メール共有システムおすすめ3選を比較！【2025年2月】選び方や機能を解説

顧客対応や問い合わせフォームへの返信などメールの返信を複数人で担当する場合、情報共有にお困りの方は多いのではないでしょうか?メール共有システムを導入すればチームや部署内でメールを共有でき、返信対応の漏れや二重対応のリスクを減らせます。

この記事では3つのおすすめメール共有システムを比較解説します。メール共有システムの比較ポイントや利用できる機能も紹介しているので、システムの導入を検討している方はぜひご参考にしてください。

メール共有システムおすすめ3選を比較

ここでは3つのおすすめメール共有システムを紹介します。

	メールワイズ	メールディーラー	Zendesk
料金プラン	初期費用：無料 月額料金：1ユーザーあたり600円〜	要お問い合わせ 機能	初期費用：要お問い合わせ 月額料金：1ユーザーあたり19ドル〜 機能
機能	・ステータス機能 ・コメント機能 ・対応履歴 ・フォルダ機能 ・絞り込み機能 ・一斉送信機能 ・電話/訪問履歴記録機能 ・テンプレート管理/保存 ・アドレス帳共有機能 ・集計レポート機能	・対応状況管理機能 ・対応履歴機能 ・集計レポート機能 ・複数アドレス管理機能 ・顧客情報管理機能 ・ラベル機能 ・転送メール管理機能 ・ダブルチェック機能 ・コメント機能 ・テンプレート機能 ・担当者振り分け機能 ・二重返信防止機能 ・ECモール対応	・メッセージング・チャット ・AI・自動化 ・データプライバシー・データ保護 ・ヘルプセンター・FAQ ・エージェントワークスペース ・音声通話 ・ワークフォースエンゲージメント
タイプ	クラウド型	クラウド型	クラウド型
導入実績	・株式会社星野リゾート ・ブックオフオンライン株式会社 ・株式会社JTBグローバルマーケティング&トラベル	・アイリスオーヤマ株式会社 ・株式会社アイスタイル ・獨協大学	・パナソニック株式会社 ・株式会社NTTドコモ ・東京電力エナジーパートナー株式会社

メールワイズ

メールワイズは初期費用無料で1ユーザー600円の月額料金から使用できる、クラウド型のメール共有システムです。

料金プラン	初期費用：無料 月額料金：1ユーザーあたり600円〜
機能	・ステータス機能 ・コメント機能 ・対応履歴 ・フォルダ機能 ・絞り込み機能 ・一斉送信機能 ・電話/訪問履歴記録機能 ・テンプレート管理/保存 ・アドレス帳共有機能 ・集計レポート機能
タイプ	クラウド型
導入実績	・株式会社星野リゾート ・ブックオフオンライン株式会社 ・株式会社JTBグローバルマーケティング&トラベル
電話番号	03-6633-2688
会社所在地	東京都中央区日本橋2-7-1 東京日本橋タワー 27階

15,000社以上の導入実績があり、ネットショップや旅行会社、メーカーなど幅広い業界で利用されているメール共有システムです。コストを抑えつつメール共有システムの汎用機能を使用でき、メール対応の遅れや二重対応を防止できます。

あたサイボウズが提供するサービスで、他のサイボウズ関連製品との連携性が高いです。「Kintone」「サイボウズOffice」「Garoon」などの製品と連携し、顧客対応や顧客管理業務全般の効率化が期待できます。

メールディーラー

メールディーラーはステータス管理機能や二重返信防止機能で、メール返信対応業務を効率化できるメール共有システムです。

料金プラン	要お問い合わせ
機能	・対応状況管理機能 ・対応履歴機能 ・集計レポート機能 ・複数アドレス管理機能 ・顧客情報管理機能 ・ラベル機能 ・転送メール管理機能 ・ダブルチェック機能 ・コメント機能 ・テンプレート機能 ・担当者振り分け機能 ・二重返信防止機能 ・ECモール対応
タイプ	クラウド型
導入実績	・アイリスオーヤマ株式会社 ・株式会社アイスタイル ・獨協大学
電話番号	03-5368-1631
会社所在地	東京都渋谷区千駄ヶ谷5-27-5 リンクスクエア新宿7階

対応履歴確認機能やラベル機能、担当者振り分け機能などメール対応業務の工数を削減できます。さらにテンプレート機能で対応品質のばらつきを減らし、対応品質向上にも効果的です。

メールディーラーでは専任スタッフが企業について、徹底したサポートを実施しています。業務効率化だけでなく安心してメール共有システムを運用したい場合は、メールディーラーを導入しましょう。

Zendesk

Zendeskはカスタマーサポート向けの機能が豊富に用意されているメール共有システムです。

料金プラン	初期費用：要お問い合わせ 月額料金：1ユーザーあたり19ドル〜
機能	・メッセージング・チャット ・AI・自動化 ・データプライバシー・データ保護 ・ヘルプセンター・FAQ ・エージェントワークスペース ・音声通話 ・ワークフォースエンゲージメント
タイプ	クラウド型
導入実績	・パナソニック株式会社 ・株式会社NTTドコモ ・東京電力エナジーパートナー株式会社
電話番号	–
会社所在地	東京都中央区京橋 2-2-1 京橋エドグラン

メールの共有はもちろん、チャット・SNS（LINEやX）・電話などさまざまな問い合わせ方法を一括管理できます。対応状況をチャットで共有でき、抜けや漏れが起きにくいです。

またAIチャットボットの導入も簡単で24時間365日の対応が可能です。FAQページの設置で顧客対応の工数削減で業務効率化や対応品質を向上できます。

総合的な顧客対応業務の効率化にZendeskの導入がおすすめです。

失敗しないメール共有システムの10の選び方

メール共有システムの選び方を紹介します。次の10項目を確認してシステムを比較すると、自社にあったシステムをみつけやすいです。

必要な機能が搭載されているか

自社が必要とする機能が搭載されいているメール共有システムを選びましょう。

顧客対応やメールの管理・情報共有に自社が抱えている課題を洗い出し、自社課題の解決に必要な機能があるシステムを絞り込むと、自社に最適なメール共有システムを選びやすいです。

顧客対応業務の効率化を重視する企業には、自動返信機能やメールの振り分け機能が充実しているメール共有システムが向いています。

導入実績や費用面もシステム選びでは重要ですが、自社の課題解決に必要な機能の有無でメール共有システムを選びましょう。

カスタマイズしやすいか

メール共有システム選びでは、カスタマイズのしやすさを確認しましょう。

カスタマイズ性が高いシステムは、自社の状況に沿って機能を追加したり、条件を調整したりしやすいです。また自社の現状だけでなく、将来的に発生する課題にもカスタマイズ性が高いメール共有システムなら対応できます。

自社の事業成長や今後の展望も踏まえてメール共有システムを選ぶと良いでしょう。

メールの誤送信に対応できるか

メール共有システムはメールの誤送信に対応できるシステムを選びましょう。

メール共有システムに搭載されている誤送信対策の機能は次のとおり、複数の種類があります。

メールの誤送信からトラブルに発展する場合があり、ときには大きな売上機会損失につながるケースもあります。メールの送信キャンセルや宛先の複数人でのチェックなど、誤送信を防止する機能が搭載されいてるシステムを導入すると、安心してメール対応できます。

誰でも使えるほど操作性がよいか

誰でも使えるほど操作性が高いメール共有システムを選びましょう。

メール共有システムを導入したものの専門知識がない方にしか扱えないなら、メール対応の属人性を下げることはできません。操作性がよくアルバイトや新入社員でも使いやすいシステムなら、社内で十分機能すると期待できます。

ただし操作性を重視してデザインやUIのシンプルさだけでメール共有システムを選ぶと、機能の不足やカスタマイズ性の低さを感じる可能性があります。メール共有システムを選ぶ際は、トライアルで実際の使用感を確認しましょう。

適正な価格で導入・運用できるか

適正な価格で導入し運用できるメール共有システムを選びましょう。

多機能でカスタマイズ性が高いシステムは便利ですが、コストが高すぎると導入が現実的ではありません。予算内で使用できる製品の中から費用対効果が高いメール共有システムがおすすめです。

コストを比較する際は初期費用だけでなく、月額料金やオプション料金などトータルでかかる費用を比較してください。

無料トライアルがあるか

無料トライアルがあるメール共有システムは、実際の使用感を確かめられるためミスマッチが起こりにくいです。

スペックや口コミだけを比較してシステムを導入すると、自社の体制にあっていない場合や自社課題の解決に効果的でない場合があり、使いにくい可能性があります。トライアルを利用して実際の操作や機能を確かめると、自社にあったシステムかの判断が簡単です。

メール共有システムを比較する際は、無料トライアルが可能か確認しましょう。

複数のECサイト・外部システムと連携できるか

複数のECサイトや外部サイトと連携できるメール共有システムを選びましょう。

外部システムとの連携できると、他システムの顧客対応を含めて1つのシステムで管理できます。受発注のシステムと連携し、問い合わせしたユーザーの履歴にもとづいた対応をスムーズにおこなえます。

Yahoo!ショッピングや楽天など、ECモール独自の問い合わせ方式に対応できるメール共有システムも便利です。自社の既存システムと連携できるかもメール共有システム選びの指標にしましょう。

モバイル端末に対応しているか

モバイル端末に対応したメール共有システムを選びましょう。

スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末でも操作できるメール共有システムなら、場所や時間を問わずメールの管理や返信対応できます。モバイル端末対応のシステムはテレワーク推進や働き方の柔軟性を高める際に効果的です。

サポート体制に力を入れているか

サポート体制が整っているメール共有システムを選ぶと、専門知識がなくても導入しやすいです。

サポート体制は次の点を確認しましょう。

メール共有システムごとにサポートの内容や体制が異なります。コストを抑えてシステムを導入したものの、サポートが手薄で使い方が分からない場合やトラブル対応に困る場合が頻発すると、業務の効率化にはつながりません。

安心してシステムを運用できるサポート体制が整ったシステムを選びましょう。

セキュリティ体制が優れているか

セキュリティ体制が優れているメール共有システムを選びましょう。

メールは機密性が高い自社の情報や顧客情報を取り扱うため、安心して運用できるメール共有システムの導入が必要です。セキュリティ体制が優れているかの判断は、次の項目を確認しましょう。

コスト面や機能性だけでなく、信頼して運用できるかをメール共有システム選びでは重視してください。

メール共有システムとは何

メール共有システムは社内の複数人でメールを共有し、管理や対応をおこなえるシステムです。

問い合わせやクレームなどのメールでの顧客対応は複数人でおこないますが、情報共有ができていないと対応の漏れや遅れ、重複対応などのトラブルが起こりやすいです。メール共有システムを導入すると、チームや部署内でメールの内容や対応を共有でき、対応の漏れや二重対応を防止できます。

さらにテンプレート機能やメールの振り分け機能など、対応業務を効率化できる機能を搭載したシステムが多く、顧客対応業務全体の効率化が期待できます。

メール共有システムで使える8つの機能

メール共有システムで利用できる8つの機能を紹介します。

ステータス管理機能

ステータス管理機能はメールの対応状況をステータスで表示させる機能です。

対応状況を一覧で管理でき、漏れや二重対応を防止できます。

コメント・チャット機能

コメント・チャット機能はメールごとに、社内向けの相談ができる機能です。

メールごとに社内で協議が必要な場合や複数人で確認が必要な場合、コメント・チャット機能でコメントを残したりチャットで意見を交換したりできます。メールにへの対応方針を統一できるため、社内での認識のずれが生じにくいです。

二重対応防止機能

二重対応防止機能はすでに他の人がメールを送信している場合、返信にロックがかかる機能です。

ステータス管理機能での対応状況の確認に加えて、二重対応防止機能で複数人が同一メールに返信するリスクをさらに避けられます。

テンプレート機能

テンプレート機能は事前に作成したメールのテンプレートを保存・共有する機能です。

テンプレートの活用でメール文章作成業務を効率化できます。またテンプレートの共有で複数人で返信した場合の文章のばらつきを防止できます。

メール自動振り分け機能

メール自動振り分け機能はメールを担当者・部署に自動で振り分ける機能です。

事前設定した通りにメールが振り分けられ、各担当者・部署に必要なメールだけが届き、無駄な確認作業を削減できます。

ラベリング機能

ラベリング機能はメールにラベルを振り分ける機能です。

「クレーム」「大至急」などメール本文を確認しなくても、メールの目的や緊急性の確認を可能にして業務を効率化できます。

顧客管理機能

顧客管理機能は顧客情報をまとめて管理する機能です。

顧客管理機能では主に次の顧客情報を管理できます。

対応履歴確認機能

対応履歴確認機能は顧客ごとの対応履歴を確認できる機能です。

次の項目を検索せず、ワンクリックで確認できます。

顧客とのやりとりをすぐに確認でき、スムーズな顧客対応が期待できます。

メール共有システムを使う5つのメリット

メール共有システムを利用する5つのメリットを紹介します。

メールの対応状況がリアルタイムで確認できる

メール共有システムを使用すると対応状況をリアルタイムで確認でき、メール対応業務の効率化や対応品質の向上に効果的です。

複数人で問い合わせの管理や返信をおこなう場合、「どのメールに誰がどう対応したか」の確認が欠かせません。メール共有システムには次の機能があり、メールの対応状況を簡単に確認できます。

また対応履歴を参考に他の社員が対応ノウハウを学ぶことで、担当者間の対応品質のばらつきを削減できます。

対応漏れや送信遅れなどによる機会損失が避けられる

メール共有システムでは対応状況を一目で確認でき、対応漏れや送信遅れを防げます。メール未対応が原因で生じる機会損失を避け、顧客獲得や売上向上が期待できます。

また担当者や部署にメールを振り分ける機能や二重対応防止機能の活用で、無関係なメール確認の工数や重複対応を削減でき、業務効率化が可能です。

メールの確認や振り分け、対応の遅れなどを課題としている場合、メール共有システムの導入でスムーズかつ抜けのない対応が期待できます。

メールの情報共有負担が削減できる

メール共有システムの使用で情報共有の負担を減らせます。

顧客とのメール対応時にCCで情報を共有したり、顧客管理をExcelやスプレッドシートなどの表計算ソフトで行う企業は多いです。メール共有システムを使用すると、メールを複数人で管理し、情報をリアルタイムで共有できます。

テンプレートの活用や対応履歴の確認で過去の対応を検索する手間を省き、最新の情報や対応をすぐに引き出せます。情報共有の作業に時間がかかっている企業では、メール共有システムの導入による業務効率化を実感しやすいです。

文面作成・返信文作成が効率化できる

メール共有システムメールの使用で、メールの文章をテンプレート化できるため、文面作成の時間を削減できます。

全ての問い合わせに担当者が一からメールの文面を作成する場合、対応に時間がかかるうえに対応品質も担当者ごとにばらつきやすいです。メール共有システムのテンプレート機能を活用すると、担当者の負担を軽減しつつ顧客対応をスピードアップできます。

メール文面作成の業務効率化や顧客対応品質の均一化が課題の企業には、メール共有システムの導入が向いています。

テレワークでメール共有業務もこなせる

メール共有システムがモバイル対応している場合、テレワークでメール共有業務をこなせます。

社内のデバイスでのみメールの確認や返信ができる状態だと、テレワークの導入を進めることが難しいです。モバイル対応のメール共有システムを使用すると、自宅や出先でも業務に関するメールの内容や担当者、対応内容をリアルタイムで確認できます。

テレワーク推進や在宅勤務を含めた働き方の柔軟性など、従業員の働きやすさの向上にもメール共有システムの導入は効果的です。

【まとめ】自社の課題が解消できる機能を持つメール共有システムを選ぼう

メール共有システムはメールでの顧客対応業務の効率化や対応品質の向上が期待できるシステムです。

自社にあったメール共有システムを選ぶ際は、まず自社の顧客対応業務の課題を明らかにしましょう。明確になった自社の課題解決に効果的な機能を搭載したシステムを絞り込むと選びやすいです。

メール共有システムは機能だけでなく、費用面やセキュリティ面、サポート体制などを考慮して総合的に使いやすいシステム選びが重要です。できるだけ無料トライアルを実施し、実際の使用感・操作感を確かめるとシステム選びの失敗を避けられます。

自社に最適なメール共有システムを選び、顧客対応業務を効率化しましょう。