【2025年6月最新】イベント管理システムおすすめ3選を比較！無料で利用できるものや選び方も解説

イベントの企画から運営、事後フォローまでを効率よく行いたいと感じている方にとって、イベント管理システムの導入は大きな助けになります。

しかし、「どの製品を選べば良いか分からない」という人は多いでしょう。

そこで本記事では、おすすめのイベント管理システムや比較する際のポイントを紹介します。イベント管理システムの基本機能やタイプ、導入メリット・デメリットなどについても解説しているので、製品の選定で迷っている方はぜひご覧ください。

おすすめのイベント管理システム3選

当記事でおすすめのイベント管理システムを3つ紹介します。

おすすめのイベント管理システム	特徴
Cvent（シーベント）	オンラインイベント向けの機能も豊富
EventHub（イベントハブ）	MAツールやSFAツールと連携して業務効率化できる
Peatix（ピーティックス）	初期登録料・月額費用不要で無料イベントを開催できる

それぞれ異なる強みを持つので、導入時の参考にしてください。

Cvent（シーベント）

初期費用	要問い合わせ
利用費用	要問い合わせ
無料サポート	×
無料トライアル	要問い合わせ
運営会社	サースプレスト株式会社

Cvent（シーベント）は、イベント管理に必要なあらゆる機能をワンストップで提供するクラウド型イベント管理システムです。

イベントサイトの制作やメール配信、タスク・予算管理などの機能が充実しており、煩雑な業務を効率化できます。また、リアルイベントでは受付や来場者管理も一括で対応できます。

さらに、高品質なライブ配信機能や、参加者とのインタラクティブなコミュニケーションを可能にする機能などオンラインイベント向けの機能も搭載されているのが特徴です。

100カ国以上、23,000社以上に導入された実績がある他、外部ツールとの連携も豊富で、大規模なイベント運営にも適しています。

EventHub（イベントハブ）

初期費用	要問い合わせ
利用費用	要問い合わせ
無料サポート	〇
無料トライアル	×
運営会社	株式会社EventHub

EventHub（イベントハブ）は、国内シェアNo.1の導入実績がある国産のイベント管理システムです。出欠管理やメール配信、登録ページ作成など、イベント運営に必要な機能をワンストップで提供しています。

最大の特徴は、参加者の顧客情報や行動履歴を蓄積し、MAツールやSFAツールと連携してマーケティングや営業活動に活かせる点です。結果としてイベントを通じた商談機会の創出や、リードナーチャリングまで効率化できます。

特にイベントをマーケティング活動と結びつけたい企業におすすめです。

Peatix（ピーティックス）

初期費用	無料～
利用費用	無料～
無料サポート	〇
無料トライアル	無料プランあり
運営会社	Peatix Inc.

Peatix（ピーティックス）は、840万人以上のユーザーを持つ日本最大級のイベント管理システムです。イベントの申込受付やチケット販売を最短5分で開始できる手軽さが魅力で、特別なスキルがなくてもチケットの販売を開始できます。

初期登録料や月額費用は不要で、無料イベントの開催も可能です。有料プランでは有料チケットの事前決済機能や集客サポート、招待制のメンバーラウンジ機能などを利用できます。

世界22カ国でサービスが展開されており、オフライン・オンラインを合わせて常時20,000以上のイベントが掲載されている実績豊富なイベント管理システムです。

無料プランがあるイベント管理システム

イベント管理システムには、無料で利用できるプランを提供しているサービスが存在します。先述のとおり「Peatix」では、無料プランでもイベントの告知ページ作成や参加者の管理、無料チケットの販売などを行うことが可能です。導入・運用コストを抑えて小規模なイベントを行いたい場合は、無料プランでも十分なことも少なくありません。

一方で、大規模や有料イベントの運営や高度な効果測定などを行いたい場合は、無料プランでは機能が不十分であることが多いです。

単純なコスト面だけでなく、自社に必要な機能についてもよく確認し、自社に適したプランを利用するようにしましょう。

イベント管理システムを選ぶ際の12の比較ポイント

イベント管理システムを選ぶ際には、以下の点に注目しましょう。

機能面に注目しがちですが、操作性やベンダーのサポート体制に注目することも重要です。それぞれ詳しく解説します。

自社の課題を解決できる機能が搭載されているか

イベント管理システムを選ぶ際は、自社の業務課題に対応できる機能を備えているかを見極めることが重要です。

たとえば、進捗管理が煩雑な場合はタスク管理機能やスケジュール機能が業務の効率化につながります。また、登録ページ作成やメール自動配信などの機能があれば、事務作業の負担を減らし、コア業務に集中できる体制を整えやすくなります。

加えて、イベント後の行動ログや参加者の傾向を分析できる機能があれば、見込み顧客への最適なアプローチが可能です。

イベント管理システムを検討する際は、自社の課題を明確にし、課題解決に適した製品を導入しましょう。

イベントへの参加ハードルを下げる機能があるか

イベントの集客力を高めるには、参加者が気軽に申し込める仕組みを整えることが不可欠です。たとえば、申込フォームがシンプルでスマホでも操作しやすい設計になっていると、参加意思のある人を取りこぼしにくくなります。

また、QRコードでのスムーズな受付や、過去イベントのアーカイブ配信、レポートの共有機能があると、初参加者の不安を減らし参加意欲を高めやすくなります。

さらに、来場特典やポイント付与などのフォロー施策を盛り込めるロイヤルティプログラムも、参加率向上に有効です。

他にも、オンライン配信対応や柔軟な案内機能を備えたシステムを導入すれば、物理的な距離によるハードルも下げやすくなります。

以上のような機能が揃ったツールを選ぶことで、心理的、または距離的な問題で参加を悩む顧客に気軽なイベント参加を促せます。

事前決済機能は搭載されているか

有料イベントの開催も考えている場合は、事前決済機能の有無も確認しましょう。クレジットカード決済や請求書払いなど多様な支払い手段に対応しているシステムであれば、受付時の混雑やトラブルも回避することが可能です。

特に、決済機能に加えてチケットの販売と連動した自動請求や領収書の発行、キャンセル対応といった機能が一体化されていると、主催者側の業務を大幅に削減できます。

また、事前に決済が行われることで収益が可視化できるため、集客施策の改善にも役立てることが可能です。参加者としてもイベントの料金が明確になるため、申し込みのハードルが下がります。

管理できるデータの範囲は適正か

イベント管理システムを導入する際は、対応しているデータの範囲を事前に確認しておきましょう。

参加者情報や申込履歴といった基本的な情報だけでなく、イベントで実施したアンケートの集計やセッションごとの参加者の比較が可能であれば、各イベントの参加者の傾向などを効率良く把握できます。

また、上記のような情報を自動で蓄積・整理し、グラフやレポートとして可視化できる機能があれば、データの傾向を一目で確認することが可能です。

イベント管理システムを選ぶ際は、必要なデータを過不足なく収集・活用できるかどうかに注目しましょう。

オンライン・ハイブリットイベントに対応しているか

オンラインイベントや、オンラインとオフラインを融合したハイブリッドイベントを実施する予定がある場合は、導入検討しているイベント管理システムが対応しているか確認しましょう。

上記のようなイベントに対応するためには、ZoomやYouTubeなどと連携できる動画配信機能や、リアルタイムでの参加者管理機能などが必要です。

また、UIがウェビナー形式の開催に最適化された製品であれば、イベント中の臨機応変な対応がしやすくなります。

導入段階でオンライン対応の機能が不要でも、将来的に必要になる可能性があるため、中長期的な計画も踏まえて導入するシステムを選ぶことが重要です。

操作性は高いか

イベント管理システムを導入する際は、運用時の操作感も重要です。操作性やUIが分かりづらいと、導入から定着までに時間がかかり、場合によっては追加の研修やマニュアル整備が必要になることもあります。

一方で、直感的に使える画面設計であれば誰でもスムーズに操作できるため、従業員の負担を軽減することが可能です。操作ミスも発生しづらくなるため、ヒューマンエラーの防止にもつながります。

導入後の円滑な定着を実現するためにも、イベント管理システムを検討する際は、操作性やUIをあらかじめ確認しておきましょう。

他のシステムと連携できるか

イベント管理システムを効果的に活用するには、CRMやSFA、MAツールなど他の業務システムと連携できるかを確認しておくことが重要です。

たとえば、イベントで収集した顧客情報をCRMに自動連携すれば、マーケティング施策や営業活動への活用がスムーズになり、部門間の情報共有も効率化されます。

特に、すでにクラウド型のシステムを利用している場合は、API連携に対応している製品を導入することで、システム間でのデータ統合を容易に行うことが可能です。

こうした外部システムとの連動は、単体ツールでは得られないシナジー効果をもたらし、業務全体の生産性向上にもつながります。

現状システム連携の予定がない場合でも、将来的に導入したシステムとの連携が必要になる可能性があるため、導入検討しているイベント管理システムの連携性はあらかじめ確認しておきましょう。

セキュリティ機能が優れているか

イベント管理システムでは参加者の個人情報を取り扱うため、セキュリティ機能については特に重点的に確認しなければいけません。

セキュリティ機能に不安のある製品を導入してしまうと、不正アクセスやウイルス感染などによる情報流出によって顧客の信頼を損ない、企業全体のリスクにつながるおそれがあります。

特に近年はオンラインイベントが主流になりつつあり、個人情報をデータとして扱う機会が増えているため、より安全性を確保できる製品の導入が重要です。

特にEUが定めたデータ保護規則「GDPR」や、情報を安全に管理する国際規格「ISMS」といった外部認証を取得している製品は、セキュリティに関する信頼性が高いです。

イベント管理システムを選ぶ際は、通信内容の暗号化やアクセス権限の制限といった基本機能の搭載に加え、外部認証の有無も確認しておきましょう。

無料トライアルは利用できるか

イベント管理システムを選定する際は、無料トライアルや無料プランが用意されているかも確認しましょう。

無料トライアルや無料プランが用意されている製品であれば、事前に操作画面のUIや機能、操作性など確認した上で、有料版に切り替えられます。結果として、導入後のギャップやミスマッチを防ぎやすく、円滑な導入と運用が可能です。

また、実際に操作を行う従業員に使用感を確かめてもらえば、問題なく運用が可能か判断できるだけでなく、導入後の教育にかかる工数を削減できます。

特に無料プランから利用できる製品の場合は、有料版の機能が必要になった段階でプランの切り替えが可能なので、最初のうちは小規模で運用したい企業におすすめです。

運用コストが予算内で収まるか

運用コストが自社の予算内に収まるかも、イベント管理システムを選ぶ際のポイントです。基本的に、イベント管理システムは長期的に運用することになります。

多機能なシステムを導入しても、コストの関係で長期的に運用できないのであれば、最終的にシステムの切り替えが必要になるおそれがあるため注意が必要です。

システムによっては、機能の拡張やサポートを受ける際に追加の料金が発生することもあるため、必要な機能を明確にしたうえで、予算内で運用し続けられる製品を選びましょう。

サポート体制が充実しているか

イベント管理システムを選ぶ際は、ベンダーのサポート体制も確認しましょう。サポート体制が充実しているシステムを選べば、急なトラブルへの対応が期待できる他、導入後にシステムを効果的に活用するための支援を受けることが可能です。

特にイベント管理システムについては、イベント当日のシステムトラブルで甚大な被害を被るリスクがあるため、迅速なトラブル対応が可能かあらかじめ確認しておきましょう。

また、製品によってはトラブルへの対応や運用支援だけでなく、システムの運用代行を依頼できる場合もあります。社内でシステムを効果的に活用できる見込みがない場合は、運用代行まで依頼できるサービスを選ぶことでイベント業務の効率化が可能です。

運用代行担当者と綿密にコミュニケーションをとれば、将来的な運用の内製化も視野に入るでしょう。

将来的な事業成長に対応できるか

イベント管理システムを選定する際は、将来の事業展開を見据えて、段階的に機能を拡充できる拡張性があるかも確認すべきポイントです。

導入当初は小規模なセミナー運営のみでも、数年後には大規模のイベントや海外展開に発展する可能性もあります。その際に、複数会場への対応や多言語対応、多通貨決済などの高度な要件に対応できるかは、システムの選定基準として見逃せません。

さらに、他の業務ツールとの連携や、担当者が入れ替わってもスムーズに運用できるUI設計があれば、企業の変化に応じた活用がしやすくなります。ビジネスの規模や運用体制が変化しても柔軟に適応できるかを見極めることで、段階的な業務効率化につなげやすくなります。

イベント管理システムとは

イベント管理システムとは、イベントの企画から集客、当日の運営、開催後の分析まで、一連の業務を一元的に管理・効率化できるITツールです。

以下のような基本的な業務をシステム上で自動化し、入力ミスなどのヒューマンエラーや担当者の業務負担を大幅に軽減できます。

上記の他に、オンラインイベントやハイブリットイベントに対応した機能を搭載しているものも多く、導入すれば多様な形式でのイベント開催に対応できます。

また、登録情報や参加履歴のデータ分析を通じて、次回以降開催するイベントの改善やマーケティング施策に役立てることも可能です。

イベント管理システムの主な機能

イベント管理システムの主な機能は以下の通りです。

それぞれの機能について詳しく見ていきましょう。

企画準備機能

イベント管理システムには企画準備に関する機能が搭載されています。ワークフローや工程表をベースにスケジュールやタスクを可視化できる他、参加者向けのイベント案内の自動配信や、LPや申込フォームの制作が可能です。

上記のような機能を活用すれば、イベントの企画や準備に関する業務を効率化できます。特にLPや申込フォームの制作については、テンプレートを活用してノーコードで制作できる製品を導入することで、専門知識がなくても質の高いものを制作可能です。

また、フォームからの申し込みに対するチケットの発券も自動化できるため、少人数でも効率良くイベントの準備を行えます。

顧客情報管理機能

顧客情報管理機能は、イベントの参加者や見込み顧客のあらゆる情報を一元管理し、スケジュール調整やタスク管理を通してイベントの開催や進行をサポートする機能です。

申込時に入力された参加者の氏名・連絡先・属性といった情報を自動的にデータベース化し、再入力の手間を省きつつ情報をリアルタイムで確認できます。また、登録されたデータを通して集客状況を把握できるため、状況に応じた集客施策の変更が可能です。

加えて、参加者の当日の行動履歴やアンケートの回答結果なども記録されるため、イベント後の振り返りや今後の施策の改善にも活用できます。

決済機能

決済機能は文字通り、イベントの参加費用をシステム上で決済できる機能です。決済機能があれば、参加者は事前に参加費の支払いを完了できるため、当日の受付の混雑や料金未払いなどのトラブルを予防できます。

対応している決済方法はクレジットカードなどが主流ですが、BtoBイベントも想定している製品の場合は請求書払いなどの法人向け決済にも対応していることも多いです。

また、返金処理や領収書発行など、支払い後の対応を自動化できるシステムであれば、参加費用の管理をより効率化できます。

マーケティング機能

イベント管理システムには、マーケティング活動を支援する機能が搭載されていることも少なくありません。具体的には、メール配信を自動化できる機能やSNS連携機能などが搭載されていることが多いです。

マーケティング機能が搭載されているイベント管理システムを導入すれば、イベントの集客施策を少ない人的リソースで効果的に行えます。

特にMAツールと連携できる製品であれば、申し込み前の行動履歴や関心度に応じた情報を段階的に送信できるため、イベントの集客率を高めつつ、見込み顧客の教育が可能です。

受付管理機能

イベント管理システムには、イベント当日の来場者受付を効率化できる機能も搭載されています。

たとえば、QRコードによるチェックイン機能を備えたツールであれば、参加者が事前に発行されたコードを読み取るだけで簡単に入場管理ができるため、受付の待ち時間や人為的なミスを大幅に削減できます。

QRコードの読み取りについても専用の機器を用意する必要がなく、スマートフォンやタブレットなどにアプリをインストールするだけで利用できるものが多いです。

また、受付管理機能を介して当日の来場者情報がリアルタイムで反映されるため、混雑状況に応じた人員配置やフロア案内なども柔軟に対応できます。加えて、紙のチケットなどを利用しないことによりペーパーレス化の実現も可能です。

フォローアップ機能

フォローアップ機能は、イベント終了後に参加者との関係を継続的に構築するための機能です。一般的には、参加者向けにアンケートを自動配信し、集まった回答を即時に分析・可視化する機能などが搭載されています。

また、参加者の属性や反応をもとにセグメントを作成し、個別にクーポンやサンクスメールを配信するなど、リピーターの獲得につながる機能が搭載されることも多いです。

他にも、イベントの様子をアーカイブとして配信する機能など、参加者の満足度を上げるような機能が搭載されている製品もあります。

イベント管理システムの種類・タイプ

イベント管理システムは、大きく分けると以下の2つのタイプに分類できます。

それぞれのタイプについて詳しく見ていきましょう。

イベント業務を効率化できるタイプ

イベント業務を効率化できるタイプのイベント管理システムは、開催前後のオペレーション業務を最適化し、限られた人員でも高品質な運営を実現することに特化しています。

具体的にはLPのノーコード作成機能や顧客のスコアリング機能など、イベントの準備やマーケティングを行いやすいような機能が優れている傾向があります。

また、リマインドメールの自動送信機能やQRコードによる受付管理機能など、イベント当日の対応を効率化する機能が搭載されているものが多いです。

こうした機能により、イベントの進行管理や関連業務の自動化が進み、本来注力すべきイベントの企画や改善施策の立案に時間を割けるようになります。イベントの用途や業種を問わず柔軟に対応できる点も大きなメリットです。

イベントの体験価値を向上できるタイプ

イベントの体験価値を向上できるタイプのイベント管理システムは、受付からイベント参加中のやり取りまで、あらゆる場面でUXを意識した演出を支援します。

QRコードによる受付管理により入場時の混雑を防止できる他、リアルタイムチャット機能やアンケート機能などによって主催者と参加者のやり取りを活発化することができます。結果として、参加者に没入感の高い体験を提供することが可能です。

他にも、オンライン上の会場レイアウトを自由に行き来できるようにし、行動ログによってポイントなどを付与できる製品もあります。

イベント管理システムを導入するメリット

イベント管理システムを導入するメリットは以下の通りです。

基本的には、イベント業務全体の効率化や効果的な改善ができることがメリットです。それぞれ詳しく見ていきましょう。

イベント企画から開催まで業務を効率化できる

イベント管理システムを導入することで、煩雑になりがちな企画から開催までの業務を効率化できます。

たとえば、クラウド上でタスクを一覧管理できる機能を活用すれば、業務の割り振りや進行状況の把握が簡単になり、チーム内での共有もスムーズに行えます。

また、イベント開催日から逆算してスケジュール表や工程表を自動作成できるため、計画段階での業務を大幅に削減することが可能です。さらに、進捗に応じて関係者へアラートを送る機能があれば、遅延の早期発見や人員の適正配置にも役立ちます。

以上のような仕組みにより、作業負荷の分散と業務効率化を同時に実現できる点が、イベント管理システムを導入する大きなメリットです。

当日のイベント運営が円滑になる

イベント当日は、受付対応や進行管理、参加者への案内など、臨機応変な対応をしつつ正確な情報処理を行わなければいけません。イベント管理システムを導入すれば、当日の対応を大幅に効率化しつつ、退場者情報の把握をリアルタイムで行えます。

たとえば、QRコード受付機能を利用すれば、参加者はスマートフォンなどでスピーディにチェックインできるため、受付の待機列を大幅に短縮することが可能です。

また、来場者数をリアルタイムで集計できる機能を活用すれば、会場の状況を即座に把握できるため、誘導やアナウンスのタイミングも的確に判断できます。こうした仕組みにより、リスクのある属人対応を避け、安定したイベント運営を実現することが可能です。

エクセルなどを利用した顧客管理業務を一元化できる

イベント管理システムを導入していない多くの企業では、イベント参加者の情報管理をエクセルで行っています。しかし、エクセルでの情報管理では、ファイルの分散や入力ミス、属人化などの課題がつきものです。

イベント管理システムを導入すれば、イベントに関するデータをシステム内で一元管理できるため、煩雑になりがちな顧客管理業務を効率化できます。顧客の受付状況や参加履歴なども一括で確認できるため、対応漏れやミスの防止にもつなげることも可能です。

管理スタッフの人員を削減できる

イベント管理システムを導入すれば、参加申込や受付対応、メール配信といった業務を自動化できるため、必要な人的リソースを削減することが可能です。

人的リソースの削減はイベント開催費用の削減にもつながるため、イベント管理システムの導入・運用費用を加味しても開催コストを削減できる可能性があります。

結果として、業務効率化を図りつつ、イベント施策の費用対効果を高めることが可能です。

データを用いた分析・改善を行える

イベント管理システムを導入すれば、データを用いたイベントの分析・改善が可能になります。来場者の属性や行動ログ、アンケート結果などを自動で蓄積・可視化できるため、施策の効果測定を定量的に行うことが可能です。

たとえば、アクセス解析によって人気のコンテンツや滞在時間を把握できれば、次回のコンテンツ設計に活かしやすくなります。

また、性別・年齢・関心領域といった参加者データを分析することで、自社の強みと合致するターゲット層を見極め、効果的な施策立案につなげることが可能です。

こうした情報をもとにPDCAサイクルを回すことで、次回以降のイベント運営をより戦略的かつ高精度に改善できることも、イベント管理システムを導入するメリットです。

参加者に向けて効果的なアプローチを行える

参加者に向けて効果的なアプローチを行えることも、イベント管理システムを導入するメリットです。

イベント後の参加者との接点を活かすには、適切なタイミングと参加者に合ったアプローチを行うことが重要です。

イベント管理システムを活用すれば、申込情報やアンケート結果、イベント前後の参加者の行動ログなどのデータをもとに、参加者の関心や属性に合わせたアプローチやフォローアップを実施できます。

また、自社の製品やサービスへの関心が高い顧客に対してはセールスを行うなど、部門間の連携に活かすことも可能です。

顧客満足度の向上につながる

イベント管理システムを導入すれば、申込から当日の受付などを効率化できる他、適切なアフターフォローも行えるため、参加者のストレスを最小限に抑えることが可能です。

継続的に参加者のストレスを抑えられれば、自社で行われるイベント全体の評価が高まり、結果として参加率の向上やリピート参加の増加につなげられます。

長期にわたって質の高いイベント施策を行いたいのであれば、イベント管理システムの導入は大きなメリットになるでしょう。

イベント管理システムを導入するデメリット

イベント管理システムを導入するデメリットは以下の通りです。

特にセキュリティやシステムの不具合によるリスクについては、導入前に把握しておくことが重要です。それぞれ詳しく見ていきましょう。

導入や運用にコストが発生する

イベント管理システムは多くの業務を効率化できる一方で、導入や運用にあたって一定のコストが発生する点を把握しておかなければいけません。

一般的には、アカウント作成や初期設定にかかる初期費用と、システム利用に応じた月額料金が発生します。加えて、拡張機能やサポートサービスを利用する場合には、追加の利用料が発生することも多いです。

そのため、イベント管理システムを導入する際は、導入後に発生するコストを正確に把握し、問題なく運用できるか確認する必要があります。

一方で、製品によっては無料プランが用意されているものもあります。無料プランであればコストをかけずにイベント管理システムを利用できますが、有料プランよりも機能が制限されているのが一般的です。

自社が求める要件によっては無料プランでは効果的な運用ができないおそれがあるので、あらかじめ確認しておきましょう。

操作方法の習得まで時間が必要になる

イベント管理システムは業務の効率化に大きく貢献しますが、導入時には操作の習得が必要になります。

特に初めて業務改善系のシステムを導入する場合や、社内に類似ツールがない場合は、担当者が操作を習得するまでに時間を要することも少なくありません。また、システムのUIが直感的でないと、担当者ごとの理解度に差が生じ、運用までの足並みが揃いにくくなるリスクもあります。

上記のような問題を予防したいのであれば、あらかじめ無料トライアルなどで製品の操作性やUIを確認しておくことが重要です。

また、多機能なツールの場合は特に操作習得に時間がかかるため、導入する場合は本格的に運用を開始するまでに十分な期間をとり、研修やマニュアル作成を積極的に行うことをおすすめします。

セキュリティ性能が低いと情報流出のリスクがある

セキュリティ性能が低いと情報流出のリスクがある点も、イベント管理システムを導入する前に把握しておきたい注意点です。

イベント管理システムでは参加者の個人情報を扱うため、セキュリティ性能に問題があると、不正アクセスやウイルス感染などによって情報が流出するおそれがあります。

特にオンラインイベントでは、アクセスログや視聴履歴といったデータも扱うことになるため、より強固なセキュリティが必要です。

イベント管理システムを導入する場合は、セキュリティ性能の高い製品を選ぶだけでなく、万が一問題が発生した場合にサポートを受けられるかも確認しておきましょう。また、社内でも情報の取り扱いルールや流出時の対応策を策定しておくことが重要です。

システムの不具合が機会損失やクレームにつながるおそれがある

イベント管理システムの導入は業務効率化に寄与する一方で、不具合やトラブルが発生した場合には大きなリスクを伴います。

特にイベント当日にシステムがダウンすると、受付処理や配信機能が停止し、進行に重大な支障をきたす可能性があります。その結果、参加者への対応が遅れ、クレームや信頼低下といった機会損失につながる可能性も否定できません。

このような事態を回避するためには、システム自体の安定性に加え、障害発生時に迅速に対応できるサポート体制が整っているかを事前に確認することが重要です。また、過去の障害履歴や復旧実績、緊急時の連絡手段も選定基準のひとつになります。

イベント管理システムの料金・費用相場

イベント管理システムの料金・費用相場を各内訳で分類して紹介すると、以下の通りです。

料金体系	費用相場
初期費用	数万円から数十万円程度
月額利用料金	月額数千円～
サポート費用	月額数千円～数万円程度
オプション機能	機能1つあたり月額数千円～数万円程度

それぞれの内訳における傾向について解説します。

初期費用の価格相場

イベント管理システムの導入にあたっては、本格的な運用を始める前にかかる初期費用を把握しておくことが重要です。多くのツールでは、以下のような内訳で初期費用が発生します。

相場としては数万円から数十万円程度まで幅があり、製品によって料金体系やサービス内容に差があります。

特に大規模なイベントに対応したシステムや、高度なカスタマイズを依頼する場合は、初期費用が高額になるおそれがあるので注意しましょう。

月額利用料金の価格相場

イベント管理システム月額利用料金の相場は、月額数千円～数万円程度になることが多いです。ただし、大規模なイベント向けのシステムやプランの場合は、月額10万円以上の利用料が発生することもあります。

一般的に、イベント管理システムでは利用者数に応じて料金が増える従量課金制か、固定の継続課金制を採用しています。

イベントの開催頻度が低く、システムの利用者も少ない場合は従量課金制の方がコストを抑えられる可能性が高いです。一方で、システムの利用者が多く、定期的にイベントを開催している場合は、キャッシュフローの管理がしやすい定額制がおすすめです。

サポート費用の価格相場

製品によっては、手厚いサポートを受けるために追加費用が必要な場合があります。サポート費用が別途必要な製品の場合、月額利用料に月額数千円～数万円程度上乗せされることが多いです。

別途費用が発生する場合、基本的にはメールやチャットによる問い合わせ対応が基本プランに含まれており、電話による即時対応や専任担当によるサポートを求める場合は、追加で費用が発生します。

そのため、イベント管理システムを選ぶ際は、サポートの内容や料金体系を事前に確認しておくことが重要です。

オプション機能の価格相場

イベント管理システムによっては、基本機能の枠を超えた機能を利用する際に、追加のオプション料金が必要になる場合があります。オプション料金が発生する場合、料金相場は1つの機能あたり月額数千円～数万円程度であることが多いです。

オプション料金が設定されている製品の場合、基本の料金が安くても、機能を追加するほど料金が高くなるため、利用方法によっては他の製品よりも割高になるおそれがあります。

イベント管理システムを選ぶ際は、料金の内訳を細かく確認し、適切な料金で適正な機能を利用出来るか確認しましょう。

まとめ：自社に合ったイベント管理システムを選ぼう

イベント管理システムのおすすめや比較ポイント、導入メリット・デメリットなどを解説してきました。

イベント管理システムは、イベントの開催前・開催中・開催後のあらゆるシーンで活躍します。

特に、データを用いた顧客分析や、QRコードを利用した来場受付は、未導入の場合と比較して企業と顧客の双方に大きなメリットを与える機能です。

また、関連業務全般でもイベント管理システムに代替を依頼できるため、省人化や人件費の削減も叶えられます。

人員が足りない部分にリソースを注ぎやすくなるため、生産性の向上も図れるでしょう。自社課題の解決を目指す方や、顧客へのより質の高いアプローチを実現したい方は、各システムを慎重に比較しつつ、導入をご検討ください。