社用車やドライバーごとの情報を効率的に管理し、業務の負担を減らしたいと考えている方は多いのではないでしょうか?
車両管理システムを使えば、車両の保険や車検などに加え、ドライバーの免許期限や運転傾向といったさまざまな情報を一元管理できます。
また、GPSを介して運転状況がリアルタイムでチェックできるため、道路状況に応じた指示出しなど、効果的なバックアップも可能です。
この記事では、情報を間違わずに管理し、配達スピードの向上や安全運転を実現するのに役立つ車両管理システムについて解説します。
検討時のポイントや注意点も紹介するので、ぜひご参考にしてください。
車両管理システムとは?メインの機能を解説
車両管理システムとは、自社の営業車や配送車の運転状況をリアルタイムで把握し、安全運転やスピーディーな配送を実現するシステムです。
また、煩雑になりがちなデータ管理業務の効率化によって管理側の負担も削減できます。
ここでは車両管理システムに搭載された9つのメイン機能を解説するので、ご参考にしてください。
- 【車両予約】車両の空き状況をチェック
- 【車両走行記録】GPSで車両の位置をチェック
- 【アルコールチェッカー】ドライバーのアルコール度数をチェック
- 【免許証期限管理】免許失効前に通知
- 【安全運転支援】ドライバーの危険運転を防止
- 【日報のデジタル化】日々の報告をスムーズに
- 【デジタルキー機能】スマホで施錠可能
- 【動態管理機能】GPSで走行記録を管理
- 【稼働状況集計機能】車両の稼働状況を管理
【車両予約】車両の空き状況をチェック
社用車の利用に事前予約を必要としている企業は多いのではないでしょうか?
紙やホワイトボードでの車両予約は、記入ミスによるダブルブッキングや、無許可での社用車利用の原因になりかねません。
しかし、車両管理システムの車両予約機能なら、システムやアプリで社用車の予約や変更ができます。
予約情報はデータでわかりやすく管理されることから、見間違い・書き間違いによる管理ミスも防げるでしょう。
また、ネット接続があれば外出先でも予約・変更ができるため、効率良く働くサポート役にもなります。
【車両走行・動態管理記録】GPSで車両の位置をチェック
車両走行記録機能では、GPSを用いて車両位置をほぼリアルタイムでチェックできます。
Googleマップや独自マップに走行中の社用車が表示されるため、交通状況や業務状況を考慮して素早く指示を出すのに役立ちます。
配送車両への最短ルートの指示出しにも活用できるため、業務効率の向上にもつながるでしょう。
車両ごとの運転状況を把握できれば、配送時刻の予定も立てやすくなります。
万が一配送が遅れそうな場合は管理者側から取引先に事前連絡もできるなど、取引を円滑に進めるコミュニケーションにも生かせます。
【アルコールチェッカー】ドライバーのアルコール度数をチェック
2023年12月1日から、アルコール検知器によるドライバーの酒気帯び有無の確認が義務付けられました。
車両管理システムでは、運転前後に必ず実施すべきアルコールチェックと、その結果の管理も効率的に行えます。
特に、システム用の専用検知器を利用する場合は測定結果が自動的にアップロードされるため、手入力の必要や書面による管理の手間が省けます。
また、未測定のドライバーにはシステムが通知を発信するため、未測定のまま業務に移ることもありません。
アルコールチェックと同じく義務付けられているのが「測定結果の1年間の保管」です。
紙での保管は紛失リスクを高めますが、システムを導入すれば結果をデータとして保管でき、さらにExcel形式で出力もできるため、より保管しやすくなります。
【免許証期限管理】免許失効前に通知
免許証期限管理機能は、ドライバーや車両の免許・車検期限が迫ってきた際に通知する機能です。
会社に大人数のドライバーが在籍する場合、一人ひとりの免許期限や、一台ごとの車検期限を把握・管理する作業は大きな負担になるでしょう。
しかし、この機能にあらかじめ免許期限や車検期限を登録しておけば、通知で更新漏れを防げるうえに、ドライバーの車両予約や、車両の利用に自動的に制限もかけられます。
無免許運転による摘発や車両の不具合による事故を起こさないために役立つ機能です。
【安全運転支援】ドライバーの危険運転を防止
車両管理システムは、安全運転管理者の業務や指導をサポートする機能です。
ドライバーの危険運転や居眠り運転の検知、運転傾向の見える化を行い、事故を防ぎます。
急ブレーキや急ハンドルを行った場合は管理者にリアルタイム通知が発信されるため、スマホなどを介して状況把握や注意を行えます。
ドライブレコーダー型機器を搭載している場合はヒヤリハットの瞬間を映像でチェックできるため、ドライバーの運転意識向上にも生かせるでしょう。
また、交通事故が多い場所をマークしておく機能を活用すれば、業務前のドライバーに効果的な注意喚起も可能です。
【日報のデジタル化】日々の報告をスムーズに
必要ながら手間も大きい「日報作成」をデジタル化できるのも、車両管理システムの魅力です。
車両管理システムを導入すれば、ドライバーはスマホアプリからどこからでも日報作成が行えます。
会社に戻ってから作成する必要がなくなるため、空き時間を活用できたり、リアルタイムでの入力によって情報の正確性が増したりと、さまざまなメリットがあります。
また、日報に記載が必要なアルコールチェックの測定結果や走行距離はシステムが自動的に集計して日報に反映するため、作成時間の削減も可能です。
日報データはクラウドで保管できるので、これまで紙日報を利用していた企業にとってはペーパーレス化によるコスト削減などの効果も期待できます。
【デジタルキー機能】スマホで施錠可能
車両管理システムのデジタルキー機能を活用すれば、車両ごとに異なる鍵を貸し出したり、返却したりする手間を省けます。
専用アプリなどを搭載したスマホで車両を解錠・施錠できるので、鍵を渡すプロセスをなくせるのです。
物理キーを携帯する必要がないので、紛失による作り直しの心配もいりません。
ちなみに、類似機能である「スマートキー」も車に近づく、もしくは触れることで解錠・施錠できますが、物理キーは持ち運ぶ必要があります。
デジタルキー機能は、実質的に「鍵を使わず車に乗ること」を実現する機能とも言えるでしょう。
【稼働状況集計機能】車両の稼働状況を管理
稼働状況集計機能では、それぞれの車両がどのくらい使われているか確認できます。
「Aの車は誰に多く使われているか?」「車両予約されたのに結局使われていない」といった稼働状況を集計データをもとに確かめることで、車両の有効活用を促進できます。
また、指定期間内の走行距離や走行時間もチェックできるため、整備や点検の目安としても利用可能です。
GPSや管理デバイスを用いて正確な稼働状況を把握し、ドライバーの利用状況や車両の異変などに気づけるのが稼働状況集計機能の強みでしょう。
車両管理システムを導入する6つのメリットとは?
車両管理システムを導入すると、従来では把握できなかった部分が可視化され、ドライバーにより高いレベルのバックアップが行いやすくなります。
また、手作業で時間を要しがちな事務作業を自動化すれば、業務時間の短縮にもつながるでしょう。
ここでは車両管理システムを導入する6つのメリットを解説するので、導入を検討中の方はご参考にしてください。
- 車両・ドライバーの管理業務の自動化や効率化を図れる
- コストを削減できる
- 交通事故の防止やコンプライアンスの遵守につながる
- 業務全体の生産性を高められる
- ドライバーのパフォーマンスを高められる
- 長時間労働を解消しやすくなる
車両・ドライバーの管理業務の自動化や効率化を図れる
車両管理システムの導入により、車両やドライバーの管理業務を自動化・効率化できます。
管理する車両や在籍するドライバーが多いと、それぞれの情報を正しく把握するのも難しく、業務の負担も大きくなっていきます。
車両管理システムはこのような統合できていないデータや業務を1カ所に集約し、できるだけ少ない労力で日々の仕事をこなすサポート役として最適なのです。
コストを削減できる
車両管理システムを導入すれば、運転状況の把握や車両の状態を常に把握できます。
これにより、道路状況による最短ルートの案内や素早い修理・点検が可能になり、結果的にさまざまな面にかかるコスト削減が可能です。
たとえば、常日頃から最短距離での運転ができれば走行距離も減少し、燃料代をカットできます。
また、管理者による運転支援や、点検による車両状態の維持は交通事故のリスクを減らし、保険料の削減につなげられるでしょう。
他にも、車両ごとの稼働状況を正しく把握すると、自社にとって余分な車両の存在が浮かび上がります。
不要な車両を売却したり、リース契約を解除すれば、車1台分の維持費を丸ごと節約できます。
交通事故の防止やコンプライアンスの遵守につながる
交通事故を未然に防ぎ、ドライバーのコンプライアンス遵守につなげられるのも、車両管理システムの魅力的なポイントです。
集計データからドライバーごとの運転傾向をチェックし、定期的な運転指導によって安全への意識を常に高く持ってもらいやすくなります。
また、システムによっては運転前のアルコール検査を実施し、結果を送信しないと車両を解錠できない仕組みとなっています。
このように、システムの制御機能を使って、条件を満たさないと運転できない環境を構築できるのも、車両管理システムの導入メリットです。
業務全体の生産性を高められる
車両管理システムを導入すると、管理側とドライバー双方の生産性が高まります。
マップで詳細な道路状況を把握しながらドライバーを追跡できると、最短ルートを提案しやすくなったり、状況に応じて車両を向かわせたりと、目的地までの到着時間を短縮する施策が打ちやすくなるのです。
無駄のない運転が実現できれば、ドライバーはもちろん、管理側も早く業務を終えられるでしょう。
また、アプリとシステムで集計したデータを用いれば、頭を悩ましがちな日報作成・管理も効率化・自動化でき、煩雑な事務作業にかける時間を削減できます。
お仕事とはいえ、業務は生産性良く進める方が集中力も保ちやすく、質の高いパフォーマンスが可能です。
特に、運転業務は極力削るほうが交通事故の確率も下がるので、生産性が高く安全な業務を実現するためにも車両管理システムの導入を検討してみてください。
ドライバーのパフォーマンスを高められる
車両管理システムにより、これまで可視化できなかったドライバーの働きぶりが明確になり、詳細の分析が可能になります。
走行距離、燃費効率、配達時間などのデータを正確に把握し、客観的な指標に基づいて評価できるため、個々のドライバーの強みや改善点を明確に特定しやすくなるのです。
データに基づいた的確なフィードバックやトレーニングを行えば、ドライビングスキルや業務パフォーマンスは高い確率で向上します。
車両管理システムでスキルアップできる環境を整えれば、ドライバーのモチベーションもグッと高めやすくなるでしょう。
長時間労働を解消しやすくなる
車両管理システムの導入は、業務プロセス全体の効率化をもたらします。
管理業務や事務作業を効率化するとバックアップに割ける時間が増え、ドライバーには本来の業務である運転や配達により集中してもらいやすくなります。
運転時間の短縮によって他業務にも迅速に取り掛かりやすくなればドライバーの労働時間が削減され、ワークライフバランスの改善や過労運転による交通事故リスクを下げることも可能です。
おすすめの車両管理システムを3社紹介!
車両管理システムで業務効率化やドライバーに高いレベルのバックアップを行いたいとは思いつつ、どれを選ぶのが正解なのかわからない方は多いのではないでしょうか?
ここではおすすめの車両管理システムを3社厳選してご紹介します。
初期費用の有無や特徴などをわかりやすく解説しているので、ご参考にしてください。
| 車両管理システム | 特徴 |
|---|---|
| KIBACO | 初期費用・月額費用無料。1人あたりのオプション料金550円のみで利用できる。 |
| ロジスティードソリューションズ 車両管理システム | SaaS型システムで導入しやすい。パッケージ化された安定感のあるシステム。 |
| C-Portal | スマホを活用して簡単に車両管理。デバイスでアルコールチェックや日報作成も行える。 |
KIBACO
| 初期費用 | 0円 |
|---|---|
| 利用費用 | 0円 |
| 無料サポート | あり（有料サポートもあり） |
| 無料トライアル | 新規申込後3カ月は無料 |
| 運営会社 | キムラユニティー株式会社 |
| 公式サイト | https://kimura-kibaco.jp/ |
- 特徴1：初期費用・月額費用が0円で利用を始められる
- 特徴2：可視性に優れたダッシュボードでタスクを管理できる
- 特徴3：業種や保有車両台数別にコストの比較ができる
KIBACOでは、車両データの管理や保険証券フォルダといった標準機能を無料で利用できます。アルコールチェックや点呼機能、スマホでの日報作成や車予約などのドライバー用機能はオプションとして1ユーザー550円で追加可能です。自社の規模に合わせた運用がしやすいリーズナブルなシステムです。
ロジスティードソリューションズ車両管理システム
| 初期費用 | 要見積もり |
|---|---|
| 月額費用 | 要見積もり |
| 無料サポート | あり |
| 無料トライアル | デモ機能あり |
| 運営会社 | ロジスティードソリューションズ株式会社 |
| 公式サイト | https://sol.logisteed.com/solution/tms/vehicle.html |
- 特徴1：車検証情報や保険情報をシステム1つで管理できる
- 特徴2：車両ごとに発生した経費をそれぞれ計算できる
- 特徴3：クラウド型のシステムで導入スピードが早い
ロジスティードソリューションズ株式会社の車両管理システムは、SaaS（SoftwareasaService）といって、ネット接続をして利用するタイプです。すでにパッケージ化されているため、自社のPCなどに簡単に導入できます。SaaSのシステムながら必要な機能をあとから追加できるのも魅力です。
C-Portal
| 初期費用 | デバイス費用のみ（1台24,800円〜） |
|---|---|
| 利用費用 | 5年間無料 |
| 無料サポート | あり |
| 無料トライアル | なし |
| 運営会社 | 株式会社コムテック |
| 公式サイト | https://www.e-comtec.co.jp/0_vmc/ |
- 特徴1：最初の5年間は無料で利用できる
- 特徴2：スマホとデバイスを連携させて簡単にデータ管理できる
- 特徴3：走行記録や車両情報をクラウドで一元管理できる
車両に設置した運転管理装置とスマホのBluetooth接続によってドライバーと本部が簡単に連携できる車両管理システムが「C-Portal」です。運転前に必須の日報作成とアルコールチェックは、スマホと専用のアルコール検知器で行えます。これまで手書きだった作業の多くをデータとしてクラウドに保存可能です。
車両管理システムを導入する際の注意点
さまざまな業務を効率化し、管理側とドライバーの双方が働きやすい環境作りができる車両管理システムですが、決して懸念点がない訳ではありません。
ここでは車両管理システムを導入する前に知っていただきたい2つの注意点を解説します。
この機会にご参考にしてみてください。
ドライバーが心理的なストレスを感じる
車両管理システムはGPSや管理デバイスによって常に追跡し続けることで、業務効率化を叶えるバックアップが可能です。
しかし、ドライバーによっては「ずっと見られている気がする」「監視されているようで落ち着かない」といったように、業務中のストレスが増大する恐れもあります。
システムで業務課題の解決や改善を図るには、ドライバーを追跡してあらゆるデータを集計しなければなりません。
車両管理システムの導入時は、決して監視目的で追跡しているのではなく、ドライバー自身の安全や正しい評価のために実施していることを伝え、理解を得るようにしましょう。
突発的にシステムを導入するとこういったケースになるため、まずは現場の声も伺うのが重要です。
他社への移行が困難
一部の車両管理システムでは、システム専用デバイスを車両に設置する必要があります。
特定デバイスへ依存すると他社システムへの移行時に新たなデバイス設置の必要性が生まれ、費用がかさみやすくなります。
また、自社内システムの開発や保守まで特定企業に依存すると、移行時に一から構築が必要になることから身動きが取りづらくなることもあります。
このように、時間やコストがネックとなって乗り換えができない「ベンダーロックイン」に陥ると、企業の選択肢がどんどん狭まっていくのです。
車両管理システムを比較する際の7つのポイントは?
いくつかの基準を持っておくと、たくさん存在する車両管理システムから自社に適したシステムを見つけやすくなります。
ここではシステム比較時のポイントを7つ解説します。
管理業務や運転業務を最短で効率化するシステムを選ぶためのご参考にしてください。
GPSの精度
正確な車両位置を把握し、ドライバーや車両ごとに適切な指示出しをするには高精度のGPSが必要です。
また、道路状況がなるべくリアルタイムで更新されるシステムを選ぶのも重要でしょう。
位置の精度や、情報の速報性を他社の評判からチェックし、ドライバーのためになるサポート体制を作れるシステムを選びましょう。
デバイス設置が簡単か
車両管理システムには専用デバイスの設置が必要ですが、企業によっては大規模な工事が必要なケースがあります。
導入時の手間やコストを削減するには、なるべくデバイス設置が簡単なシステムを選びましょう。
車両に設置した小型デバイスとスマホを連携させて通信するタイプだと、自社の担当者でも簡単に設置できて非常に便利です。
自社の課題を明確にしてから導入する
車両管理システム導入時は、まず自社課題をはっきりさせることが肝心です。
課題や目的が漠然とした状態で導入しても機能を十分に活用できず、期待した業務改善効果は得られません。
たとえば、ドライバーの運転状況把握が目的なのに、事務作業効率化機能が中心のシステムを選んでしまっては本末転倒です。
最優先課題を明確にし、それに合ったシステムを慎重に選ぶことが導入を成功させる近道です。
システムの操作性は優れているか
システムの使いやすさは、あらゆる車両管理機能を最大限生かすことに直結します。
複雑で操作しにくいシステムは日常業務でうまく利用できず、教育にも時間がかかってしまいます。
新入社員でも直感的に操作できるくらいの分かりやすいシステムが理想的と言えるでしょう。
また、操作性に優れていれば、担当者が変わっても引き継ぎしやすく長期運用を前提とする場合も安心です。
無料版で機能性を確かめられるか
無料お試し期間があるツールは、実際の使用感を事前に確認できて便利です。
有料導入後に「自社に合わないかも」と気づくのでは、時間もお金も無駄になってしまいます。
無料版で機能をしっかり確かめつつ、現場ドライバーなどの声も聞きながら慎重に検討すれば理想と現実のギャップがない運用が実現できるでしょう。
機能が限られるお試し期間とはいえ、システムの一部を利用することで懸念点を見つけ出せる可能性は大いにあります。
エクセルでカバーできないか
専門のシステムを導入する前に、既存のツール、特にExcelで対応できないか検討するのも良いでしょう。
単純な車両管理台帳程度なら、Excelでも十分作成・管理できるかもしれません。
必要以上に高機能なシステムを入れても、使いこなせなければ導入コストや時間を無駄にしかねません。自社のニーズを確実に把握し、本当に専門の管理システムが必要か見極めてから導入を進めましょう。
サポート体制は優れているか
優れたサポート体制は、システムの安定的な運用に加え、安全な運転支援や突発的なトラブルへの対応に欠かせません。
特に、システムトラブルの発生時は迅速に解決しないと取引先を待たせ、損失を生み出す可能性もあります。
システム担当者でも対応できない場合、頼れるのは提供企業のサポートチームのみです。
夜間に営業することも多い運送会社などは、24時間365日対応のサポート体制が整ったシステムを導入すると、急なトラブルにも対応しやすいでしょう。
また、充実したFAQ欄やAIチャットサポートが充実していれば、小さな疑問などはすぐに解決できます。
まとめ：車両管理システムは現場の声も参考にしながら比較しよう
車両管理システムは、その性質上ドライバーのすぐ近くにデバイスを設置して常に運転状況を把握する必要があります。
ドライバーによっては仕事がしづらくなり、モチベーションの低下や退職にもつながりかねません。
管理側にメリットがあってもドライバーの理解が得られないとスムーズな導入は難しいため、なるべく無料お試しプランなどで使用感を確かめてから本格検討すると良いでしょう。
うまく利用できれば可視化されにくいドライバーの頑張りがデータ化でき、スキルアップやさらなる安全運転を叶える味方となります。
