入退室管理システム3選!システム比較時のポイントを解説!【2024年11月最新】

2024年11月20日

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「どの部屋に」「誰が」「いつ」入退室したかを管理する入退室業務に課題を抱えている方は多いのではないでしょうか?

入退室管理システムを利用すれば、これまで都度対応していた入退室管理業務を自動化しつつ、オフィスセキュリティが高められることで社員がさらに働きやすい環境の構築が可能です。

この記事では、主に総務部などの負担となりやすい入退室管理業務の効率化や、便利なオフィス作りに役立つ入退室管理システムについて解説します。

おすすめのシステム3選や、システム比較時に見るべき点も紹介しているのでご参考にしてください。

入退室管理システムとは?

入退室管理システムとは、オフィス内の入退室に関する業務やデータを包括的に管理するシステムです。

入退室情報は各ドアに設置した認証機器を通してシステムに集められ、「誰がどの部屋にいつ出入りしたのか」を遠隔でチェックできるようになります。

また、認証機器を設置したドアはICカードや指紋などを使わないと開閉できなくなるため、オフィスのセキュリティ性を向上させるのにも役立ちます。

「業務を効率化させる執事役」だけではなく、「社員や機密情報を部外者から守る番犬役」としても生かせるのが入退室管理システムの特徴です。

入退室管理システムを導入する7つのメリット

入退室管理システムを導入すると、オフィスのセキュリティ性が高まったり、社員や来客者の入退室状況の管理がしやすくなったりと、さまざまなメリットが得られます。

社員が多ければ多いほど負担になりやすい入退室業務を効率化できるため、総務部や人事部の負担を減らして生産性を向上させるのにもおすすめです。

ここでは、入退室管理システムを導入する7つのメリットを一つずつ解説するので、入退室業務に課題を感じている方はぜひご参考にしてください。

不法侵入による情報漏えいを防止できる
入退室管理業務を効率化できる
勤怠管理業務を効率化できる
警備にかかる人件費を削減できる
空きスペースを活用したビジネスに活かせる
災害発生時の安否確認が行いやすくなる
自作した入退室管理システムより運用しやすい

不法侵入による情報漏えいを防止できる

入退室管理システムで部外者の立ち入りに規制をかけ、オフィスのセキュリティ性を高められれば情報漏えいのリスクを大幅に下げられます。

社員が持つICカードや、限定的に発行されるQRコード、指紋や顔の生体反応で認証しないと入退室ができないため、万が一オフィス内に侵入できても重要な部屋への侵入は防げるのです。

また、認証システムを取り入れると「どこ」に「誰」が「いつ」入室したかが履歴で残ります。

仮に情報漏えいが起きても入退室履歴を参照することで怪しい人物をリストアップでき、犯人探しが容易になるのです。

入退室管理業務を効率化できる

部屋ごとの予約管理や、会議室の鍵の受け渡し、来客の出迎えといった入退室管理業務は突発的に起きやすく、目の前の業務を中断させかねません。

受付・取次業務による集中しにくい環境を改善する際にも、入退室管理システムが役立ちます。

たとえば、会議室の空き状況確認や予約・キャンセルなどは、総務部や人事部を通さずに社員が直接行えるようになります。

会議室などの入退室にも普段のICカードを利用できるシステムなら、鍵の受け渡し対応も省略できます。

また、よくあるのが、誰かが鍵を持って退社したため、残った社員が部屋に入れず業務に支障をきたすケースです。

従来では解決困難なケースですが、入退室管理システムを利用すればツール上でICカードの権限変更ができるため、早急にトラブル対応もできます。

勤怠管理業務を効率化できる

入退室管理システムを利用すれば、適切な勤怠管理や労働時間の把握が行いやすくなります。

オフィスのあらゆる部屋やビルの入口などの入退室履歴が残るため、休日出勤や残業時間、休憩時間の取得状況を適切に管理でき、労働基準法に沿った勤怠管理が容易になります。

また、入退室認証が打刻代わりになるため、社員の打刻忘れを削減することも可能です。

これまで打刻前後に仕事をしていた社員も可視化されるため、労務環境の改善にも生かせるでしょう。

警備にかかる人件費を削減できる

入退室管理システムの導入で、オフィス警備にかかる人件費も削減できます。

警備員による来客者や不審者の直接確認は不法侵入を防ぐ効果がありますが、長期間警備員を雇い続ければその分の人件費も発生します。

そこで、人件費を削減しつつオフィスや社員を守るのに入退室管理システムの導入がおすすめです。

限られた人しか入退室できない環境を作れば従来より少ない警備員でセキュリティ対策ができ、コストの削減もできます。

仮に夜間などに不審者が侵入しても、システムの警備機能が作動すれば警備会社に通報がいくため、被害を最小限に抑えることが可能です。

空きスペースを活用したビジネスに活かせる

入退室管理システムを利用すれば、空きスペースを利用した「シェアリングサービス」といったビジネスに参入しやすくなります。

昨今、シェアリングサービスとして特に拡大しているのが「コワーキングスペース」や「貸出型ホテル」、「倉庫」などです。

持て余している空間を上記のような形で貸し出すことで、自社がその空間を活用するまでの間も利益を得続けられます。

こういったサービスは最小限の常駐スタッフと入退室管理システムで管理しやすいため、投資額・人件費共に抑えながら営業できるのです。

事前審査を通過できる人のみ会員にし、入退室時に認証を行えば不法侵入の可能性を大幅に減らし、他の利用者の安全も確保できます。

入退室管理システムは人の代わりに空間の安全を確保するため、少ない人数で新たな事業を立ち上げたい時にも役立つのです。

災害発生時の安否確認が行いやすくなる

入退室管理システムの入退室記録を利用すれば、災害発生時に社員の命を守れる可能性が高くなります。

万が一避難が必要になるほどの災害が起きた場合、出社した社員の安否確認には避難先での点呼が必要です。

持ち運べるPCなどで入室記録をもとに点呼を行えば、社員が全員逃げ切れたかすぐに確認できます。

仮に点呼で不在者が見つかった場合は、救急隊や消防隊に不在者の入室先を伝えることで迅速な救助につなげられるでしょう。

入退室管理システムは会社の機密情報を守るだけではなく、災害時に負傷者や死傷者の発生を防ぎ、いち早く事業を復旧させる「BCP対策」にも生かせるのです。

※BCP対策：災害や事故の発生時に早急に事業を復帰・継続させるための取り組み

自作した入退室管理システムより運用しやすい

インターネットで配布されているテンプレートやマクロを利用すれば、入退室管理システムの自作も不可能ではありません。

システムを自作すれば導入コストや運用コストを抑えられるため、自作システムでの入退室管理を検討する方もいるでしょう。

しかし、そもそも入退室管理業務を効率化したい場合や、より高いセキュリティ性を求める場合、自作の入退室管理システムで業務をカバーしきるのは困難です。

なぜなら、企業提供のシステムには、24時間365日の運用や、不具合への対策をサポートセンターに任せられるという圧倒的な強みがあります。

さらには、専用機器を利用したセキュリティ性の高い入退室を実現しやすいのも企業提供のシステムならではです。

自作システムだと、仮に担当者がいても他業務の進捗によってシステム対応を最優先にできなかったり、担当者の退職によってシステムを誰も管理できなくなったりする恐れがあります。

入退室業務の効率化や自動化を図るのなら、企業提供のシステムを導入するのがおすすめです。

入退室管理システムの価格相場は?無料で使えるの?

無料で利用できる入退室管理システムは、簡単な受付業務や取次業務といった基本的な機能にしか対応していません。

関連記事>>受付システム比較時のポイントや導入時の注意点を解説

厳密に入退室を管理し、オフィスのセキュリティ性を高めるには、有料でも扉ごとに専用の認証機器を設置するのが賢明です。

以下の表で認証機器ごとの導入費用相場を紹介するので、ご参考にしてください。

認証機器	特徴	費用相場
暗証番号認証（テンキー）	暗証番号を入力して扉を解錠	10万円〜25万円
IC認証	ICカードを機器にタッチして解錠	20万円〜50万円
スマートフォン認証	スマートフォンを機器にタッチして解錠	0円〜10万円
生体認証	指紋や顔で認証して解錠	30万円〜100万円

暗証番号認証やスマートフォン認証を用いた入退室管理システムは比較的安価で導入可能です。

しかし、指紋や顔、静脈といった生体反応で認証するシステムはより高機能な機器を導入するため、初期費用も高くなります。

入退室管理システムの導入費用は見積もりのうえで決まることが多いため、気になるシステムがあった場合は資料請求や問い合わせを行うのがおすすめです。

入退室管理システム	特徴
BIVALE入退室管理サービス	24時間365日、日立のサポートセンターに管理を任せられる。
アマノ	役職や性別といった属性別に柔軟に入退室可否を決められる。
Akerun	電池式の錠前を設置して運用できるから簡単にセキュリティを強化できる。

初期費用	業務委託契約なら0円
利用費用	月額1万円〜
無料サポート	あり
無料トライアル	なし
運営会社	株式会社日立ビルシステム
公式サイト	https://www.hbs.co.jp/products/security/acs_feature.html

初期費用	要問い合わせ
利用費用	要問い合わせ
無料サポート	あり
無料トライアル	オンライン・訪問デモあり
運営会社	アマノ株式会社
公式サイト	https://www.tis.amano.co.jp/product/line-up/access-control/

初期費用	0円〜
利用費用	要問い合わせ
無料サポート	あり
無料トライアル	あり
運営会社	株式会社Photosynth
公式サイト	https://akerun.com/entry_and_exit/

入退室管理システムの比較時に見るべきポイントは?

多くのシステムを比較することで、自社課題の解決につながるピッタリの入退室管理システムが見つけやすくなります。

ここでは、システム担当の方が入退室管理システムを比較しやすいよう、見るべきポイントを9つ解説します。

そのままシステム選びの基準にできるポイントを集めたので、ぜひご参考にしてください。

導入によって目的を果たせるか?
オフィスのセキュリティ強化に役立つか?
会社規模に合わせた導入が行えるか?
導入によって社員にもメリットが生まれるか?
さまざまな設置場所に対応できる解錠手段が揃っているか?
サポート・管理体制が優れているか?
他のシステムとの連携性に優れているか?
予算に見合ったシステムか?
空きスペースビジネスに活かせるか?

導入によって目的を果たせるか?

「入退室管理業務を効率化して他の業務に集中しやすい環境を作りたい」

「入退室時の認証方法を強化してオフィスのセキュリティ性を高めたい」

入退室管理システムの導入を検討している方は、上記のようなさまざまな課題を感じているはずです。

システムを選ぶ際には、自社課題を解決できる機能が搭載しているかしっかり確認しましょう。

多数の企業が利用しているという理由だけでむやみに導入しても、必ず自社に適合するわけではありません。

導入して目的を果たせるかという明確な視点を持ってシステムを比較し、予算を無駄にしないしないようにしましょう。

オフィスのセキュリティ強化に役立つか?

入退室管理システムを比較する際、オフィスのセキュリティをどのくらい強化できるかという視点は失ってはいけません。

高いセキュリティ性を求めるなら指紋や声を利用してドアを解錠する「生体認証」に対応したシステムがおすすめです。

しかし、生体認証に対応したシステムは初期費用・運用費用が高くなりやすく、会社によっては予算内での導入が困難な場合もあります。

このようなケースでは、「ICカード×暗証番号」といった二段階認証を搭載したシステムなども検討し、予算内で極力高いセキュリティ性を整えられるシステムを探すのも良いでしょう。

また、オフィスのセキュリティを高める際には、外部ばかりに目を向けるのではなく、内部関係者からの犯行を防ぐことにも注力する必要があります。

入退室管理システムなら部屋ごとの入退室情報をログで残せるため、万が一内部犯行が起きても犯行時間とログを照らし合わせることで犯人を絞り込むことが可能です。

会社規模に合わせた導入が行えるか?

会社規模に合った入退室管理システムを選ばないと、以下のような問題が発生する可能性があります。

来客が多いのに受付・取次機能が優れていないシステムを導入し業務効率化できていない
多くの社員が通るドアに認証時間が長い機器を導入し入退室の負担が増えた
機密性の高くない部屋に生体認証を設置してしまいコストが余分にかかっている

このように、会社規模や特性に合わせたシステムを導入しないと、かえって業務負担やコストが増える恐れがあります。

社員が少ない企業はオーバースペックなシステムを導入して運用管理の負担が増大、逆に社員が多い企業は機能不足によってセキュリティリスクを抱えやすいため注意が必要です。

導入によって社員にもメリットが生まれるか?

企業全体の生産性を高めるには、社員や来客者にもメリットを生むシステムを選ぶことが重要です。

たとえば、社員証にNFCタグを貼るだけでICカードとして利用できるシステムなら、仮に紛失しても権限変更とシールの貼り直しをすれば簡単に再発行できます。

また、勤怠システムと連携できるシステムなら入退室と同時に打刻を押せるため、業務前後のちょっとした時間を有効活用しやすくなるでしょう。

管理職だけではなく、頻繁に入退室を繰り返す現場の人々の働き方にもフォーカスしてシステム選びを行うと企業全体で業務効率化が図りやすくなります。

さまざまな設置場所に対応できる解錠手段が揃っているか?

より豊富な解錠手段に対応した入退室管理システムを選ぶと、自社の環境や方針に合わせて安全に働ける環境作りがしやすくなります。

解錠手段が多いと各部署や役職、エリアごとに応じて適切なセキュリティレベルを設定できるため、社員の利便性を高められます。

たとえば、一般社員が集まる環境ならICカード認証、機密情報を扱うサーバールームは指紋認証と暗証番号の二段階認証というように、場所や用途に応じて認証方式を設定可能です。

多様な解錠手段に対応していると、セキュリティを高めたうえで便利なオフィス作りができ、効率的に業務を進めやすくなります。

サポート・管理体制が優れているか?

入退室管理システムをよりスムーズに運用するなら、導入前にサポート体制や管理体制にも目を向けておきましょう。

システム単体でも不法侵入や情報漏えいへの対策は可能ですが、サポートセンターによるバックアップ体制が整っていると急なトラブルが起きても対応しやすくなります。

特に、24時間365日監視体制が整っているシステムなら社員がいない夜間帯の不法侵入にも迅速に対応でき、被害を最小限に抑えられます。

また、システムトラブルや機器の故障によって入退室ができなくなった場合でも、サポートに連絡するだけで迅速な復旧が可能です。

他のシステムとの連携性に優れているか?

入退室管理システムを導入する際は、他システムとの連携性に優れたものを選ぶと効率化・自動化できる業務の幅が広がります。

別の業務を改善する際、システム同士を連携できたほうが情報を管理しやすいうえに、相乗効果も望めます。

たとえば、入退室管理システムと連携することが多いのが「勤怠管理システム」です。

これらを連携すると入退室ログを参考に正確な勤務時間を把握でき、勤怠管理の手間を省きやすくなります。

また、SlackやChatworkといったチャットツールと連携すれば来客者の到着がチャットで通知されるため、総務部などの負担になりやすい取次業務もなくせます。

予算に見合ったシステムか?

どれだけ優れたシステムでも、会社の予算に収まらないと導入は困難です。

予算内でシステムを導入したい場合は、導入・運用費用を特に変動させやすい「システムの形式」について理解するのが良いでしょう。

システム形式には、自社に合わせたサーバーを構築する「オンプレミス型」と、ネット接続していれば利用できる「クラウド型」が存在します。

前者はカスタマイズ性やセキュリティ性が高いかわりにコストが高く、後者はインターネットのセキュリティ対策が求められるかわりにコストが低いという特徴を持っています。

中小企業で社員が少ない場合や、できるだけコストを抑えたい場合は、クラウド型のシステムを中心に探すことで予算内で導入しやすくなるでしょう。

空きスペースビジネスに生かせるか?

空きスペースビジネスに生かせる機能を持ったシステムを選ぶと、余った不動産を活用しやすくなります。

たとえば、24時間ジムやレンタルスペースなどを運営する場合は予約機能や本人確認機能を搭載した入退室管理システムの導入がおすすめです。

システム上で利用者の情報を常に把握できるため、その場に社員がいなくても営業状況や安全確認ができます。

多くの入退室管理システムは、そのまま空きスペースビジネスで利用しやすい機能を搭載しているため、オフィス以外の場所で利用する視点を持ってシステム比較をするのも良いでしょう。

入退室管理システムの導入方法は?

入退室管理システムの導入方法は、設置するオフィスや扉の種類によって異なります。

ここでは、扉の鍵タイプ別の導入方法を解説するので、自社で利用されている鍵タイプと照らし合わせながらシステム選びのご参考にしてみてください。

利用中の物理鍵を流用する場合
自動ドアに設置する場合
鍵自体を変更して導入する場合

利用中の物理鍵を流用する場合

物理鍵とは、鍵穴に鍵を差し込んで施錠する「シリンダー錠」と、部屋側についている施錠用のつまみである「サムターン錠」がセットとなっている一般的な鍵です。

このタイプの鍵を用いて入退室管理システムを導入する際は、基本的に後付けのコントローラーを設置すると利用を始められます。

大規模な工事が必要なく、比較的安価で導入しやすいことからオフィス移転や設置数を増やしたい時も迅速に対応可能です。

自動ドアに設置する場合

自動ドアに設置する場合は、自動ドアの電力供給元である基盤などに認証機器などの電気錠を設置します。

設置作業は専門スタッフに任せられますが、配線工事を必要とするため物理鍵と比べると設置に時間とコストを要しやすくなっています。

鍵自体を変更して導入する場合

システム専用の鍵を導入する場合、鍵自体を丸ごと交換するケースもあります。

このようなタイプは、後付けタイプのコントローラーより外れにくく、耐用年数も長いのが特徴です。

また、自動ドアのケースと同様に専門スタッフが設置業務を行うため、会社側で設置する負担も省けるのが魅力となっています。

入退室管理システムで用いられる認証方法を紹介

入退室管理システムでは、主に4つの認証方法が用いられています。

どの認証方法の入退室管理システムを選ぶかは、自社の規模や解決したい課題に加え、どのくらいの秘匿性を求めるかによって異なります。

ここでは各方法の特徴を解説するので、自社で生かせる認証方法を探すためのご参考にしてください。

【暗証番号】事前に決めた番号を入力して認証
【ICカード】社員証などをかざして認証
【生体認証】顔や指紋などで認証
【スマホ認証】専用アプリで認証

【暗証番号】事前に決めた番号を入力して認証

暗証番号で認証するシステムなら、社内で決めた番号を用いて入退室ができます。

物理的な鍵がいらないため、鍵をどこかに置き忘れたり、誰かに盗まれたりするリスクがないのが魅力です。

また、暗証番号は定期的に変更できるため、一定のセキュリティ性にも期待できます。

【ICカード】社員証などをかざして認証

ICカードで認証するシステムなら、非接触で簡単に入退室可能です。

社員証にシールを貼ってICカードとして利用できるケースもあるため、全社員分のICカードを用意する手間も省けます。

また、物理的な鍵より複製難易度が高く、ICカードごとの権限も変更しやすいことから、セキュリティ性を担保しつつ柔軟に利用できるのも強みといえるでしょう。

【生体認証】顔や指紋などで認証

顔や指紋などを用いる生体認証は、数ある認証方法のなかでもトップレベルのセキュリティ性を誇ります。

一人ひとりの体の特徴を利用した認証方法なので、ICカードのように偽造やなりすましによる入退室はほぼ不可能です。

特に、指の静脈の形を読み取って本人チェックする「静脈認証」は偽造できる可能性が著しく低く、大手金融機関や役所などでも導入されるほどのセキュリティ性となっています。

【スマホ認証】専用アプリで認証

スマホ認証では、社員のスマートフォンにダウンロードした専用アプリなどを利用して入退室を行います。

わざわざICカードを用意する必要がなく、スマホごと紛失しない限り入退室ができなくなることはありません。

また、来客者に一時的な入退室用QRコードを発行する場合もスマホ認証が適しています。

QRコードがあれば総務部などを挟まずに担当者と会えるため、導入側は取次業務を省けて、来客者側は待ち時間なく用事を済ませられるという双方のメリットがあります。

まとめ：入退室管理システムは目的を明確にしてから比較しよう

入退室管理システムを導入すれば、豊富な認証方法によって不法侵入や情報漏えいを防げるだけでなく、来客対応や労務管理を簡素化することで業務効率の向上も図れます。

社員や来客者がオフィスを利用しやすくなるため、会社に対して良い印象を抱くことにもつながるでしょう。

また、連携性に優れたシステムを導入すれば各部署同士の取り組みもスムーズとなり、会社全体で生産性を高めやすくもなります。

入退室管理やセキュリティに関する課題をピンポイントで解決できる機能を優先しつつ、会社の将来性も考慮しながら商品選びをすると長く利用できるシステムと出会いやすくなるでしょう。

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