ワークフローシステムおすすめ3選を比較！【2025年2月】選び方や機能を解説
「数あるワークフローシステムの中から、どれを選べば自社に最適なのか分からず困っている…」と感じていませんか？社内の申請や承認作業を効率化できるワークフローシステムは、企業にとって大変魅力的な存在です。しかし、サービスごとに料金形態や機能が異なるため、導入後に「思っていたシステムと違う」「費用対効果が見合わない」といった失敗も起こりがちです。
本記事では現在おすすめしたいワークフローシステム3選をピックアップし、それぞれの特徴や機能を分かりやすくまとめています。中堅・大企業から中小企業まで、どんな規模の会社がどのシステムを選ぶべきか、導入時にチェックしたいポイントや注意点もあわせて解説します。
この記事を読み進めていただくことで、「自分の会社にぴったり合うワークフローシステムがどれなのか」を明確にするヒントが得られるはずです。
ワークフローシステムおすすめ3選を比較
自社のワークフローを効率化するには、複数のシステムをしっかり比較して、自社の規模や業務内容に合ったものを選ぶことが重要です。以下に、おすすめのワークフローシステムの楽々WorkflowII、ジョブカンワークフロー、バクラク申請の特徴を比較した表を掲載します。各システムの料金プランや機能、導入実績などを比較することで、自社に最適なワークフローシステムを選ぶ参考にしてください。
| サービス名 | 特徴 |
|---|---|
| 楽々WorkflowII | 中堅・大企業向けで、多機能かつ柔軟な設定が可能なワークフローシステム。 |
| ジョブカンワークフロー | 中小企業のための低コストで簡単に導入できるクラウド型システム。 |
| バクラク申請 | AI-OCR機能を活用し、経費精算や請求書管理を効率化するクラウドシステム。 |
楽々WorkflowII
楽々WorkflowIIは、600社以上の導入実績を誇る中堅・大企業向けのワークフローシステムです。申請フォームや経路設定など、高度なカスタマイズ機能が充実しており、多国語対応にも対応しているため、グローバルな業務環境にも適応します。
| 料金プラン | 基本ライセンス 250万円～ |
|---|---|
| 機能 | 申請フォーム設計、経路設定、ワークフロー制御、ワークフロー統計、相談機能、帳票出力、メール通知、チャットツール連携、多国語対応 |
| タイプ | オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS |
| 導入実績 | 600社以上 |
| 電話番号 | 06-6394-6754 |
| 会社所在地 | 大阪市淀川区宮原3-4-30 |
中堅・大企業でとくに効果を発揮するこのシステムは、複雑な承認ルートや多国籍展開を行う企業にも対応。迅速なシステム導入が可能で、企業規模に関係なく業務効率化を実現します。
ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフローは、250,000社以上の導入実績があるペーパーレス化クラウドシステムです。リーズナブルな料金プランと簡単な操作性が魅力で、とくに中小企業にとって導入しやすいシステムです。
| 料金プラン | 250円 ~ |
|---|---|
| 機能 | 管理者機能、ユーザ機能 |
| タイプ | ペーパーレス化クラウドシステム |
| 導入実績 | 250,000社以上 |
| 電話番号 | 050-3160-0303 |
| 会社所在地 | 東京都渋谷区代々木2-2-1 小田急サザンタワー8F |
リーズナブルな料金でスタートしやすく、導入社数が多い点が安心材料です。必要な機能を分かりやすい形で提供しており、複雑な操作を避けたい場合に向いています。簡単なUIで申請・承認フローを管理できるため、ペーパーレス化の第一歩としても取り入れやすいシステムです。申請・承認の手続き時間を約3分の1に短縮する機能が魅力で、少人数の組織でも効果を実感しやすいでしょう。
バクラク申請
バクラク申請は、AI-OCRによる自動作成機能が特長のクラウドワークフローシステムです。10,000社の導入実績があり、バックオフィス業務を効率化するための最適なツールとして評価されています。
| 料金プラン | 月 10,000 円 |
|---|---|
| 機能 | AI-OCRによる自動作成機能 |
| タイプ | クラウドワークフローシステム |
| 導入実績 | 10,000社 |
| 電話番号 | 050-1790-5547 |
| 会社所在地 | 東京都中央区日本橋堀留町1-9-8 人形町PREX 2階 |
AI-OCRによる自動作成機能が目立つクラウド型のワークフローシステムです。紙の書類を効率的に電子化できるため、経費や請求管理などのバックオフィス業務をまとめて改善したい企業から支持されています。リピート率99%以上という実績が信頼性を物語っています。全体的にコストを抑えつつも、最新の技術を活用したい場合に向いているでしょう。
失敗しないワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを選ぶ際には、自社の業務や規模に合ったものを選ぶことが重要です。ただ、さまざまな製品がある中で、何を基準に選べばいいのか迷う方も多いのではないでしょうか。以下では、選び方のポイントを9つに分けて解説します。
- 自社の企業規模に適しているか
- 対応可能な業務範囲が自社に合っているか
- 独自の申請書がそのまま使えるか
- 自社で求めるセキュリティ基準を満たしているか
- 既存のシステムと連携できるか
- 幅広い承認ルートに対応できるか
- 多言語に対応しているか
- カスタマイズ可能か
- 容易にメンテナンスできるか
自社の企業規模に適しているか
ワークフローシステムは、企業規模によって向き不向きがあります。
なぜ重要かというと、大企業では複雑な承認ルートや多数の利用者に対応する必要がある一方、中小企業ではシンプルでコストパフォーマンスの高いシステムが求められるからです。
自社の規模に合わせた選択をすることで、使いにくさや無駄なコストを防ぐことができます。
対応可能な業務範囲が自社に合っているか
システムが対応する業務範囲も確認すべき重要なポイントです。
業務範囲が狭いシステムを選んでしまうと、効率化したい業務が対応外になり、別途ツールを追加する手間が発生する恐れがあります。
導入前に自社で対応したい業務をリストアップしておくと、選びやすくなります。
独自の申請書がそのまま使えるか
既存の申請書をそのまま使えるシステムを選ぶことは、現場の負担を軽減するために重要です。
既存のフォーマットを変更しなければならないシステムでは、現場の抵抗が大きくなり、定着に時間がかかることがあります。
現場の手間を減らすためにも、既存の申請書に対応できるかを事前に確認しておきましょう。
自社で求めるセキュリティ基準を満たしているか
情報漏洩を防ぐため、セキュリティ面で信頼できるシステムを選ぶ必要があります。
とくに、顧客情報や契約書など機密性の高いデータを扱う場合、セキュリティの弱いシステムでは大きなリスクを伴います。
選ぶ際には、データの暗号化やセキュリティ認証の有無をチェックすることが大切です。
既存のシステムと連携できるか
現在使用しているツールやシステムと連携可能かどうかも確認すべきポイントです。
連携ができないと、データの二重入力が必要になるなど、かえって手間が増える場合があります。
とくに複数のツールを運用している企業では、事前に連携可能なシステムかどうかを確認しておきましょう。
幅広い承認ルートに対応できるか
複雑な承認ルートがある場合、その柔軟性も選ぶ際の大切なポイントです。
シンプルなフローしか設定できないシステムでは、大規模な組織や複数部門をまたぐプロセスに対応できません。
複雑なフローが必要な場合には、カスタマイズ性の高いシステムを選ぶと失敗がありません。
多言語に対応しているか
グローバル展開している企業では、多言語対応のシステムが不可欠です。
多言語対応がないシステムでは、海外拠点や外国人スタッフとの連携が難しくなる場合があります。
海外展開や外国籍社員の多い企業では、必ず多言語対応の有無を確認しましょう。
カスタマイズ可能か
システムがどれだけ柔軟にカスタマイズできるかも重要です。
業務内容が変わった際に、カスタマイズ性の低いシステムでは再導入のコストがかかる可能性があります。
長期的な運用を見据えて、拡張性のあるシステムを選ぶようにしましょう。
容易にメンテナンスできるか
導入後の運用・メンテナンスのしやすさも考慮が必要です。
専門的な知識が必要なシステムでは、メンテナンスのたびに負担が増えてしまいます。
ITリソースが限られている企業では、運用のしやすさが重要な選定基準となります。
ワークフローシステムとは何
ワークフローシステムは、社内の申請や承認といった業務をデジタル化し、効率的に進めるためのツールです。
たとえば、休暇申請や経費精算のような業務では、紙の申請書やメールでのやり取りが主流だった場合、承認までに時間がかかり、処理ミスや見落としが発生しがちです。ワークフローシステムを導入すれば、これらのプロセスがオンライン上で一元管理することが可能です。
申請状況や承認の進捗がリアルタイムで確認できるため、「どこで止まっているのか」がすぐに把握できます。また、システムによっては、自動で申請内容を振り分けたり、申請フォーマットをカスタマイズできるものもあります。これにより、無駄な手間を削減し、業務全体のスピードアップすることが可能です。
つまり、ワークフローシステムは、単に業務を効率化するだけでなく、企業全体の生産性を底上げするために欠かせないツールといえるでしょう。
ワークフローシステムの5つの種類
ワークフローシステムにはさまざまな種類があり、それぞれ特徴や得意分野が異なります。自社に合ったシステムを選ぶには、どの種類が自社の業務や規模に適しているかを見極めることが大切です。以下では、中堅・大企業向けからグループウェア一体型まで、代表的な5つの種類について詳しく解説します。
- 中堅・大企業に対応したワークフローシステム
- 中小企業に対応したワークフローシステム
- Excelフォームに対応したワークフローシステム
- バックオフィス業務一体型のワークフローシステム
- グループウェア一体型のワークフローシステム
中堅・大企業に対応したワークフローシステム
中堅・大企業では、承認フローが複雑になりがちです。そのため、細かい設定ができ、大量の申請や利用者に耐えられるシステムが求められます。
大企業では、部門ごとに異なる承認ルートが必要だったり、複数段階での承認が求められるケースが少なくありません。また、利用者数が多い場合は、システムの処理能力やセキュリティ対策も重要です。
大企業では、運用規模や業務フローの複雑さに対応した拡張性のあるシステムを選ぶことが重要です。
中小企業に対応したワークフローシステム
中小企業には、シンプルで低コストなワークフローシステムが適しています。
中小企業では、導入コストや運用負担を抑えることが重要視されることが多く、必要な機能を過不足なく提供するシステムが好まれます。
中小企業の場合、コストパフォーマンスを重視しつつ、必要十分な機能を持つシステムを選ぶのが賢明です。
Excelフォームに対応したワークフローシステム
既存のExcelフォームを活用したい企業には、このタイプのシステムがおすすめです。
多くの企業では、これまで紙やExcelで作成した申請書を利用しており、業務フローを大きく変えるのに抵抗があります。このような場合、既存のフォームをそのまま活用できるシステムは導入しやすい選択肢です。
現場の使い勝手を重視する場合、Excel対応型のシステムを選ぶとスムーズに移行できます。
バックオフィス業務一体型のワークフローシステム
経費精算や請求書管理など、バックオフィス業務を効率化したい場合には、これらの機能を統合したシステムが最適です。
経理や総務部門では、さまざまな書類の承認や管理が必要です。これらを一元管理できるシステムを導入すれば、作業の手間が減り、エラーのリスクも軽減されます。
バックオフィス業務が多い企業では、業務全体を包括的にサポートする一体型のシステムが有効です。
グループウェア一体型のワークフローシステム
ワークフロー機能に加え、スケジュール管理やタスク共有ができるシステムは、社内全体の連携を強化したい場合に有効です。
グループウェア一体型のシステムは、申請・承認フローだけでなく、メールやチャット、カレンダー機能なども利用できるため、業務全体をシームレスに管理できます。
コミュニケーションを重視する企業には、グループウェア一体型のシステムが適しています。
ワークフローシステムで使える機能
ワークフローシステムには、多岐にわたる機能が搭載されています。以下では、とくに便利で実用性の高い5つの機能についてご紹介します。導入を検討する際の参考にしてください。
申請書作成機能
申請書を簡単に作成できる機能は、ワークフローシステムの基本中の基本です。
企業によって申請内容やフォーマットはさまざまですが、この機能を使えば、誰でも統一された申請書を素早く作成できます。申請作業がシンプルになれば、日常業務に余計な時間をかけることもありません。
申請書作成機能は、現場の作業効率を上げるだけでなく、業務の標準化にも役立ちます。
業務フロー定義機能
申請から承認までの流れを明確に設定できる機能です。この機能があることで、業務の進行が滞る心配がなくなります。
なぜなら、あらかじめ承認ルートや手順をシステム上で設定しておくことで、誰がどの段階で対応すべきかが明確になるからです。また、プロセスが標準化されるため、属人化を防ぐ効果も期待できます。
業務フロー定義機能は、業務を効率的に進めるための基盤ともいえる重要な機能です。
承認者自動振り分け機能
申請内容に応じて承認者を自動的に割り当てる機能は、時間と労力を大幅に削減します。
通常、申請ごとに手動で承認者を指定する手間が発生しますが、この機能を活用すれば、事前に設定した条件に基づいて自動で承認者が選ばれます。これにより、人為的ミスや手間を削減することが可能です。
承認者自動振り分け機能は、業務フローが複雑な組織ほど効果を発揮します。
申請承認・決裁機能
申請内容を確認し、その場で承認や差し戻しができる機能は、業務のスピードアップに直結します。
従来の紙ベースやメールでの承認プロセスでは、進捗がわかりづらく、承認漏れや遅延が発生することがありました。この機能を利用すれば、進捗をリアルタイムで確認でき、業務全体がスムーズに進行します。
申請承認・決済機能は、スピードと正確性を求める企業にとって必須の機能といえます。
外部システム連携機能
既存の会計ソフトや人事システムと連携できる機能は、効率化の幅をさらに広げます。
連携がない場合、同じデータを複数のシステムに入力する必要があり、手間やミスが発生しやすいです。一方、連携機能があれば、入力したデータをそのまま他のシステムで活用できるため、無駄な作業を省けます。
外部システム連携機能は、既存ツールを活用したい企業にとって大きな強みとなります。
ワークフローシステムを使うメリット
ワークフローシステムを導入すると、業務効率や生産性が格段に向上します。以下では、ワークフローシステムの代表的な5つのメリットについて、具体例を交えながらわかりやすく解説します。
書類申請・承認が早くなる
ワークフローシステムを使えば、申請から承認までのスピードが大幅に短縮されます。
従来のように、紙の申請書を回覧したり、メールで承認を依頼したりすると、どうしても時間がかかりがちです。一方で、ワークフローシステムを導入すれば、申請者が入力した内容がリアルタイムで承認者に通知され、即座に対応できます。
書類の処理スピードが上がることで、業務全体の流れがスムーズになり、結果として生産性向上にもつながります。
書類が管理しやすくなる
ワークフローシステムでは、申請書や承認履歴がデジタル化され、一元管理できるようになります。
これにより、過去の申請内容や承認履歴を探す際に、膨大な紙書類をひっくり返す必要がありません。検索機能を使えば、必要な情報をすぐに見つけられるため、業務効率が大幅にアップします。
デジタル化による一元管理は、業務の効率化と安全性向上を両立させる重要なポイントです。
社内の業務状況が一元管理できる
ワークフローシステムを活用すれば、社内の業務状況をリアルタイムで把握することができます。
管理者にとって、申請や承認の進捗が見えない状態では、業務の遅れやトラブルに対応しづらいものです。しかし、ワークフローシステムでは、誰がどの業務を担当し、どこまで進んでいるのかをダッシュボード上で一目で確認できます。
業務全体を見える化することで、無駄な手戻りを防ぎ、組織全体の連携を強化することが可能です。
ペーパーレス化でコストカットできる
紙の使用量を減らすことは、コスト削減だけでなく、環境負荷の軽減にもつながります。
紙やインクの購入費用、印刷や郵送の手間など、従来の紙ベースの業務には多くのコストがかかります。ワークフローシステムを導入すれば、これらの費用を大幅に削減することが可能です。また、書類をデジタル化することで、保管スペースや廃棄処理のコストも不要になります。
ペーパーレス化は、効率化だけでなく、持続可能な経営の一環としても注目されています。
エラーが削除可能
ワークフローシステムは、申請や承認プロセスにおけるエラーを最小限に抑えます。
手作業での申請・承認作業では、入力ミスや承認漏れがどうしても発生しがちです。しかし、システムには入力内容を自動でチェックしたり、不備があれば差し戻し通知を送る機能が備わっているため、人為的なミスを防ぐことができます。
エラー削減は、業務の信頼性と正確性を向上させるために欠かせないポイントです。
ワークフローシステムを使うデメリット
ワークフローシステムは業務効率を大幅に向上させる一方で、導入や運用には注意すべき課題もあります。システム選びを間違えると、かえって負担が増える可能性も。以下では、主なデメリットとその背景について具体的に説明します。
初期費用・運用コストなどがかかる
ワークフローシステムを導入するには、どうしても費用がかかります。
システムの導入にはライセンス費用やカスタマイズ費用、さらには運用中のサポート費用が必要です。また、社員への教育や運用体制の構築にもコストが発生します。クラウド型の場合でも、毎月の利用料がかかるため、長期的な負担も考慮する必要があります。
導入前に初期費用だけでなく、運用コストや長期的な費用対効果をしっかりと見積もることが重要です。
オンライン運用時のセキュリティ対策が必要
クラウド型のワークフローシステムを導入する場合、セキュリティの確保が大きな課題です。
クラウド型ではデータが外部サーバー上に保存されるため、情報漏洩や不正アクセスのリスクが伴います。とくに、企業の機密情報や個人データを扱う場合、万が一のリスクを想定しておく必要があります。
セキュリティの強化は、システム導入の成否を左右する重要なポイントです。導入前にセキュリティ対策を確認し、社内の運用体制を整えましょう。
業種に合うワークフローシステムが必要
すべてのシステムがどの業種にも最適というわけではなく、自社の業務内容に合ったシステムを選ぶことが求められます。
ワークフローシステムごとに強みや対応範囲が異なるため、業種や業務フローにマッチしないものを選ぶと、かえって使いにくくなることがあります。
自社の業務フローを整理し、必要な機能を明確にした上でシステムを選定することが重要です。
システム導入で業務フローが制約される場合がある
システムによっては、自社の業務フローに合わず、プロセスを変更せざるを得ない場合があります。
一部のシステムは、あらかじめ定められたテンプレートに基づいて設計されており、柔軟なカスタマイズが難しいため、現場での使い勝手が悪くなり、導入後に混乱を招くケースもあります。
導入前にシステムのカスタマイズ性を確認し、自社の業務フローにどの程度適合するかを十分に検討することが大切です。
ワークフローシステムを導入するまでの流れ
ワークフローシステムを導入するには、計画的な準備と段階的な対応が欠かせません。適切なプロセスを踏むことで、システムの効果を最大限に引き出すことができます。以下では、導入を成功させるための4つのステップを分かりやすく解説します。
STEP1：社内の書類状況を把握する
まず最初に、社内で扱われている書類の種類や流れをしっかり把握しましょう。
ワークフローシステムを導入するには、現状の業務フローを正確に理解しておくことが必要不可欠です。どのような書類が、どの部署を経由し、誰が承認しているのかを明確にしなければ、システムの適切な設定ができません。
この作業を丁寧に行うことで、業務フローの中で発生している無駄や課題も見えてきます。これが後のステップでの改善作業に役立ちます。
STEP2：社内フローを見直す
つぎに現状の業務フローを見直し、効率化の余地を探します。
現在のフローをそのままシステムに反映するだけでは、非効率な部分もそのまま引き継いでしまいます。このタイミングで無駄を省き、最適化された業務フローを作り上げることが重要です。
業務フローの簡素化により、全体の作業効率が格段に上がります。とくに、承認ルートや手続きが複雑な業務ほど見直しの効果が大きいです。
STEP3：ワークフローシステムを試験導入する
全社展開の前に、試験的にシステムを運用してみる段階です。
いきなり全社導入を行うと、予期せぬトラブルや現場での混乱が起こる可能性があります。試験導入を行うことで、運用上の課題や使い勝手を事前に確認し、必要な改善点を洗い出すことが可能です。
総務部門で経費精算フローだけを試験的に導入するなど、特定の部署や業務に絞って運用を開始します。その結果をもとに、操作が複雑な部分や改善すべき点を明らかにします。
現場からのフィードバックを取り入れることで、全社導入時の混乱を最小限に抑えることが可能です。
STEP4：部門をまたいでワークフローシステムを導入する
試験運用での改善を反映させた後、全社的な導入を進めます。
ワークフローシステムの本来の効果は、部門間の連携をスムーズにし、業務全体を統一化することで最大化されます。
一部の部門だけでなく、全体で統一的に運用することで、全社的な効率化が実現しやすいです。
【まとめ】自社に必要な種類や機能などに合うワークフローシステムを選ぼう
ワークフローシステムを導入する際に大切なのは、自社の業務内容や課題を正確に把握し、それに最適なシステムを選ぶことです。
システムにはそれぞれ得意な分野や特徴があります。業務フローに合わないシステムを選んでしまうと、せっかくの導入効果が薄れてしまったり、現場の混乱を招く可能性もあります。そのため、導入前の準備が重要です。
ワークフローシステムの選定は、業務フローを整理し、現場のニーズを正確に把握することが重要です。導入目的を明確にしたうえで、自社に最適なシステムを選ぶことで、業務効率化やコスト削減が実現します。
