課税文書に該当しますが、電子化された契約書は課税対象外となるため、印紙税の支払いが不要となります。これにより、業務のペーパーレス化を強力に推進できるでしょう。

結果として、契約締結プロセス全体のコスト効率が向上し、企業経営に大きく貢献できます。

改ざんを防止できる

電子契約システムは、契約書の改ざんを効果的に防ぐ機能を持っています。

紙の契約書にはない、高度な技術でデータの真正性（本人性と非改ざん性）を証明できる点が特徴です。システムには、主に下記の2つの機能が搭載されています。

電子署名は、紙の押印や署名に相当し、「誰が」契約したかを証明し、内容が改ざんされていないことを保証します。一方、タイムスタンプは、電子契約書が「いつ」存在したかを証明し、その時刻以降に内容が改ざんされていないかを証明する技術です。

これらの機能を組み合わせることで、契約の信頼性が飛躍的に向上し、法的証拠力を高められます。

リモートワークに対応できる

場所や時間にとらわれない柔軟な働き方は、電子契約システムで実現しやすくなります。契約業務がオンラインで完結するため、オフィスにいる必要がなく、どこからでも業務を進められます。

スマートフォンやタブレットからでも契約書の確認や承認が可能で、関係者が離れた場所にいてもスピーディーな対応が可能です。

また、承認ルートを設定すれば、承認者が外出・不在の場合でも、代理の社員がオンラインで承認作業を進められる点も魅力です。これにより、社内の承認プロセスが滞ることなくスムーズに進むため、業務全体の連携が格段に向上するでしょう。

電子契約システムは、リモートワーク環境下で業務を継続するために必要なツールとして、柔軟なワークスタイルを強力にサポートします。

電子契約システムを導入する3つのデメリット

電子契約システムを導入するデメリットを3つ解説します。

これらのデメリットを理解した上で、自社に合ったシステムを慎重に選ぶことが、導入成功への鍵となります。

初期費用・月額費用などのランニングコストが発生する

電子契約システムの導入には、ランニングコストが発生するデメリットがあります。

無料で使えるシステムも一部ありますが、機能制限が伴うため、本格的な業務利用には有料版への移行が必須となります。料金体系は電子契約サービスによってさまざまですが、主に初期費用と月額費用が発生します。

特に、従量課金制の場合、契約件数が多い企業では高額なランニングコストが発生する可能性もあるでしょう。また、オプション機能や上位プランの利用には追加費用も必要です。

電子契約システムを導入する際は、これらのコストや料金を正確に把握し、自社にとって最適な費用対効果を、長期的な視点で検討することが不可欠です。

情報漏洩や不正アクセスのリスクが伴う

電子契約システムには、情報漏洩や不正アクセスといったセキュリティリスクが伴うデメリットがあります。

契約書は機密情報であり、その保管や送信において、セキュリティ対策が不十分だと重大な問題につながってしまいます。特にクラウド型システムでは、サービスの提供元が講じるセキュリティ対策が非常に重要です。

ISO 27001などの国際規格認証は安心材料となりますが、設定ミスによる不正アクセスや、システム管理者による意図的な情報漏洩のリスクは残ります。

また、サイバー攻撃の手法は常に進化しており、認証基準だけでは防ぎきれない新たな脅威も出現する可能性もあるでしょう。

導入時は、サービス提供元のセキュリティレベルを多角的に評価し、電子署名された契約書を安全に運用するための体制構築が不可欠です。

導入後のシステム変更が難しい場合がある

電子契約システムは一度導入すると、「システム変更が難しい」というデメリットがあります。契約データや設定の移行は複雑で、移行ツールがあっても完全な自動化は難しく、手作業での修正や確認が必要なことが少なくありません。

また、既存システムとの連携がある場合は、再構築が必要となり、業務プロセス全体に影響が出ます。加えて、新しいシステムへの切り替えには、従業員への再教育やトレーニングも発生するでしょう。

これら多くの手間とコストを避けるため、最初のシステム選定時には将来的な拡張性も考慮し、慎重に検討することが必要です。

電子契約システムを導入する際の注意点

電子契約システムを利用する際の注意点を3つ解説します。

ひとつずつ注意点を理解した上で、導入を検討しましょう。

電子契約に未対応の契約書もある

電子契約システム導入の際は、まだ電子化に対応していない契約書が存在する点に注意が必要です。

全ての契約書が電子化できるわけではないため、事前に確認しないと、導入後に業務が滞るリスクがあります。特に、法律で書面や公正証書による締結が義務付けられている契約書は、現在も電子化できません。

たとえば、「事業用定期借地権設定契約」や「任意後見契約」などがこれに該当し、公正証書の形式が必要です。また、一部の行政手続き・許認可申請も書面提出を求められる場合があります。

現時点で電子化できるものとできないものを整理し、法改正の動向も注視しながら、自社で扱う契約書の種類に対応したシステムを選びましょう。

取引先の協力を得る必要がある

電子契約システムの能力を最大限発揮するには、取引先の理解と協力が不可欠です。電子契約は双方の合意なくしては成立せず、取引先の状況への配慮が必要となるためです。

取引先の社内規定で電子取引が認められていない場合や、システム環境が整っていないこともあります。そのため、電子契約の仕組み・メリット・安全性などを丁寧に説明し、同意を得るための調整を進めましょう。

まずは、一部の部署や特定の契約書種別から電子契約を開始するなど、スモールスタートで段階的に導入するのがおすすめです。現場が混乱しないよう、十分にすり合わせを行い、協力体制を築きながら電子契約の体制を整えることが重要です。

業務フローを変更する必要がある

電子契約システムを導入すると、従来の業務フローを大幅に変更する必要があります。紙の契約書から電子化への移行は、契約書の作成から承認プロセス、保管方法まで、多くの関連業務の再構築が求められます。

特に、紙の契約書に慣れた社員にとっては、システムを介した新しい業務フローへの移行は大きな変化です。それに伴い、関連部署との連携方法や情報共有の仕組みも見直さなければなりません。

システム責任者は、事前にマニュアル作成や研修期間を設けるなど、社員がスムーズに新しい業務に移行できるよう準備しましょう。円滑な導入と定着のためには、電子契約に適した業務フローの策定と、全社的な理解を得るための準備が大切です。

電子契約システムとは

電子契約システムとは、契約業務を全面的にデジタル化し、オンラインで完結させるためのシステムです。

従来の紙の契約書に比べ、契約の一連のプロセスをインターネット上で効率的に行い、迅速な契約締結と確実な情報管理が可能となります。

具体的には、PDFなどの電子データで契約書を作成し、電子署名やタイムスタンプを付与することで、法的効力と非改ざん性を確保します。

また、契約書の作成から送信・承認、締結後の安全な保管・管理までを一元的に行い、契約業務全般の効率化を目指せる点も強みです。

電子契約システムは、場所や時間にとらわれずに契約業務を進めるための必要不可欠なツールと言えるでしょう。

電子契約システムの仕組み

電子契約システムは、契約業務の全プロセスをオンラインで完結させるための仕組みを備えています。

紙の書類のやり取りや、物理的な押印といった手間がなくなるため、業務効率化が可能です。具体的な電子契約システムの仕組みは、主に3つの要素で構成されています。

この一連の仕組みによって、電子契約システムは契約の安全性と業務効率を向上させます。

電子契約システムはどのくらいシェアされている？

取引先の理解や業務フロー変更へのハードル、そして紙の契約に対する心理的な抵抗感などから「電子契約は普及していないのでは？」と考える方もいるでしょう。

しかし電子契約システムは、すでに国内企業の約8割が利用しており、高い水準で普及しています。DX推進やテレワーク需要の拡大が後押しとなり、2020年以降に利用が急速に拡大したからです。

総務省「企業IT利活用動向調査」の2024年1月調査※では、利用率が77.9%に達しています。（赤枠箇所）

導入は一段落したと見られますが、2022年5月改正の宅地建物取引業法により、不動産業界関連の契約書も電子対応が可能になりました。

将来的には、「事業用定期借地契約」や「任意後見契約書」などの電子化も市場拡大をさらに加速させるでしょう。普及は高水準で定着しており、今後も法改正などを背景にさらなる市場拡大が期待されます。

参照元

総務省「企業IT利活用動向調査」（JIPDEC/ITR調べ）

電子契約システムのタイプ

電子契約システムのタイプを紹介します。

システムごとに得意業務は多様です。タイプ別の特徴を把握し、導入目的に合うシステムを選びましょう。

契約書作成・管理に特化したタイプ

契約書作成・管理に特化したタイプは、契約書関連業務の効率化に最適です。

契約書の作成から交渉、管理までがシステム上で完結することで、従来の対面や電話などの手間を大幅に削減できるため、業務の迅速化が図れます。このタイプは、豊富なテンプレートで自社のニーズに合わせて簡単に契約文書の作成が可能です。

また、紙の契約書もPDF化で一元管理でき、従来の業務フローのまま効率化を図れるため、現場の混乱も避けられます。契約書業務の効率化を目指す企業にとって、この特化型システムは強力な解決策となるでしょう。

多言語対応に特化したグローバルタイプ

多言語対応に特化したグローバルタイプは、海外の取引先とのやり取りを格段にスムーズにします。言語の壁が原因で生じる誤解や、国際的な契約業務の手間を大幅に削減できるからです。

具体的な機能として、自動翻訳機能や複数言語の同時表示機能を備え、英文作成の手間を省きます。システムは、ユーザーインターフェース（UI）も複数の言語に対応しており、海外拠点や外国籍の担当者も迷わず利用可能です。

また、グローバルな法規制やセキュリティ基準にも準拠しているため、安心して国際取引を行えます。海外の取引先を抱える企業や海外進出を検討中の企業にとって、このタイプは非常に有効な選択肢となるでしょう。

特定の業界に特化したタイプ

特定の業界に特化したタイプは、その業界固有の複雑な契約業務を効率化できます。一般的なシステムでは対応が難しい、業界の商習慣や文化に沿った特殊な契約書業務をスムーズに進められるためです。

このタイプは、業界特有の契約書テンプレートやワークフローに標準で対応しています。たとえば、不動産業界であれば、複雑な関係者が絡む契約締結フローを、従来の業務フローのままシステム上で再現可能です。

業界特有の外部システムとの連携ができるものもあり、データの一元管理や業務効率化を強力にサポートします。契約書業務が複雑な業界の企業は、自社の業務フローに合う機能を持つ、特化型電子契約システムの導入を検討してみましょう。

電子契約システムの主な機能

電子契約システムの主な機能について解説します。

これらの機能は、契約業務全体をクラウド上で効率的に完結させるために不可欠なものばかりです。契約書の作成から送信、電子署名によるサイン、そして安全な締結後の保管まで、一連のプロセスをシームレスにサポートします。ひとつずつ確認しましょう。

契約書作成・編集機能

標準搭載されている契約書作成・編集機能は、業務効率化に直結します。契約業務の最初のステップである契約書作成の手間を大幅に削減し、迅速に進められることが、その大きな理由です。

システム内のテンプレートを活用すれば、ゼロから作る手間なく作成可能です。既存ファイルのアップロード・編集もでき、AIが質問応答形式でドラフトを自動生成する高度な機能も登場しています。

これらにより、誰でも精度の高い契約文書をスムーズに作成できるようになり、業務効率が格段に向上します。

電子署名・タイムスタンプ付与機能

電子署名・タイムスタンプ付与機能は、契約の法的有効性を確保し、改ざん防止を徹底しますこの機能は、電子文書の本人性と非改ざん性を強固に証明するための不可欠な要素です。その具体的な機能は下記の通りです。

これらの機能の組み合わせにより、電子契約は高い信頼性と証拠力を持ち、安心して契約を締結できるようになります。

契約書レビュー・チェック機能

契約書レビュー・チェック機能では、AIが契約書の内容を自動的に分析し、問題点や改善点を提示できます。

法務部門の負担を大幅に軽減できるだけでなく、契約書の品質向上と契約締結までの時間短縮を実現できる点が強みです。たとえば、AIが不利な条項や表記ゆれ、抜け漏れなどを自動で検知し、修正提案を行います。

専門知識がない担当者でも、正確な契約書を作成・確認できるようになるため、業務全体をよりスムーズに完結できるでしょう。このように、契約書レビュー・チェック機能は、契約業務の効率化と品質向上に必要な強力なツールとなります。

電子承認機能

電子承認機能では、契約の承認プロセスをシステム上で管理・実行できます。紙の契約書のように物理的な押印や回覧を必要とせず、システム上で承認プロセスをオンラインで完結できる点が強みです。

具体的には、複雑な承認ルートを設定し、関係者へ自動で回覧・承認依頼が可能です。これにより、承認者はどこからでも内容を確認し、迅速に承認作業を行うことができ、業務の滞りを解消します。

また、システムが進捗状況を可視化するため、現在の承認段階や誰の承認待ちであるかも一目で分かります。電子承認契約機能は、契約締結プロセス全体の迅速化と透明性を実現し、業務効率を飛躍的に向上させるでしょう。

契約書管理・検索機能

契約書管理・検索機能では、締結後の契約書を効率的かつ安全に運用できます。紙の契約書にかかる物理的負担や保管の手間を解消し、必要な契約書を素早く発見できる点が大きなメリットです。

具体的には、締結済みの契約書を電子データとしてシステム内で一元管理ができます。また、取引先名やキーワードなど、さまざまな条件で簡単に検索でき、目的の文書を瞬時に見つけられる点も魅力です。

これにより、契約管理業務の効率が飛躍的に向上し、紛失リスクの低減やコンプライアンス強化にも繋がるでしょう。

アラート・通知機能

アラート・通知機能は、契約管理における抜け漏れや遅延を防ぐための重要な機能です。システムが契約の更新期限、満了日、承認遅延といった重要な情報を自動で検知し、担当者へ的確に知らせるため、リスクを未然に防げます。

たとえば、契約満了の数ヶ月前や、承認依頼から一定期間応答がない場合に、担当者へメールやシステム内でアラートが届きます。これにより、手作業でのチェックやタスク管理の手間が大幅に削減され、業務効率の飛躍的な向上が期待できるでしょう。

【先進的な機能】ブロックチェーン技術

電子契約システムにおけるブロックチェーン技術は、まだ主流ではないものの、非常に有望な先進的機能として注目されています。

高い改ざん耐性や透明性、強力な証拠力といった独自の強みから、従来のシステムでは難しかった課題解決に繋がる可能性を秘めているためです。

特に不動産取引、知的財産管理、金融取引など、高い信頼性が求められる分野で導入の検討や実証実験が進められています。ただし、処理速度の遅さや導入コストの高さ、法規制の整備といった課題も存在します。

これらの課題がクリアされれば、電子契約の安全性と信頼性をさらに高める重要な技術となるでしょう。

電子契約システムによる契約締結の流れ

電子契約システムによる契約締結の流れについて解説します。

これらは電子契約の基本的なやり方であり、従来の紙の契約書に比べて、すべての契約手続きがオンライン上で完結します。この簡潔なプロセスこそが、業務効率化の鍵となります。導入後のイメージの参考にしてください。

ステップ1：契約書を作成する

まずは、WordやGoogleドキュメントなど、使い慣れたツールで契約書を作成しましょう。システム内のテンプレートを活用して、契約書を作成することも可能です。完成したらPDF形式などで保存し、次のステップに進みます。

ステップ2：契約書を送信する

完成した電子契約書は、システムから直接相手に送信しましょう。システム内で送信したい契約書を選択し、指定された入力欄に宛先となる相手のメールアドレスや情報を入力します。その後「送信」ボタンをクリックすれば、相手方へ契約書が送られます。

ステップ3：受信者に内容を確認してもらう

契約書を送信後、受信者が内容を確認し、サインや承認するのを待ちます。システムでは、相手が契約書を確認したか、すでにサインや承認を済ませたかなど、契約書がどのフローにあるのかをリアルタイムで確認できます。

これにより、電話やメールで進捗を確認する必要がなく、次のアクションへスムーズに移ることが可能です。

ステップ4：締結された契約書を保管する

契約が締結されたら、その電子契約書はシステム上で自動的に保管されます。一度保管された契約書は、検索機能を使っていつでも簡単に呼び出すことが可能です。

また、更新期間が近づくとアラート機能が自動で知らせてくれるため、更新漏れや紛失も防げます。物理的な保管スペースも不要になり、安心して契約の管理ができるでしょう。

電子契約システムを導入する際の手順

次に、電子契約システムを導入する際の手順を解説します。

導入後の混乱を避けるために、電子契約システム導入の流れをしっかり確認しておきましょう。

ステップ1：契約書業務の課題を明確にする

電子契約システムの導入を成功させるには、まず自社の契約書業務の課題を明確にすることが重要です。

課題が不明確なままシステムを導入すると、期待した効果が得られず、費用対効果の低い結果に終わる恐れがあるからです。現状の業務フローを詳細に分析し、どの部分が非効率なのか（例：印刷、郵送、承認の遅延など）を特定しましょう。

具体的なイメージを描くことで、自社に最適な機能を持つシステムを選定できます。この明確な課題定義こそが、自社に最適なシステム選定の出発点となります。

ステップ2：電子契約に移行する契約書を決める

契約書業務の課題を明確にした後は、移行する契約書を段階的に決めるのがおすすめです。一度に全てを電子化すると現場の混乱を招きやすく、無理なくスムーズな移行を実現するためには段階的なアプローチが有効です。

まずは、取引頻度の高い契約書から電子化すると、業務効率化を実感できます。この段階的なアプローチを通じて、無理なくスムーズな電子化への移行と定着を実現できるでしょう。

ステップ3：複数の電子契約システムを比較する

自社での電子契約システムの活用方法が決まったら、複数のシステムと比較することが重要です。

システムのタイプや機能、コストなど、さまざまな要素を多角的に検討しないと、自社に最適なシステムを選べません。初期費用や月額料金などの運用コストを把握し、自社の予算に合うかチェックしましょう。

複数人で多角的な視点から比較検討することも有効です。電子契約システムの比較検討こそが、導入後のミスマッチを防ぎ、最大の効果を引き出す上で不可欠です。

ステップ4：無料トライアルを活用して試運転する

電子契約システムを本格導入する前に、無料トライアルを活用して試運転しましょう。実際にシステムを試すことで、机上では見えなかった新たな課題や自社との相性を確認できます。

社内の関係者に契約書のアップロードから承認フロー、締結、保管までの一連の流れを完結してもらうのがおすすめです。現場の課題を発見し、導入前の最終確認を行うことで、システムの確実な定着に繋がるでしょう。

ステップ5：取引先と社内の同意を得てから導入を決める

電子契約システム導入時は、社内外の関係者から理解と同意を得た上で決定しましょう。事前に説明しておけば、社内の混乱や取引先とのトラブル、取引ストップのリスクを最低限に抑えられます。

特に紙の契約書に慣れている取引先には、電子契約の利便性や法的な有効性を丁寧に説明することが重要です。円滑な導入と、その後の安定した運用には、関係者の納得が不可欠と言えます。

ステップ6：社内規定の変更とマニュアル作成を行う

電子契約システムの導入が決まったら、社内規定変更とマニュアル作成が重要です。社員全員が新しい業務フローを理解し、迷わず利用できる環境整備が求められるためです。

詳細なマニュアル作成、規定適応、社内研修でリテラシー向上を図りましょう。これらの準備が、現場の混乱を防ぎ、システムの定着を確実に促進します。

まとめ：電子契約システムの導入で業務効率化を目指そう

電子契約システムは、契約業務の作成から締結、保管、管理までを一連のプロセスとして効率化できる強力なツールです。

印紙税をはじめとするコスト削減や、改ざん防止によるセキュリティ強化、リモートワーク対応といった多くのメリットがあります。

導入には、コストや業務フローの変更、取引先の協力といった懸念点もありますが、適切なシステム選びと事前準備によって解消できます。

本記事で紹介したポイントや導入の流れを参考に、自社に最適な電子契約システムを導入し、業務効率化とビジネスの推進を目指しましょう。