電話代行サービスおすすめ3選を比較！選び方やメリットを解説
AI発展に従い、さまざまな分野での業務効率化が進んでいます。中でも電話対応の業務を効率化する手段として「電話代行」を利用する企業が増えています。
しかし中には、「電話代行を利用したいけど、料金が気になる」「どの電話代行を利用すれば良いかわからない」といった疑問を持つ方は多いです。
この記事では電話代行サービスのおすすめ3選とメリットデメリット、注意点を解説しますのでぜひ最後までご覧ください。
電話代行サービスおすすめ3選を比較
電話代行サービスのおすすめ3社を紹介します。
表やリストで特徴をまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。
| 電話代行会社 | 特徴 |
|---|---|
| ビジネスアシスト | 8300社もの導入実績あり企業に合わせた提案が可能 |
| fondesk | 最短5分で即日開通可能で他チャットツールとの連携可 |
| MKサービス | コストパフォーマンスに優れ他社サービスと併用可 |
ビジネスアシスト
| 料金プラン | 基本プラン：ライト¥20,000／スタンダード¥30,000／ハイグレード¥60,000 （全て税別） 士業向けプラン：弁護士／税理士／司法書士／社労士／弁理士 専門業向けプラン：保険代理／不動産 |
|---|---|
| 機能 | 時間外アナウンス／受付時間延長／スタッフ追加／電話番号貸し |
| 対応時間 | 9:00～18:00 |
| 導入実績 | 弁護士法人 横浜パートナー法律事務所／電脳株式会社／株式会社ICU |
| 電話番号 | フリーダイヤル：0120-068-688 TEL ：03-5953-8860 |
| 会社所在地 | 東京都豊島区池袋2-14-2 JRE池袋2丁目ビル2F |
株式会社ビジネスアシストは、8,300社の導入実績を誇る代行会社です。
プランは基本プラン・士業向けプラン・専門業向けプランの3つに分かれており、機能・オプションも時間外アナウンスや受付時間延長など豊富にラインナップされています。
ビジネスアシストではまるで本物の秘書がいるように電話代行を行いますので、取引先のお相手様に丁寧な対応を徹底しています。
またビジネスアシストの電話オペレーターは全員が正社員で、スタッフ一人ひとりが持つスキルが高いのも特徴です。おもてなしやホスピタリティを大事にしているので、企業のイメージ、信頼性を損なうことはありません。
fondesk
| 料金プラン | 基本料金¥10000＋従量料金（51件目以降1件あたり¥200）全て税別 |
|---|---|
| 機能 | 名乗り変更／受付時間変更／音声メッセージ／名前辞書／応答カード／ブロックリスト |
| 対応時間 | 平日9:00～19:00 |
| 導入実績 | 静岡鉄道株式会社／レジリエント株式会社／株式会社MyVision |
| 電話番号 | 無し |
| 会社所在地 | 東京都中央区晴海3丁目12-1 KDX晴海ビル9Ｆ（株式会社うるる） |
fonndeskはシンプルで使いやすい電話代行サービスです。集中して業務に取り組みたい方に向けて会社や事務所の電話代行を全て任せることができます。担当者宛にかかってきた電話をfondeskが一次対応後、メールやチャットにて内容をお知らせします。
fondeskの特徴は電話代行の履歴をパソコンやスマートフォンから確認することができることです。また支払いや設定変更も全てネット上で完結できます。これは他社にはないサービスの仕様でスムーズに申し込みを行うことでストレスがかかりません。
更にfondeskは14日間の無料トライアル期間を設けており、お試しで電話代行を導入することができます。これにより本当に電話代行が必要か、使いやすさなどを試すことができます。
MKサービス
| 料金プラン | スモールプラン¥3,180／ハーフプラン¥6,160／スタンダートプラン¥11,920 （全て税込） |
|---|---|
| 機能 | chatworkでの受電報告／社員名簿の人数超過登録／同時報告先人数追加／FAX受信／追加番号貸出／ヒヤリング対応／商品注文受付 |
| 対応時間 | 平日9:00～18:00 |
| 導入実績 | 製造業／広告代理店／コンサルティング業 |
| 電話番号 | フリーダイヤル：0120-170-335 TEL ：03-3234-7933 |
| 会社所在地 | 東京都千代田区平河町1-8-8桔梗ﾗｲｵﾝｽﾞﾏﾝｼｮﾝ平河町201号室 |
MKサービスは株式会社ケイズプランニングが運営するコストパフォーマンスに特化した電話代行サービスです。月額3,119円（税込）から始めることができ、事務員を雇用するより人件費を抑えられます。
MKサービスの電話代行は、AIによる自動音声ではなく人間同士の自然な会話を行うため、お客様に寄り添った対応が可能です。
オペレーター対応のため、誰宛の電話なのか・要件は何だったのかを含め、相手の方の情報や様子（クレームや困った様子など）を正確に伝えてもらうことができます。
失敗しない電話代行サービスの選び方
電話代行サービスの選ぶポイントは以下の通りです。
- 自社が電話を必要とする時間帯に営業しているか
- 受電一件あたりのコストはどの程度か
- 質の高いサービス・丁寧なサポートが受けられるか
- チャットツールで報告してもらえるか
- 柔軟に対応できるか
- セキュリティ対策に力を入れているか
- 電話代行の実績は豊富か
- 導入目的に合うサービスか
以上のポイントを抑えることで選ぶべきサービスを選択することができます。
特に自社の業界や業種での実績があるかは重要なポイントになります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
自社が電話を必要とする時間帯に営業しているか
電話代行サービス会社ごとに業務対応時間や曜日は設定されていますので、どの曜日、時間帯に電話代行が必要なのかを決めておきましょう。
必要な時間帯と曜日が決まりましたら対応している電話代行サービスを比較。それにより数多くあるサービス会社を絞り込むことができます。また時間帯によって料金が異なる場合もあります。
例えば平日の昼間であれば、比較的費用を安く抑えることができますが、夜間や土日は料金が高くなることに注意したいです。更に利用したい時間帯、曜日以外に緊急時にも電話対応ができるかという点も気をつけましょう。
したがって、電話代行を導入するには必要な時間帯と曜日を決め、料金や緊急電話の必要の有無を考慮することが大切です。
受電一件あたりのコストはどの程度か
電話代行の受電一件あたりのコストを把握することも重要なポイントです。
電話代行サービスの料金は、対応する時間帯、曜日、コール数などの様々な要因によって異なっています。
料金体系は基本、コール数が設定されていて超過した分から追加料金という形で料金が発生しますが、1コールごとに料金が発生する企業もあります。
導入する前に自社がどの程度電話代行が必要なのかをシミュレーションしておき、どの時間にどの程度対応が必要になるかを把握しておきましょう。
質の高いサービス・丁寧なサポートが受けられるか
質の高いサービスやサポートを受けられることも、電話代行を検討する上で重要です。
なぜなら電話の一次取つぎで企業のイメージが決定するからです。オペレーターの応対の質によってクレームをもらってしまい、ビジネスチャンスを逃してしまう危険性もあります。
そのため、電話代行サービスは、対応するオペレーターが質の高い研修や訓練を受けているサービス会社を選ぶとよいでしょう。
無料トライアルを導入している会社であれば、事前に試しておくと安心です。
チャットツールで報告してもらえるか
チャットツールで報告してもらえるかも、電話代行ツール選定のポイントになります。
LINEやチャットワーク、Slack、SNSなどに対応している会社を選ぶと、個人間で完結するだけはなく、チーム全体で報告を共有することもできます。
柔軟に対応できるか
電話代行を利用するには、柔軟な対応が可能な会社を選択するようにしましょう。
電話代行サービス会社によっては応対時のマニュアルや話し方が一緒だったり、報告方法が限られていたりと、柔軟性がない会社もあります。
企業によって「落ち着いている」「活発」などとブランドイメージは違います。そのため、企業に合わせた電話応対ができる代行業者を選ぶことで、顧客へのスムーズな対応が可能となります。
セキュリティ対策に力を入れているか
電話代行サービス会社は企業の機密情報、顧客の個人情報を取り扱うことがあるため、セキュリティ面が充実している点も、電話代行サービスを選ぶ上で重要なポイントです。
企業のHPに社内のセキュリティレベルを高く保っている証であるISMS認証があると安心できる企業と言えます。
またオペレーターに対し定期的に個人情報の取り扱いに関する研修を行っている会社も信用できるポイントです。
電話代行の実績は豊富か
実績が豊富な電話代行会社は多くのスキルやノウハウを持ち合わせています。
それにより現在クライアントが悩んでいる課題に真摯に向き合い、適切なサービスや解決案を提案してくれます。
厳しい採用基準を通過したスタッフが多数在籍している会社や、応対能力向上ための研修やセミナーを開催している会社も信頼できると言えるでしょう。
導入目的に合うサービスか
電話代行サービス会社には、それぞれ独自の強みや特徴があります。そのため、どのサービスが自社に合っているのかを見極めるために、各社の特徴や提供内容を比較してみると良いでしょう。
まず自社がどのような目的で電話代行を利用するのかを明確にしておきます。
例えば受注数を増やすのが目的であれば商品の注文受付ができる電話代行を選び、営業時間外でも対応して欲しいのであれば、24時間365日対応できる電話代行会社を選びます。
電話代行会社によってはサービス内容をカスタムできる会社もあります。そのような会社を利用すれば、独自の電話代行を構築することができ、業務に集中して取り掛かれます。
利用前に必ず打ち合わせをし、ニーズや目的のすり合わせ、提案プランの調整など時間をかけて検討することをおすすめします。
電話代行サービスとは何
電話代行サービスとは電話を受けた専門オペレーターが企業のスタッフとして電話の一次応対をするサービスのことです。
別名「秘書代行サービス」とも言われており、コール業務もまとめて外注することで「電話代行サービス」と呼ばれる場合もあります。
電話代行サービスを使うメリット
電話代行サービスを使うメリットは以下に挙げられます。
順番に解説します。
電話対応が効率化できる
電話代行サービスを利用することによって電話応対にかかる時間を減らすことができます。
電話代行サービスは必要な電話のみ取り次いでくれるサービスのため、営業や勧誘電話に時間を取られることがなくなります。
それにより業務に集中して取り組むことができます。
電話を気にせず休憩時間が取れる
電話はいつかかってくるかわからないものです。いつでも電話に出られるようにすると、従業員は休憩中でも気にしていなければならず、きちんと休息することができません。
しかし電話の内容が重要である可能性もあり、誰かが応対する必要があります。
電話代行を利用することで従業員の休憩時間を確保でき、電話番のストレスから解放されます。
電話対応の質が向上し顧客から信頼されやすくなる
電話代行サービスのスタッフは、電話応対のスペシャリストです。応対時のマナーや礼儀作法を全て熟知しています。相手に失礼な態度で電話に出ることはありません。更に相手からの思いもしないオーダーやクレームにも落ち着いて対応できます。
相手に不快な思いをさせず、安心感を得られるため会社の信頼に繋がります。顧客が信頼感を得ることでリピート率が上がり売り上げアップの貢献にもなります。
人件費がカットできる
人材を確保すると採用費、教育費、交通費などあらゆる場面で人件費が発生します。
電話代行サービスは初期費用と利用料金のみで個人の人件費はかかりません。
そのため、電話代行を利用することで人権費を大幅に削減することができます。
迷惑電話を避けられる
業務中には不要な電話が多数かかります。電話代行を利用することで迷惑電話をシャットアウトすることが可能です。
就業中に間違い電話、イタズラ電話、勧誘などに時間を取られることは従業員にとって非常にストレスがかかります。
電話代行では仕事に関係のない電話がかかって来ると、オペレーターがひとまず対応します。クライアントが報告を要求しない場合、オペレーターは報告文を作成しません。これにより会社の従業員は電話を気にすることなく仕事に専念できます。
ネットショップの受付代行として活用できる
電話代行サービスは電話の取次を代行するのが業務ですが、それを応用してネットショップの受付を担うやり方もあります。受付だけではなく受注業務も可能なので、営業や宣伝などの本来の業務に力を注げられるようになります。
ネットショップを運営している会社は、電話代行を利用することで新たな顧客を獲得するチャンスが広がります。
電話代行サービスを使うデメリット
電話代行サービスを使うデメリットは以下に挙げられます。
代行サービスにはメリットが多くありますが、同時にデメリットも存在します。
情報漏洩のリスクがある
業務の特性上、電話代行は社内の情報や顧客の情報を取り扱うため、情報が漏れてしまうリスクが潜んでいます。
多くの業者ではセキュリティ対策に力を入れている証であるISMS認証やプライバシーマークを取得しています。
これらのマークはセキュリティに問題がない指標になりますので、ISMS認証やプライバシーマーク、この2つを取得している企業はおすすめの代行業者といえます。
イレギュラーな問い合わせが入る場合がある
従業員でしかわからない内容の問い合わせがあると、代行業者ではすぐに答えることができません。
しかし顧客は電話代行サービスのスタッフが対応しているとは知らないため、待たせてしまうと顧客満足度低下につながってしまう可能性があります。
そのようなトラブルを事前に回避するために、イレギュラーな問い合わせがあった場合はチャットツールを使って即時に対応しましょう。
電話代行を使う際の注意点
ここでは電話代行を使う際の3つの注意点を紹介します。
ひとつずつ解説します。
チャットツール非対応のサービスだとやり取りに時間がかかる
電話応対後の報告がメールか電話のみでは、電話に出られなかったり返信に遅れたりとやり取りに時間がかかります。
そのようなサービス会社は料金が安く、受電通知方法が乏しいという傾向があります。chatwarorkやslackが使えないとなると少々不便に感じるでしょう。
チャットツールが使えない環境では、電話応対後の報告がリアルタイムで共有されず、業務のスムーズさが損なわれます。ツールを使用すれば、相手の名前、会社名、問い合わせ内容が即座にまとめられ、確認も容易です。
電話代行を選ぶ際には、チャットツールが使える会社を選ぶのがおすすめです。安さだけを求めて受電通知が乏しい電話代行会社を選ぶのではなく、業務が滞りなく進めるような会社を選ぶのが重要です。
即日利用開始できないサービスが多い
電話代行サービスは、申し込みから利用開始までタイムラグがあるサービスもあります。
なかには1週間ほど時間がかかるサービスもあるため、急な人員不足ですぐに対応して欲しい場合は即日利用できる業者を選ぶようにしましょう。
サービスの利用頻度が高いとコストがかかりやすい
電話応対のコール数が利用しているプランの範囲を超えると超過料金が発生します。それにより通常より多くコストがかかってしまいます。
また会社によって電話オペレーター増員や受付時間延長など、便利なオプションも用意されていますがその分費用が高くなります。
電話代行を選ぶ時には、自社の予算とプラン、あると便利なオプションのバランスを考え、本当に必要なものだけを吟味すると良いでしょう。
【まとめ】営業時間やコストが自社に合う電話代行サービスを選ぼう
電話代行サービスのおすすめ3社、選び方やメリット等を解説しました。
電話代行サービスを利用することで電話応対が効率化できるだけではなく、業務効率化、コスト削減、休憩時間の確保など多くのメリットが生まれます。
数多くのサービス会社がありますので実際に電話代行を利用する前に、自社の業務内容に合うかどうか、コストとサービスとのバランスが釣り合うか、セキュリティ対策は充分かなどサービス会社の実績を見て判断するようにしましょう。
