受注後の業務スピードや、在庫管理の質などに課題を抱えている方は多いのではないでしょうか?
受発注管理システムを活用すれば、在庫状況や受発注に必要な書類をデータで管理でき、スムーズな出荷や納入が叶えやすくなります。
この記事では、商品配送の遅れにつながるミスを削減したり、人力での業務の自動化を実現できたりするおすすめの受発注管理システムを紹介します。
導入時の比較ポイントや、導入する詳しいメリットも解説しているのでご参考にしてください。
受発注管理システムとは?主な機能を解説
受発注の関連業務を効率化し、現場での作業遅延や顧客への対応ミスを削減できるのが「受発注管理システム」です。
販売業が抱えがちな課題にアプローチする機能が豊富に搭載されているため、受注から現場への指示、配送といった一連の流れに悩みを抱えている場合は特に強い味方になるでしょう。
ここでは受発注管理システムの主な機能を5つ解説します。導入を検討するためのご参考としてください。
- 【受発注管理機能】受発注をシステム上ですべて管理
- 【在庫管理機能】リアルタイムで在庫反映
- 【出荷管理機能】出荷した在庫の情報を管理
- 【請求管理機能】請求書を自動作成
- 【メール自動送信機能】テンプレートや条件に沿ってミスなく送信
- 【発注者ログイン機能】発注者側の作業を簡素化
- 【他システムとの連携機能】導入済みシステムと連携
【受発注管理機能】受発注をシステム上ですべて管理
受発注管理機能は、受注と発注をシステム上で効率的に行える機能です。
顧客情報や注文内容をわかりやすく管理することに加え、注文内容や受発注に対するステータスをリアルタイムでチェックできます。
また、これまで伝票で行っていた受発注作業の大半を自動化できるため、人的ミスの削減や業務の効率化を図れます。
受発注がシステム上で完結するため、従来のように電話やメール、FAXでやり取りする手間を省くことも可能です。
【在庫管理機能】リアルタイムで在庫反映
在庫管理機能では、商品の納品と出荷したデータをもとに反映された現在の在庫状況をリアルタイムで把握できます。
在庫数の変動時に自動反映されるため、在庫を過剰に抱える、もしくは在庫切れになる前に受発注をコントロールできます。
また、売れ筋商品の把握や、適正在庫の維持にも役立つのが在庫管理機能です。
適正在庫の維持による管理コスト・保管スペースの削減や、欠品による販売機会の損失防止、需要に応じた積極的な受発注を行いたい場合は、在庫管理機能の活用がおすすめです。
【出荷管理機能】出荷した在庫の情報を管理
出荷管理機能を利用すれば、顧客や取引先から受注した内容に沿った出荷・納品のための管理業務を効率化できます。
たとえば、受注後に最初に行う「出荷指示書」の作成もシステムを利用すれば迅速かつ正確に実施でき、現場に混乱を与えにくくなります。
「納品が遅れるケースがある」「現場スタッフへの指示がスムーズにできない」といった課題を抱えている場合は、出荷管理機能による出荷指示書作成でスムーズなオペレーションを実現しましょう。
また、顧客の入力住所エラーを自動検知してアラートを出せるのも出荷管理機能の特徴です。
早い段階で住所ミスに気づけるため、配送直前に送り先が不明だと判明し、荷物が戻されることで顧客への配送が遅れる事態を防げます。
出荷管理機能は指示側と現場側の意思疎通をスムーズにし、リードタイムの短縮を叶えることで顧客への対応スピードも高められます。
【請求管理機能】請求書を自動作成
請求管理機能では、受注データをもとに請求書の作成から発行、管理などを自動化・効率化できます。
たとえば、請求書作成機能ではシステムで受注したデータをもとに、あらかじめ作成されたフローに沿ってボタンを押していくだけで請求書作成が可能です。
間違いやすい明細部分もすでに登録されたデータを参照して入力するので、誤字脱字や請求先の記載ミスなどが防げます。
また、メールによる送付もシステムに任せられるため、請求書の送付忘れや、二重請求も事前に防止できます。
請求書関連の業務は特に人的ミスが起きやすく、顧客にも迷惑をかけかねません。
しかし、受発注管理システムの請求管理機能を活用すれば、ミスが原因で起こる顧客トラブルを事前に防いだり、カバーに必要な時間を削減したりできます。
【メール自動送信機能】テンプレートや条件に沿ってミスなく送信
メール業務は、間違った宛先設定やファイル添付、誤字といった人的ミスが発生しやすく、最悪のケースでは情報漏えいなどにも発展しかねません。
忙しさや確認不足によるミスを防ぎ、トラブル対策を進めるには受発注管理システムによるメールの自動化・効率化がおすすめです。
特に、受発注のたびに必要なメールでの注文内容確認や発注書送付は、事前作成した文言テンプレートや送信条件を用いて送信すればミスの頻度を大幅に減らせます。
結果的にトラブル対応やメール作成に要していた時間を他の業務に割きやすくなるため、生産性の向上に望めるでしょう。
【発注者ログイン機能】発注者の作業を簡素化
発注者ログイン機能とは、各発注者に対して「マイページ」を用意できる機能です。
マイページでは発注者ごとの発注履歴や、発注アイテムの配送状況を確認できます。
履歴からの注文で発注作業を簡素化したり、発注アイテムについて管理できたりします。
【他システムとの連携機能】導入済みシステムと連携
受発注管理システムは、他システムとの連携によって業務の効率性をさらに高める可能性を秘めています。
たとえば、基幹システムと受発注管理システムを連携すれば、もともと保有していたデータを請求書作成機能や出荷指示書作成機能にそのまま生かせます。
データを見ながら手作業で実施してきた業務を自動化できるため、迅速かつ正確で、生産性の高い業務を実現しやすくなるでしょう。
連携によって各システムに蓄積されたデータを共有すれば、コストや人的ミスの削減といった自社内の課題解決だけではなく、配送スピードの向上によって顧客に対してもメリットが生まれます。
受発注管理システムのタイプを解説
受発注管理システムは主に3つの異なるタイプに分類されます。
それぞれ特徴や強みが違うため、自社や取引先の業務形態、または課題に最適なシステムを選択しないと業務の改善は図れません。
ここでは受発注管理システムの3つのタイプについて解説するので、既存システムの見直しや新規導入を検討中の方はご参考にしてください。
多くの企業が導入済みの人気タイプ
1つ目は、多くの企業が導入している人気タイプです。
導入社数が多いほどシステムの信頼性が増すうえに、自社と規模が近い会社での活用ケースを見つけやすく、導入時に参考にできます。
また、BtoB向けの受発注管理システムは販売側と顧客側の双方が同じシステムでやり取りするのが一般的です。
導入社数の多いシステムを選べば、顧客側でもすでに導入されていたり、今後の導入を検討してもらいやすかったり、業務改革を円滑に進められます。
他にも、多くの会社に選ばれるタイプはサポート体制が優れている傾向にあるため、万が一業務トラブルが起きても迅速な解決を目指せるのもメリットです。
柔軟なカスタマイズが可能なタイプ
2つ目は、柔軟なカスタマイズが可能なタイプです。
カスタマイズ性に優れていれば、自社にとってより最適な仕様で業務に導入できます。
取引先の要望に合わせた仕様変更もできるため、やり取りのさらなる効率化に加えて信頼関係を深めることも可能です。
たとえば、取引先が「スマホやタブレットから簡単に発注をしたい」という要望を抱えていた場合は、注文画面のレイアウトを自由に変更できるカスタマイズ機能が役立ちます。
不要なボタンや機能を非表示にすれば小さい画面でもミスなく発注しやすくなり、取引先にも良い印象を与えやすくなります。
また、納期に関する問い合わせが多い取引先には、自社の在庫状況や配送状況を画面確認できるよう機能拡張するのもおすすめです。
機能の搭載数だけではなく、カスタマイズによって仕様変更ができるシステムだと業務に生かしやすくな るでしょう。
受発注業務以外も効率化できるタイプ
3つ目は、受発注業務以外も効率化できるタイプです。
受発注以外の業務にも課題を抱えている場合、幅広い業務に対応したオールラウンダーシステムを導入すると他システムを導入するコストを削減しつつ、業務効率化を叶えられます。
たとえば、社員の管理に欠かせない「勤怠管理」「シフト管理」の機能を備えていれば、システム間を行き来せずに効率良く業務を進められるでしょう。
また、「売上管理」や「損益管理」などの機能があれば、受発注管理システム内のデータで売上額を集計し、前年との比較や目標の達成率を確かめられます。
業務を一元管理できるシステムはデータをあちこちに移動させる手間を省き、社員が効率的に働くための環境整備を担ってくれるのです。
受発注管理システムを導入するメリットは?
受発注管理システムを導入すると、現場への指示ミスや配送遅れの原因を解決したり、不要な業務を削減したりと幅広いメリットが得られます。
自社の課題解決や顧客へのスピーディーな対応を実現できるため、業務面の課題を抱える企業には特におすすめです。
ここでは受注管理システムを導入するメリットを5つ紹介するので、導入に悩む方はご参考にしてください。
受発注業務の効率化に期待できる
受発注システムの導入は在庫管理や請求書作成、出荷指示書の作成など、多岐に渡る受発注業務を効率化し、顧客により早く商品を届けやすくします。
これまで手作業だった業務の多くをシステムが自動化するため、各タスクにかかる時間の大幅削減に加えて、人的ミスによる業務の遅延も防げます。
「すべてシステムに任せるのは不安」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、システムが作成した書類の送付には人間の承認が必要なため、誤った内容が取引先に届くリスクが軽減されます。。
また、サポート役としてのシステム導入は、業務が一部社員に集中する「属人化」も防ぎ、より多くの社員の対応力も高めます。
不明点を都度先輩などに聞くケースが減少するため、会社全体で生産性の向上できます。
発注ミスの削減によって商品ロスを減らせる
受発注時のミスを大幅に減らす受発注管理システムは、商品ロスの削減にもつながる効果を発揮します。
システム導入によって手動でのデータ入力機会が減少すれば、紙ベースだった従来と比較して在庫管理の精度が高まります。
在庫管理の質が高まれば意図せず過剰在庫を抱えるリスクが減り、注文・出荷がないまま破棄されるケースも少なくなるでしょう。
特に食材を扱う業界では商品ロスが起きやすく、一回の発注ミスが大きな損失につながりかねません。
ミスのない受発注や正しい在庫管理はシステムを活用して実現し、経営の安定化に加えて環境への配慮も叶えていきましょう。
在庫や売上に関する情報を一元管理できる
受発注管理システムを導入すれば、在庫や売上に関するデータの一元管理が可能です。
在庫増減のリアルタイム反映によって在庫数を勘違いしなくなるため、必要な商品を必要なだけ確保し、過剰な在庫を抱えずに済みます。
結果として無駄な支出も抑えられ、利益を最大化しやすくなるでしょう。
販売状況もすぐに反映されるため、売れ筋商品の素早い補充も可能です。
人気商品の品切れを防ぎ、顧客の要望にいつでも答えやすくなるため、満足度の向上にも期待できます。
また、顧客の購入履歴や問い合わせ内容なども一元管理すれば、その内容に沿ったきめ細かいサービスも提供できます。
購入履歴を参考に新商品を勧めたり、以前の問い合わせを踏まえたサポートを実施したりと、顧客に「また任せたい」と思ってもらえる業務提供が実現できるのです。
同じシステムを利用する限り部署や担当者が変わっても情報にアクセスできるため、常に一貫したサービスの提供もできます。
受発注管理システムで情報を一元化すると、自社業務の効率化だけでなく、顧客サービスの質の向上というメリットも得られるのです。
どこからでも受発注が行える
昨今、データがオンライン上で保管される「クラウド型」の受発注管理システムが多く提供されています。
クラウド型のシステムは、自社にサーバーを置く「オンプレミス型」と異なり、ネット接続さえできればさまざまな端末からアクセス可能です。
iPhoneやiPadといった端末でも利用できれば、出張先や家にいる時でも受発注や在庫管理が実施できます。
また、顧客も同様のシステムを導入すれば、スマホによる簡単発注で双方の業務効率化もできて便利です。
電話やFAXと違っていつでも受発注できるのも魅力と言えるでしょう。
業務改善のために顧客に同じシステムを導入してもらいたい場合は、いつどこからでも受発注できるシステムの推奨をおすすめします。
ペーパーレス化によるコスト削減につながる
受発注管理システムでは、これまで紙で管理していた注文書や発注書を全てデジタル化できます。
注文ごとの請求書印刷や、ファイリング保存の必要がなくなるため、資源削減に欠かせないペーパーレス化が実現でき、紙の購入コストも削減できます。
また、多くの資料をタブレット端末1つで管理・閲覧できるため、必要な書類を探し回ったり、余計な荷物を持ち運んだりする手間を省けるのも魅力です。
請求書などをデジタル化すればデータとして暗号化され、セキュリティ面でも恩恵を受けられます。
紙のコスト削減に加えて、会社情報が記載された書類の紛失リスクなども下げられるのが、ペーパーレス化のメリットです。
おすすめの受発注管理システムを3社紹介!
数ある受発注管理システムの中から、厳選した3社のシステムを紹介します。
自社で新たな機能を作ったり、豊富な機能からカスタマイズしたりできる柔軟性の高いシステムを厳選したので、どれを利用するかお悩みの方はご参考にしてください。
| 受発注管理システム | 特徴 |
|---|---|
| 【アプリですぐ使える】Kintone | ノーコードで自社に特化したシステムを作成できる。30日トライアルあり。 |
| 【50種以上の機能】TS-BASE受発注 | 魅力的な50種類以上の機能が自社の課題を解決する。最大2カ月トライアルあり。 |
| 【製造業特化型も有り】BtoBプラットフォーム受発注 | BtoB向け受発注管理システム。納品管理に特に強みを持っている。 |
【アプリですぐ使える】Kintone
| 初期費用 | 無料 |
|---|---|
| 利用費用 | 月額1,000円〜 |
| 無料サポート | あり |
| 無料トライアル | 30日間無料お試しあり |
| 運営会社 | サイボウズ株式会社 |
| 公式サイト | https://kintone.cybozu.co.jp/purpose/ordering.html |
- 特徴1：連携したWEBフォームから簡単に発注できる
- 特徴2：帳票システムと連携すれば一つのボタンで請求書が作れる
- 特徴3：集計したデータをリアルタイムで見える化できる
Kintoneはノーコードで自社に必要なアプリを作成できるシステムです。こまごまとした課題から、取引先にも関連する課題まで解決するシステムを社内で簡単に作れます。発注業務のプロセスが見やすいため、進捗の可視化による業務漏れの防止も可能です。エクセルなどの手作業業務を削減したい企業におすすめです。
【50種以上の機能】TS-BASE受発注
| 初期費用 | 要見積もり |
|---|---|
| 利用費用 | 要見積もり |
| 無料サポート | あり |
| 無料トライアル | 最大2カ月の無料トライアルあり |
| 運営会社 | 竹田印刷株式会社 |
| 公式サイト | https://ts-base.jp/ |
- 特徴1：50種類以上の機能から自社に必要なものをチョイスできる
- 特徴2：サポートセンターが課題整理から解決先の提示まで行ってくれる
- 特徴3：操作画面が見やすくスマホ・タブレットでも使いやすい
利用者・管理者・倉庫など、各プロセスに最適化できる機能が豊富に搭載されているのが「TS-BASE受発注」です。課題に応じたカスタマイズでかゆいところに手が届くうえに、不要な機能を省いた運用で高い操作性も実現できます。また、印刷会社自らが「紙の削減」を叶えるために作った脱アナログシステムでもあります。
【製造業特化型も有り】BtoBプラットフォーム受発注
| 初期費用 | 要見積もり |
|---|---|
| 利用費用 | 要見積もり |
| 無料サポート | あり |
| 無料トライアル | なし |
| 運営会社 | 株式会社インフォマート |
| 公式サイト | https://www.infomart.co.jp/asp/index.asp |
- 特徴1：データによる受注を実現して人的ミスを削減できる
- 特徴2：受注データをCSV形式でダウンロードして基幹システムに反映できる
- 特徴3：製造業特化型は生産管理システムと連携して生産工程を効率化できる
飲食業界で活用できる「BtoBプラットフォーム受発注」は、顧客との取引で発生したデータの一元管理や、パソコン1台で利用できる身軽さが特徴です。24時間365日の監視体制や、使い方講習を受けられるサポート体制が整っており、導入社数は約4万を超えています。製造業特化型では納入管理にも強いのが特徴です。
受発注管理システムの比較時に見るべきポイントは?
企業によって異なる受発注業務の課題に、幅広くアプローチして解決を図るのが受発注管理システムです。
ただし、数あるシステムを比較して選ばないと余分な機能によって操作性が損なわれたり、業務改善の効果は見られなかったりと、導入を失敗する恐れもあります。
ここでは受発注管理システムの比較時に見るべき6つのポイントを紹介するので、導入を検討している方はご参考にしてください。
自社の業種に対応したシステムか?
比較時に見るべき第一のポイントは、自社との相性です。
管理側や現場側で抱える課題を解決できる機能が搭載されていないと、どれだけ優秀なシステムでも業務改善を図ることはできません。
また、すでに導入しているツールとの相性も重要です。
システム同士を連携できないとデータ移行の負担が大きくなるため、事前に問い合わせて連携性のチェックも行いましょう。
取引先でも導入できるか?
受発注管理システムを選ぶ際、自社だけではなく、取引先との相性も加味しなければなりません。
なぜなら、受発注管理システムで受けられるのは同じ受発注管理システムによる注文に限られることが多いからです。
自社では導入を進めたくても、仮に取引先が導入に難色を示せば自社での導入難易度も高くなります。
取引先にとって確実なメリットになる機能を洗い出し、それを搭載したシステムをピックアップしてから本格的に導入を検討するのがおすすめです。
現場で利用しやすいか?
どれだけ優秀な受発注管理システムでも、現場で使いこなせないと導入した意味が薄れます。
操作性が複雑なシステムは社員の負担を増やし、逆に効率を下げかねません。
現場で利用しやすい理想的なシステムとは、日々の業務の中でシームレスに使えるものです。
複数の画面を行ったり来たりせず、一つの画面からあらゆる情報や機能にアクセスできるシステムだと、使用経験が少ない社員でも仕様を覚えやすく業務に生かせます。
スピーディーな導入が可能か?
導入する受発注管理システムが決まっても、導入に時間がかかりすぎると業務に支障をきたしかねません。
そのため、スピーディーな導入が可能かどうかも重要な比較ポイントです。
特に、これまで業務効率化システムを導入していなかった場合、提供企業による導入サポートの有無が導入までの時間を大きく左右します。
導入サポートは導入時の手助け以外にも、自社の課題や目的に沿って運用方針を決めてくれます。
導入や社員の独り立ち期間を短縮し、いち早く業務効率化を図るためにも、スピーディーに導入できるシステムを探しましょう。
無料トライアルで導入前に仕様を確かめられるか?
無料トライアル期間や、デモアカウントによるお試し機能を提供しているシステムは、積極的に活用しましょう。
必要な機能はそろっていても、自社や取引先の業務フローに適合する仕様・操作性でなければ、システムによる業務の効率化を図ることは困難です。
試験導入時に、他の業務やシステムとの干渉が起きていないか、操作性には問題がないか、社員や取引先から感想や意見を集めながらチェックしましょう。
サポート体制は整っているか?
受発注管理システムは業務の要となる存在で、不具合やトラブルが生じれば取引先に不利益を与えてしまいます。
不具合を早急に改善し、取引先への影響を最小限に抑えるにはサポート体制の充実が欠かせません。
電話やメール、チャットなど、多様な問い合わせ方法に対応していれば、トラブルのケースに合わせて最適な方法で相談ができます。
また、24時間365日対応であれば、夜間に稼働する倉庫などでも安心して導入できます。
他にも、公式サイトのFAQ欄が充実していれば、簡単な疑問や小さなトラブルの迅速な解決が可能です。
システム不具合時の業務遅れを最小限に抑えるためにも、システム選びの際はサポート体制の比較も実施しましょう。
まとめ：受発注管理システムは自社と顧客との相性を加味して比較しよう
アナログな方法で管理されがちな受発注業務ですが、受発注管理システムを導入すれば請求書や出荷指示書をデータで保存できるうえに、人的ミスの削減や分析も可能です。
また、在庫状況が高い精度かつリアルタイムで反映されるため、管理側と現場側のギャップが埋まりスムーズな出荷指示も実現できます。
結果的に顧客への商品配送スピードが早くなり、出荷できる量も増えるため、利益の向上にも期待できるでしょう。
ただし、BtoB向けのシステムを導入する際は、自社と顧客が同じシステムを利用しないと効率性はアップしません。
比較時は顧客が導入しやすく、課題解決を図ってもらえるかという目線を持つことも重要です。
