取引先や飛び込み営業など、会社への来訪者に対する受付業務に課題を感じている方は多いのではないでしょうか。
受付システムを正しく比較したうえで導入すると、他の業務を中断して行っていた受付業務を省けるうえに、来訪者もより早く担当者と面会できるようになります。
この記事では、数ある受付システムから厳選した3社の紹介と共に、比較時のポイントを解説します。
会社の第一印象を決めかねない受付業務の改善を図りたい場合はご覧ください。
受付システムとは?主な機能を解説
取引先の方が来訪した際、主に総務部が最初に対応をして担当者につなぐ受付業務が必要となります。
しかし、この作業は担当部署にとっては突発的に発生するケースも多く、着手していた業務の手を止めてまで対応せざるを得ない場合も少なくありません。
そんな時に救世主となるのが「受付システム」で、会社にとって必要ながら労力がかかる受付業務を効率化するのに役立ちます。
ここでは受付システムが具体的にどのようなことに対応できるのか解説するのでご参考にしてください。
無人での来訪者受付・通知機能
これまで人が行っていた来訪者の受付業務や取次業務を任せられるのが、受付・通知機能です。
来訪者が受付システムをダウンロードしたタブレット端末や専用筐体で会社や担当者の選択を行うと、SMSやチャットツール、メールなどに通知が発信されます。
内線を利用して行っていた受付業務をシステムに任せられるため、受付担当の方が業務を中断する必要性がなくなるのです。
また、来訪者専用のQRコードを発行できるシステムなら、QRコードがないと入館できないためオフィスのセキュリティ性を高めることもできます。
他にも、入館カードの発行に対応したシステムがあるため、セキュリティゲートがあるオフィスでも活用可能です。
来訪者の事前アポイントメント機能
主に「打ち合わせの日程調整」と「上長などの承認作業」をスムーズに行うための機能となります。
日程調整では取引先などの来訪日時に合わせて会議室を自動的に予約したり、当日のスケジュールを前もってメールで送信したりできるため、アポイントメント管理が飛躍的に楽になるのです。
また、システムに登録したアポイントメントについては上長から承認を受けることもできます。
上長に内容を確認してもらえれば、他の来訪者とのバッティングを防ぎやすくなるうえに、誰が来訪するか事前に把握してもらうことでオフィスセキュリティの向上にもつながるのです。
来訪者情報の一元管理機能
来訪者情報の一元管理機能を利用すれば、来訪者の会社情報や滞在時間、話し合いの内容といった詳細情報をシステム上で管理できます。
来訪目的、面会担当者、訪問頻度や、やり取りについてもデータとして残せるため、顧客対応の見直しや業務の引き継ぎに役立てることも可能です。
また、来訪者に関する情報を社内で共有することで、一貫性のある対応を実現することにもつながります。
過去のメールを見返して来訪者の情報を確認する必要もなくなるため、業務の効率化にもなるでしょう。
来訪者情報の一元管理は、単に情報を管理するだけではなく、実際の対応力を向上させるためにも生かすことができます。
受付システムと入退室管理システムの違いとは?
受付システムと似たシステムとして、「入退室管理システム」が挙げられます。
入退室管理システムは、オフィス内の部屋ごとに専用の鍵などを設置することで入退室を管理できます。
「いつ」「だれが」「どの部屋を」「どのように」利用したのか確認できるうえに、部屋の予約も可能なためオフィスのセキュリティ向上や利便性のアップにつながります。
一方、受付システムはあくまでも外部からの来訪者への対応業務の効率化や強化に重きを置いたシステムです。
なかには座席予約といった入退室管理システムに似た機能を搭載したものもありますが、基本的には来訪者の案内業務や取次業務などを省くのが主な役割となっています。
どちらも業務効率化に便利ですが、受付システムは外部に、入退室管理システムは内部の人間にそれぞれ恩恵が大きいといえるでしょう。
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受付システムの必要性や普及した理由は?
受付システムが普及したのは、主に2つの要因が影響しているといえるでしょう。
1つ目は、新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、多くの企業で衛生対策が見直されたことです。
感染症の拡大を防ぐためにも、来訪者とはなるべく対面せずに受付を行うことが重要となりました。
受付システムを導入すればシステムを通じて対応できるため、集団感染の確率を下げられるうえに、仮に感染者が出た場合は来訪履歴を通じて濃厚接触者を探すことも可能です。
2つ目は、総務部の業務効率化を図るという点です。
従来、総務部などは会社運営に関わるさまざまな業務を担当する部署です。
しかし、度重なる来客対応により本来の業務が中断され、業務効率が著しく低下する問題が増加していきました。
そのなかで受付システムが誕生し、負担となりやすい受付業務を任せられるうえに、効率すら高められることが徐々に広まり、多くの会社でも導入されるようになったといえます。
受付システムを導入する6つのメリット
受付システムを導入すると、さまざまな時間帯に来社する方の対応業務をシステムに任せられるようになります。
これまで受付業務を担当していた部署は別の業務に集中しやすくなり、各アポイントメントの担当者は来訪者を待たせることなく出迎えやすくなるのです。
このように、受付システムは会社全体に良い影響を及ぼし、業務の効率化などを推進しやすくします。
さらに詳しいメリットを6つ解説していくので、受付システムの強みを知りたい方はご参考にしてください。
- 受付業務の効率化を図れる
- 来訪者の待ち時間短縮を実現できる
- オフィスをフリーアドレス化できる
- 来訪スケジュールを管理しやすくなる
- オフィスのセキュリティを強化できる
- DX化によるイメージアップにつながる
受付業務の効率化を図れる
受付システムを導入すると、これまで手作業で行っていた来訪者情報の記入や担当者への連絡といった業務を自動化できるようになります。
来客者用の名札プレートを渡したり、担当者への取次業務を度々行う手間を省けるため、受付対応に時間を取られることなく、本来の業務に注力しやすくなるのです。
特に、来客対応を兼務することが多い総務部や人事部のスタッフは、別の業務に取り組む時間を増やせることで仕事時間の短縮が実現しやすくなるでしょう。
受付システムで受付業務を省人化できると、他業務の効率も高まることで残業時間の短縮につながるなど、別の部分でも恩恵が生まれるのです。
来訪者の待ち時間短縮を実現できる
タッチパネルやタブレットを用いた受付システムでは、来訪者自身が必要事項を入力するとシステムが担当者に来訪通知を送信します。
これまでは取次担当が担当者に連絡するまでの時間がそのまま来訪者の待ち時間となっていました。
しかし、受付システムは受付担当を介さずに担当者に直接通知を送ることから、来訪してからすぐに担当者と面会できるのです。
また、事前に登録したアポイントメント情報と来訪者の情報の照会が瞬時に行われることから、「アポを取ったはずなのに担当者と会えない」という事態も防げます。
「受付で長時間待たされた」という不満を与えずに済むため、取引先に対して良い企業イメージを与えるのにも役立つでしょう。
オフィスをフリーアドレス化できる
受付システムを導入すると来訪通知が社員のスマホやチャットツールに直接届くようになり、内線で到着連絡を入れる必要がなくなります。
内線を使わない業務体制が出来上がると座席の自由度が高くなり、結果的にオフィスのさまざまな場所で自由に働ける「フリーアドレス化」を実現しやすくなるのです。
フリーアドレス化は業務ごとに場所を移動して集中力を維持したり、普段会話が少ない人とのコミュニケーションを活発化させたりと、職場環境に変化を加えられます。
受付システムで受付業務を改善できると、働き方の変化も生まれやすくなるのです。
来訪スケジュールを管理しやすくなる
カレンダーアプリと連携できる受付システムを導入すると、来訪予定をデータで一元管理できるようになります。
たとえば、普段利用しているカレンダーアプリに来訪予定を登録すると、受付システムにも自動的に内容が反映されるため、二回入力する手間が省けるのです。
システム上から来訪スケジュールを確認しやすくなるため、「この時間帯なら会議が入っていないから面会可能」といった具合に、効率的なアポ調整が可能になります。
また、来訪予定のデータはシステムを通して社内でも共有できるため、情報を簡単かつミスなく伝達することにもつながります。
他にも、システムが来訪者に自動でリマインドを送信してくれる機能もあるため、「アポを忘れていた」「時間を間違えていた」といったトラブルも防ぎやすくなるでしょう。
オフィスのセキュリティを強化できる
受付システムに来訪者情報が正確に記録されることで、オフィスのセキュリティを高めやすくなります。
システムに保存された入退館データを確認すれば、「いつ」「誰が」「どの部署に」訪問したのかを即座に把握できるため、不審者の侵入を見逃すリスクが大幅に減るのです。
また、事前予約済の来訪者のみ受け付けるよう設定することで、アポのない訪問者を拒否することもできます。
特に飛び込み営業対策などに役立つため、無駄に時間を削減することも少なくなるでしょう。
入退館の記録は一定期間保存されるため、万が一情報漏洩といった事態が発生した際にも、記録を確認すれば調査をスムーズに進めやすくなります。
このように、受付システムは来訪者の受付業務を効率化するだけでなく、オフィスのセキュリティを向上させるツールとしても活躍するのです。
DX化によるイメージアップにつながる
受付システムを導入していると、来訪者に自社がどれだけDX（デジタルトランスフォーメーション）化を推進しているかアピールしやすくなります。
「この会社はデジタル化に積極的に取り組んでいる」という印象を与えられれば、ビジネスチャンスの拡大にもつなげられる可能性があります。
また、受付システムの導入は紙の受付票などを使う機会を減らし、ペーパーレス化による環境への配慮も実現できます。
受付システムを筆頭に、企業のさまざまな部分でDX化やSDGsへの取り組みをアピールできれば、業務効率化だけでなく、企業イメージの向上も図れるでしょう。
受付システムのタイプ
受付システムといえど、タイプによって得意とする業務が異なります。
導入経験がない企業におすすめのもの、受付業務以外もカバーしてくれるものなど、会社の方針や課題によって選ぶべきシステムは違ってきます。
ここでは、受付システムの4つのタイプについて解説するので、自社課題や改善したい点などと照らし合わせながらご覧ください。
- 【iPadで簡単導入】タブレットで利用する受付システム
- 【他業務の効率化も】カスタマイズや連携ができる受付システム
- 【大規模施設に】QRコードなどを用いた高セキュリティ受付システム
- 【まるで対人受付】ロボットやAIを活用する受付システム
【iPadで簡単導入】タブレットで利用する受付システム
最も導入しやすく、使い勝手が良いのは、iPadで利用できるタブレット型の受付システムといえるでしょう。
専用の筐体などを購入する必要はなく、iPadなどのタブレット端末にアプリをダウンロードするだけで利用を始められるため、コスト削減と受付業務の効率化を両立できます。
主に入口横のテーブルなどに設置し、来訪者は画面の案内に従って操作していけば担当者と面会することができます。
アプリ型の受付システムでも来訪通知やカレンダーとの連携、QRコードを利用した受付に対応しているため、機能が他タイプより見劣りすることはありません。
【他業務の効率化も】カスタマイズや連携ができる受付システム
カスタマイズ性や連携性に優れた受付システムを導入すると、受付業務以外の効率化も図りやすくなります。
たとえば、オプションで多言語対応機能を追加できるシステムを導入すれば海外からの来訪者対応が行いやすくなるだけじゃなく、語学スキルが高い社員を別の業務に就かせることも可能です。
また、検温システムを搭載したシステムなら、受付段階で感染症疑いのある方の入館を拒否することもできます。
【大規模施設に】QRコードなどを用いた高セキュリティ受付システム
会社の入口に設置するものだからこそ、特にセキュリティ性に優れた受付システムを選ぶことは会社だけではなく社員の安全を守るためにも必要です。
たとえば、来訪者にのみ専用のQRコードを発行できるシステムを選ぶと、都度コードを用いることでしか入館ができないため、関係者以外の立ち入りを制限しやすくなります。
QRコードを用いた受付システムは、多くの企業が入ったオフィスビルや多くの人が行き交う工場などで導入するのもおすすめです。
一人ずつQRコードをかざさないとドアを解錠できないため、不審者がたくさんの人に紛れて入館するのを防げます。
【まるで対人受付】ロボットやAIを活用する受付システム
最近では、ロボット本体が受付対応を行うシステムや、AIが搭載されたシステムなども多く誕生しています。
受付システムによる受付業務は効率こそ高いですが、人を介さないためどうしても無機質な対応になりがちです。
そこで、可愛らしいキャラクターロボット型の受付システムを導入すれば、業務は効率化しつつ、来訪者にも好印象を与えやすくなります。
また、AI機能を搭載した受付システムは、来訪者からのさまざまな質問に柔軟に回答できるという強みを持ちます。
システムによってはChatGPTなどを搭載しており、来訪者からされた質問や会社が設定した回答などを学習できるため、案内の精度が高まっていくのも魅力的な点です。
受付システムの利用シーンは?
受付システムといっても、使い方次第で利用できるシーンはグッと増加します。
会社規模によって受付システムの活用方法は異なるため、今後導入を検討している場合は前例などを参考に導入準備を進めていくのも良いでしょう。
ここでは、さまざまな規模の会社で受付システムがどのように利用されているか解説するので、具体的な使い道を知りたい方はご覧ください。
従業員数が少ない小規模企業のケース
小規模企業では、従業員一人ひとりの業務負担が大きいため、突然の来客対応で手が取られてしまうと、他の仕事で遅れが発生しやすくなります。
少ない人数で業務を回す企業にとって、予定外の来客対応は大きな負担となってしまうのです。
特に、アポのない飛び込み営業に対応すると、話は聞いてみたものの自社のニーズと合わないことが分かり、貴重な時間を無駄にしてしまうことも少なくありません。
このような課題を抱えている場合は、受付システムで来訪者の目的や企業などの情報をあらかじめ確認し、対応するか否かを事前に判断できる環境を作るのがおすすめです。
システムを通じてアポのない訪問を断りやすくなれば本来の業務に集中できる環境を整えられ、全体の生産性向上にもつなげやすくなります。
従業員が多い大規模企業のケース
大手企業では、受付対応を効率化しないと次々やってくる来訪者の待ち時間を増やしてしまいかねません。
そこで、来訪者対応をスムーズに行いつつ、受付業務の負担を削減するためにも大手企業では受付システムを活用しています。
たとえば、受付システムには来訪者の情報が記録されることから2回目以降の来訪時には過去の訪問履歴をもとに素早く案内を行うことが可能です。
また、特に多くの人々が集まる採用試験や入社式なども受付システムが活躍します。
オフィスに不慣れな新入社員の案内には本来多くの受付担当者が必要ですが、QRコードを用いた受付システムがあれば、最小限の人員で短時間での案内が実現できます。
このように、大手企業では来訪者への迅速な対応と社内の業務効率化を両立し、人件費の削減につなげる存在として受付システムが役立っているのです。
衛生管理が求められる食品工場のケース
食品工場では、従業員と来訪者をしっかり区別し、食べ物の安全を確保するために受付システムが活用されています。
食べ物への異物混入を防ぐことを「フードディフェンス」と呼びますが、ミスが許されない取り組みなだけに従業員以外の来訪もフードディフェンスにとってはリスクとなります。
そのため、衛生状態を維持するためにも受付システムで来訪者の存在を事前に把握し、衛生的な体制を整えることが欠かせないのです。
また、万が一出荷物などのトラブルが発生しても、受付システムがあれば来訪者履歴が残ることから原因の追求もしやすくなります。
受付システムの費用相場はどのくらい?
受付システムの初期費用相場と月額費用相場は、おおよそ以下の通りです。
| 初期費用 | 0円〜10万円程度（ロボット型・AI型は相場より高め） |
|---|---|
| 月額費用 | 4,000円〜数万円 |
受付システムは、ロボット型やAI搭載の製品を導入しない限り予算オーバーになるような費用が発生することは少ないといえます。
特に、昨今よく見られるタブレット端末の受付システムは、初期費用を端末代のみに抑えることも可能です。
すでに社用の端末があれば0円でシステムを導入し、即日で受付業務の改善を図ることも不可能ではありません。
また、月額料金も他の業務改善システムと比較すると安く抑えやすい傾向にあります。
導入する筐体数や追加オプションによって変動する点には注意しつつ、リーズナブルに業務改善できるのが受付システムの特徴ともいえるでしょう。
おすすめの受付システムを3社紹介
受付システムで受付や応対の改善を図れそうだと感じても、具体的に導入すべきはどんなシステムなのか頭を悩ませる方は多いでしょう。
そこで、ここでは数ある受付システムのなかでも多くの企業が導入している3社を厳選し、特徴を解説します。
各システムの強みをわかりやすく記載しているので、システム選びが課題になりそうだと感じる方はぜひご参考にしてください。
| 受付システム | 特徴 |
|---|---|
| 受付システムRECEPTIONIST | 元受付嬢目線で作ったかゆいところに手が届くシステム |
| moreReception | 自社に合ったタイプが選べて無料期間も3年続く |
| Acall | iPad型システムで7,000社以上が簡単導入 |
受付システムRECEPTIONIST
| 初期費用 | 0円 |
|---|---|
| 利用費用 | 5,000円〜要見積もり |
| 無料サポート | あり |
| 無料トライアル | あり |
| 運営会社 | 株式会社RECEPTIONIST |
| 公式サイト | https://receptionist.jp/ |
- 特徴1：元受付嬢のCEOが受付業務の効率化を目指して開発
- 特徴2：iPad1台で簡単に導入が可能
- 特徴3：月額課金制で使いやすい
「受付システム RECEPTIONIST」は、受付嬢を11年間勤めたCEOが現場の非効率な受付作業を解消するために開発したシステムです。iPadですぐに導入できるうえに、月額課金制で試しやすいのが特徴です。来客者があると担当者に通知が発信されるため、電話での取次業務などを省けます。
moreReception
| 初期費用 | 要見積もり |
|---|---|
| 利用費用 | 3年間無料（オンプレミス型のみ） |
| 無料サポート | あり（3年間） |
| 無料トライアル | あり（ショールームでの実機操作） |
| 運営会社 | 富士ソフト株式会社 |
| 公式サイト | https://www.fsi.co.jp/solution/morereception/ |
- 特徴1：利用開始から3年間はランニングコストとサポートコストが無料
- 特徴2：3種の筐体からオフィスに合ったタイプを選べる
- 特徴3：セキュリティゲートで利用する入館カードを発行
富士ソフト株式会社の「moreReception」は、自社にサーバー設置する「オンプレミス型」なら3年間無料で利用できます。筐体は小スペースに設置するコンパクト・カウンタータイプと床に設置するフロアタイプの3種類です。来客通知は内線やメール以外にSMSやTeamsで受け取れます。
Acall
| 初期費用 | 要見積もり |
|---|---|
| 利用費用 | 要見積もり |
| 無料サポート | あり |
| 無料トライアル | あり（1ヶ月） |
| 運営会社 | Acall株式会社 |
| 公式サイト | https://www.workstyleos.com/lp/reception-2/ |
- 特徴1：来客通知後にiPadを通して応答可能
- 特徴2：座席予約管理システムでオフィスをフリーアドレス化
- 特徴3：担当者が直接ゲスト対応することで受付業務を簡素化
iPadで簡単導入できるAcall（アコール）は、受付業務だけではなくオフィス内の座席・会議室管理にも役立ちます。システム上で空席確認を行えるため、来客者を確実に会議室に案内することも可能です。Slackなどの一般的なツールで来客通知を受け取れるため、業務への支障も抑えられます。
受付システムの比較ポイントは?
優れた受付システムが多いだけに、自社に適したシステムを見つけて導入するには事前にいくつかのシステムを比較していく必要があります。
ここでは、システムごとに確認すべき11個のポイントを簡潔に伝えていきます。
システムを見比べる際に活用できる内容を紹介するので、ぜひご参考にしてください。
- 来訪通知の受取方法
- 通話機能の有無
- 来訪者のチェックイン方法
- 効率化できる業務の範囲
- 自社への必要性と導入・運用コスト
- サポート体制の充実
- 対応端末の種類
- 外国語への対応
- 無料トライアルの有無
- 来訪側・企業側の操作性
- 高いセキュリティ性
来訪通知の受取方法
システム比較時には、来訪者がオフィスに到着した際の通知形式を確認しましょう。
幅広い通知形式に対応していれば、受付システムに合わせて自社の環境を変化させる必要がありません。
たとえば、SlackやChatwork、Teamsといったチャットツールでの通知に対応しているとスマホでのプッシュ通知が実施されるため見逃す可能性が低くなります。
通話機能の有無
通話機能を有した受付システムを選ぶと、来訪者と面会する前に通話で応対ができます。
一度通話による会話を挟むことで応対の質が高まるうえに、伝えておきたい点を事前に周知することも可能となります。
ただし、受付システムの通話機能を利用するには電話同士を接続する「PBX（電話交換機）」やクラウド電話ツールの導入が必要なケースが少なくありません。
通話機能を利用したい場合は連携性に優れたシステムを優先的に選んでみると良いでしょう。
来訪者のチェックイン方法
チェックイン機能が豊富な受付管理システムは、オフィスにやってきた来訪者をスムーズに案内することに役立ちます。
便利なチェックイン方法として「QRコード式」が挙げられ、専用のQRコードを送れば来訪者はそれを筐体などにかざすことで入館ができます。
また、UI（ユーザーインターフェース）のわかりやすさもチェックイン機能の良し悪しとして語ることが可能です。
来訪者目線で操作性に優れていないとオフィスについてもなかなか担当者に連絡できず、面会時間を過ぎてしまうことも考えられるでしょう。
システムの利用経験がない状態で無料トライアルなどを試してみると、各システムの使いやすさを率直に感じ取ることが可能です。
効率化できる業務の範囲
受付システムでは、受付業務以外も効率化できます。
たとえば、オフィス内の会議室予約機能が搭載されていれば、ホワイトボードやExcelを用いるよりわかりやすく予約状況を管理できるようになります。
また、車での来訪者が多い場合は、受付管理から派生して駐車場管理にも対応していると良いでしょう。
オプションとして最初から追加できるシステムもあれば、他サービスと連携するシステムもあります。
受付システム以外は特に利用していない場合は、オプションが豊富なシステムを選ぶと自社に合わせたカスタマイズも行いやすいでしょう。
自社への必要性と導入・運用コスト
たくさんの企業が導入しているシステムでも、自社課題を解決する機能が搭載されていなければ活用は困難です。
また、予算ギリギリで使うようなシステムだと、導入することで良い結果が出ても使い続けられない可能性も考えられます。
機能面や費用面で自社に適したシステムなのかチェックし、導入してから新たな課題を産まないようにしましょう。
サポート体制の充実
サポート体制が充実していると、システムの不具合時などに指示を仰ぐことで問題の早期解決を図りやすくなります。
特に、電話・メール・チャットなど、豊富な問い合わせ方法に対応していると、何かとトラブルが起きやすい導入時の課題も解消でき、システムを素早く業務に活かせるようになります。
対応端末の種類
幅広い端末で利用できる受付システムだと会社の端末で簡単に導入しやすく、特殊な端末を用意する必要がないことから初期費用も抑えやすくなります。
iPadなどのタブレット端末やiPhone、iPod touch、PCなど、どんな端末でも使いやすければ会社の規模や必要性に応じた導入も可能です。
外国語への対応
外国語に対応した受付システムなら、急に海外から来訪者が来た場合でも応対や案内がスムーズになります。
特に、画面の言語設定を簡単に変えられるUIだと日本語がわからない来訪者でも操作できるため、用事をしっかり済ますことができるでしょう。
対応が冷たくなりやすい受付システムを活用するなかで、外国人向けの機能を導入することは外国人に対するホスピタリティの提供にもつながります。
無料トライアルの有無
無料トライアルを提供している製品がある場合は、積極的に使ってみるのがおすすめです。
試験的に導入しても本契約を結ぶ必要はないため、実際に業務効率を高めながら自社に適した製品探しが可能となります。
なお、トライアル期間はおおよそ1カ月程度なので、事前に確かめておきたいことをピックアップしたうえで利用を始めると期間を活用できるでしょう。
来訪側・企業側の操作性
無料トライアル期間中には、来訪者目線、企業目線で実際の感触を確かめると、費用に合った機能なのか判断しやすくなり、システム選びでのミスがなくなります。
操作性が悪いシステムを導入すると、来訪者は会社全体に悪い印象を持ち、社員にとっては業務の妨げになることで業務に支障をきたしかねません。
特に、来訪者はオフィスに来て初めて受付システムに触れる可能性もあります。
なるべく直感的に操作できるシステムを導入し、不自由なく受付を終えてもらえる環境を提供しましょう。
高いセキュリティ性
受付システムには、会社情報や個人情報、来訪者と顔を合わせた時の状況などがデータとして残されます。
データを一元管理できるのはシステムの強みですが、万が一受付システム自体がハッキングなどされてしまった場合、内部のデータがすべて流出してしまう恐れがあります。
そのため、高いセキュリティを誇るシステムを選び、大切な情報を漏洩させる事態にならないよう注意しましょう。
受付システム導入時の注意点
受付業務を効率化し、時間をも捻出してくれる受付システムですが、導入時には注意すべき点も存在します。
どれだけ優秀な機能を持っていても、システムについて理解を深めないまま導入すると活用は困難です。
ここで、導入時に気をつけてほしい3つの注意点を解説するので、ご参考にしてください。
受付対応が無機質になりかねない
受付システムの導入は業務の効率化を進めますが、従来の応対と比べて機械的な印象を与えてしまいかねません。
特に初めての来訪者や高齢者の方にとっては、タブレットやタッチパネルの操作で受付を行うことに疑念を抱く可能性もあります。
システムで業務改善しつつ、来訪者に冷たい印象を与えないためには通話機能のあるシステムや、ロボット型のシステムなどで、なるべくすぐに寄り添える環境を作るのが良いでしょう。
従業員に向けた周知が必要
受付システムは受付業務を行う部署だけではなく、誰かしらとの面会を行う可能性がある社員全員が利用します。
そのため、システムの使い方を理解していないと上手く対応できず、来訪者に失礼な行動を取ってしまいかねません。
システムの導入後は使い方マニュアルを作成したり、製品のメーカーに運用などを依頼したりして、使い方の周知を実施することが重要です。
運用コストを加味する
受付システムは基本的にサブスク方式で月額料金を払いながら使い続けていくサービスです。
そのため、初期費用だけではなく運用コストとなる月額費用にも目を向け、利用を継続しても予算をオーバーしないかあらかじめ計算しておきましょう。
また、メンテナンスやトラブル対応時の追加料金の有無なども確認しておくと、後々突発的な出費を抑えやすくなります。
受付システムの最新トレンドは「AI」による来訪者対応
AIを用いることで、人に近い、もしくは人以上の案内を行える受付システムが現在の最新トレンドです。
単に受付業務のさまざまな過程を自動化・効率化するだけではなく、来訪者の質問や要望をその場で理解して案内を実施できるのがAI受付システムの強みといえます。
また、音声認識などを用いて会話形式でも受付できるため、あたかも人に対応してもらっているかのようなスムーズなコミュニケーションも実現可能です。
データを学習して最適な回答を導き出したり、来訪者の表情や声のトーンに合わせた受け答えができたりするのも魅力で、上手に利用すれば人と遜色ない業務が行えるようにもなるでしょう。
まとめ：受付システムは自社と来訪者のタイプに合わせて比較しよう
受付システムは手間になりがちな受付業務を自動化して、他の仕事に集中しやすい環境を整えるのに役立ちます。
また、オフィスに不慣れな来訪者から、何度も来訪している人まで、どんな方でも担当者とスムーズに会えるため、企業に対しても良い印象を感じやすくなるのです。
ただし、同じ受付システムでも無闇に導入していては、現在進行系の課題を解決するのは難しいどころか、予算もオーバーしてしまいかねません。
「自社にはオーバースペックすぎないか？」「来訪者に便利な追加オプションも含めて予算内ないで利用できるか？」など、自社と来訪者のタイプに合わせて比較し、導入を進めましょう。
