政府が推進する働き方改革の影響もあり、業務効率化に取り組む企業が増えています。そこで注目されているのがRPAツールです。RPAツールを導入すれば、業務を自動化して業務効率化につなげることができます。しかし、「どのRPAツールを選べばいいか分からない」という人も多いでしょう。
当記事ではおすすめのRPAツールを紹介します。RPAツールの選び方や導入するメリット・デメリットなども解説しているので、当記事を読めば自社に合ったRPAツールを選べるようになります。RPAツールの導入を検討している方はぜひご覧ください。
RPAツールおすすめ3選を比較
RPAツールのおすすめを3つ紹介します。それぞれの製品の特徴をまとめると以下の通りです。
それぞれ異なる強みを持っているので、自社に合ったサービスを選びましょう。
WinActor
| 料金プラン | 要問い合わせ |
|---|---|
| 機能 | シナリオ作成 生成AI連携 プログラミング対応 多言語対応機能など |
| タイプ | デスクトップ型 |
| 導入実績 | 明治大学 三菱造船株式会社 株式会社京葉銀行など |
| 電話番号 | 03-5843-5100 |
| 会社所在地 | 〒163-1436 東京都新宿区西新宿三丁目20-2 東京オペラシティタワー |
WinActorは8,000社以上の導入実績を誇るRPAツールです。WindowOSで利用可能なデスクトップ型のRPAツールとなっており、フローティングライセンス版も存在するため、複数の端末でライセンスを共有できます。
提供企業がNTTのグループ企業で、常にNTTグループ内で利用し続けて改善を続けているため、日本企業に合ったUIや機能を備えているのが特徴です。国産のサービスということもあってサポートも体制も手厚く、全国にある代理店から導入・運用サポートを受けられます。デスクトップ型のRPAツールが真価を発揮できる中小企業に特におすすめのRPAツールです。
RoboTANGO
| 料金プラン | 初期費用：110,000円～ 月額費用：55,000円～ |
|---|---|
| 機能 | 自動録画機能 ノーコードシナリオ作成 データの入力・転記 ファイル操作 レポートの作成など |
| タイプ | デスクトップ型 |
| 導入実績 | 株式会社トーショー 株式会社レゾナック 日野興業株式会社など |
| 電話番号 | 0120-277-031 |
| 会社所在地 | 〒163-0919 東京都新宿区西新宿2-3-1 新宿モノリス19階 |
RoboTANGOは操作性の高さとコストの低さに定評があるデスクトップ型RPAツールです。基本的にはノーコードで処理設計ができるため、プログラミングの知識がなくても業務の自動化を実現できます。また、マウスやキーボードで実際に行う操作を自動録画して処理に反映する機能を備えているため、少ない工数で処理設計が可能です。
フローティングライセンスを標準提供しており、複数の端末でも問題なく利用できます。また、1ライセンス月5万円から導入できるので、小規模での導入がしやすいのも大きなメリットです。無料トライアルを実施しているので、まずはRPAツールの操作感を試してみたいという企業にもおすすめのRPAツールとなっています。
AUTORO
| 料金プラン | 月額費用：55,000円～ |
|---|---|
| 機能 | 定期実行機能 スケジュール設定 トリガー機能 手動実行機能など |
| タイプ | クラウド型 |
| 導入実績 | jinjer株式会社 Mipox株式会社 株式会社リーピーなど |
| 電話番号 | 03-5614-0090 |
| 会社所在地 | 〒105-0003 東京都港区西新橋3-3-1KDX 西新橋ビル 3階 |
AUTOROは幅広い業務の自動化に対応可能なクラウド型のRPAツールです。プログラミングの知識なしで処理設計が行える上、クラウドサービスということもあって社内全体での利用もしやすくなっています。
最大の特徴はシステム連携の幅広さで、主要なCRMやチャットツール、バックオフィスツールなどとAPIを利用して連携することが可能です。そのため、既存のシステムを介した業務フローであっても問題なく自動化できます。サポート体制も充実しているため、初めてRPAツールを導入する企業にもおすすめのRPAツールです。
失敗しないRPAツールの選び方
RPAツールを選ぶ際には、以下のような点に注目しましょう。
- 業務に必要な機能があるか
- 導入コストが高くないか
- カスタマイズしやすいか
- 運用し続けやすいか
- 他のシステムと連携しやすいか
- サポート体制が充実しているか
- AI機能が搭載されているか
- ライセンスを共有する機能があるか
- 無料トライアルが利用できるか
RPAツールの導入は業務フローや人材配置にも影響してくるので、長期的な運用のしやすさは特に重要です。それぞれ詳しく解説します。
業務に必要な機能があるか
まずは業務に必要な機能があるかを確認しましょう。RPAツールはサービスによって対応できる業務の範囲に差があります。傾向としては、サーバー型のサービスは対応範囲が広いのが一般的です。一方で、デスクトップ型のサービスは個々のPCにインストールする都合上、部署をまたいだ業務への対応が難しい傾向にあります。
また、クラウド型のサービスは作業範囲がブラウザ上に限定されるため、既存のシステムと連携した業務プロセスを組むのが困難なことが多いです。RPAツールを導入する際は、自動化したい業務範囲を明確化した上でサービスを選ぶようにしましょう。
導入コストが高くないか
RPAツールを選ぶ際は、導入コストも確認しましょう。例えばサーバー型のサービスは対応範囲が広く、幅広い業務を自動化できますが、サーバーの設置などが必要なため、導入や保守・運用でコストがかかりがちです。
一方で、クラウド型のサービスはサブスクリプション制を採用しているのが一般的で、初期費用も必要ないことが多いので、導入コストを抑えられます。RPAツールを選ぶ際は、必要な機能とコストのバランスを考え、自社に合ったものを選択することが重要です。
カスタマイズしやすいか
カスタマイズのしやすさも、RPAツールを選ぶ際の重要なポイントです。RPAツールで自動化する処理は、業務内容の変化に合わせて刻々と変更していく必要があります。特に事業のフェイズが変わった段階では、機能の追加などが必要になることも少なくありません。
そのため、RPAツールを選ぶ際には機能の拡張性やカスタマイズの柔軟性を確認することが重要になります。サーバー型は専門知識こそ必要なものの、自社の社内環境に合わせたカスタマイズが可能なので、事業拡大にも対応しやすいです。
運用し続けやすいか
RPAツールを選ぶ際には、長期的な運用が可能かも確認しましょう。管理がしやすいサービスを導入すれば、管理にかかるランニングコストを抑えられるため、長期的に運用しやすくなります。対して、保守・運用にコストがかかるサービスの場合は、事業規模によっては資金繰りに影響が出ることも少なくありません。
RPAツールを選ぶ際には、管理コストが自社の規模に合っているかを事前に確認しましょう。また、操作が簡単なサービスを選べば、担当者の退職などがあっても引継ぎしやすいため、長期運用しやすいです。
他のシステムと連携しやすいか
他のシステムの連携できるかも、RPAツールを選ぶ際に確認したい点です。RPAツールによっては、ビジネスツールをはじめとした他のシステムと連携できます。他のシステムとの連携が可能なサービスを導入すれば、当該システムを利用した業務の自動化を行うことも可能です。
RPAツールを選ぶ際には、自動化したい業務で利用されているシステムをあらかじめ確認しておき、検討しているサービスが連携対応しているか確認するようにしましょう。
サポート体制が充実しているか
RPAツールを選ぶ際には、サービスを提供する企業のサポート体制も確認しましょう。サービスによってはツール導入時のコンサルや、運用のサポートを行ってくれる場合もあります。特に導入実績の多いサービスは、導入や運用に関するノウハウがあるので、細かい質問にも的確に回答してくれることが多いです。
導入や運用で時間をかけたくないのであれば、導入実績が多くサポート体制が整っているRPAツールを選ぶようにしましょう。
AI機能が搭載されているか
AI機能の有無もRPAツールを選ぶ際に見逃せないポイントです。RPAツールの中には、AIを搭載しているものも存在します。AIが搭載されているサービスでは、思考が必要な業務の自動化が可能な他、工程を最適化してくれるため、徐々に業務効率を向上させることが可能です。
一方で、データ入力や計算などの単純な業務を自動化したい場合は、AIが必要になる場面がほとんどありません。自社で自動化したい業務を明確化し、RPAツールにAI機能が必要か判断しましょう。
ライセンスを共有する機能があるか
デスクトップ型のRPAツールを検討している場合は、ライセンスの共有ができるかも確認しましょう。ライセンスの共有ができるサービスなら、1つのライセンスで複数の端末にRPAツールをインストールできるため、人数分のライセンスを取得する必要がありません。
結果的にコストの削減につながる上、別の端末で設計したロボットを別の端末でも利用できるようになるため、設計の工数を大幅に削減できます。
無料トライアルが利用できるか
RPAツールを選ぶ際には、無料トライアルが利用できるかも確認しましょう。無料トライアルがあるサービスを選べば、導入する前に操作感や対応範囲などを確認できます。また、担当者以外に操作させることで、引継ぎがしやすいかも確認することが可能です。
サービスの導入後に必要な機能がなく、自動化したい業務を自動化できないという事態にならないよう、可能な限り無料トライアルがあるサービスを検討することをおすすめします。
RPAツールとは何
RPA（Robotic Process Automation）とは、今まで人間が行うことを想定していた作業を、ロボットによって自動化するための技術やソフトウェアのことです。産業ロボットのような単純な物理作業ではなく、PCを利用して行われる業務を自動化するためのツールで、一般的にはオフィス環境で利用されます。RPAが利用される業務の例は以下の通りです。
- データ入力
- 勤怠管理
- 自動集計
上記のようにデータの入力や計算などが必要になる業務を迅速に行うことができるため、導入することで事務作業の効率化につながります。
RPAツールに期待されている役割
RPAツールを導入することによって期待されるのは、業務効率化と生産性の向上です。RPAはルールエンジンに則ったタスクの処理を得意としています。今まで人間が行っていた業務でRPAツールを運用すると、休むことなく作業が行われる上、ヒューマンエラーも無くなるため、業務を効率化することが可能です。
また、RPAツールを導入することで人件費を削減できるため、生産性が向上します。加えて、担当者の知識やスキルに業務内容が依存することもなくなるため、属人化を解消につなげることも可能です。
RPAツールの3つの種類
RPAツールは以下の3種類に分類できます。
タイプによって導入コストや保守・運用のしやすさなどが異なるため、自社の運用目的に合ったものを選ぶことが重要です。それぞれのタイプの特徴について詳しく解説します。
デスクトップ型
デスクトップ型は特定のPCにインストールすることで導入できるタイプのRPAツールです。PC単位でロボットを導入できるため、組織単位での管理が必要なく、導入が手軽になっています。
さらに、UIが分かりやすい製品が多く、専門知識がない人でも扱いやすいのも強みです。加えて、各従業員が自分の業務プロセスに合わせて最適化することができるため、個々に合わせて柔軟な運用ができるのも大きなメリットといえるでしょう。
一方で、RPAツールの稼働にPCのリソースを割かれることになるので、他の作業に支障が出るおそれがあるのがデメリットです。また、個々のPC上でカスタマイズできることもあり、属人化の解消には向きません。
サーバー型
サーバー型は自社に設置したサーバー上で管理や実行指示を行うタイプのRPAツールです。サーバーと業務で利用するPCを接続することで、サーバー上で管理しているRPAツールを各PCで利用できます。
業務プロセスの大部分を自動化することが可能で、大規模な自動化が必要な場合に導入されるのが一般的です。処理能力も高いため、大量のデータを扱う業務でも短時間で遂行できます。加えて、管理を一元化できることから、セキュリティの強化をしやすいのもメリットといえるでしょう。
ただし、専用サーバーの設置が必要なため、導入コストが高くなりがちです。また、保守・運用に専門知識が必要になるため、高いITスキルを持つ担当者を立てる必要があります。さらに、サーバーにトラブルがあった場合は社内全体に影響が出る点もデメリットです。
クラウド型
クラウド型はクラウドサーバーに接続して利用するタイプのRPAツールです。製品を提供する企業が用意したクラウド環境に自社の端末を接続することで、RPAツールを利用できます。
インターネット環境があれば場所を問わず接続できるのがメリットで、出張やリモートワークをしている従業員でもRPAツールを利用することが可能です。また、基本的にはブラウザ上で作業を行うことになるため、端末やOSの種類を問わずに利用できます。加えて、ツールの保守・運用を提供企業に任せることができるので、管理コストがかからないのもメリットです。
ただし、インターネットを介して接続する都合上、環境によっては接続が不安定になり、処理速度が遅くなることがあります。また、企業のデータが外部のサーバーに保存されるため、他のタイプと比較するとセキュリティ面に不安が残るのがデメリットです。
RPAツールで使える機能
RPAツールでは以下のような機能を利用できます。
それぞれの機能について詳しく見ていきましょう。
フロー図に基づいたシナリオ作成機能
まずは業務の処理設計に関する機能です。RPAツールでは、自動化したい業務のシナリオを作成できます。シナリオはフロー図で作成できるので、プログラミングの知識がなくても作成可能です。
画面操作や入力コマンドのレコード機能
RPAツールではフロー図を利用した業務シナリオの作成だけでなく、人的操作の記録も可能です。例えば、普段はマウスやキーボードを使って操作する業務において、クリックをする場所やキーボードで入力する内容を事前に記録できます。結果的に、従来は人が行うような作業も自動で実行することが可能です。
プログラミング言語を利用したルール設計
RPAツールの処理設計はプログラミングの知識がなくても利用できますが、サービスによってはプログラミング言語を利用したルール設計も行えます。特に導入したRPAツールの既存の機能だけでは実現できないような設計を行いたい場合は、プログラミング言語が必要になることが多いです。
スケジュール設定機能
続いては設計した処理の実行方法に関する機能について紹介します。まずはスケジュール設定機能です。スケジュール設定機能では、設計した処理を行うタイミングを設定できます。あらかじめスケジュールを設計しておくことで、予定されたタイミングで自動的に処理を実行することが可能です。
トリガー設定機能
トリガー設定機能は特定のイベントが発生した際に処理を実行するように設定できる機能です。例えばメールの受信や特定のボタンのクリック、フォルダへのファイル追加といった操作が行われた際に、あらかじめ設計しておいた処理を行うよう設定できます。
AI学習機能
RPAツールにはAIが搭載されているものも存在しており、当該製品ではAI学習機能を利用できます。AI学習機能が利用できるRPAツールは、処理を行う中で業務内容を機械学習し、最適化することが可能です。結果的に処理スピードが速くなり、より業務を効率化できます。
ダッシュボード機能
続いてはRPAの管理に関する機能について紹介します。ダッシュボード機能はソフトウェアロボットの状況を可視化し、一目で状況を確認できる機能です。RPAツールの稼働状況やエラーの検出状況などが確認できるため、作業の進捗やトラブルをすぐに把握できます。サーバー型のRPAツールの場合は、社内で稼働しているPRA全体の状況を把握することが可能です。
ログ管理機能
ログ管理機能は、RPAツールにおけるあらゆる操作ログを確認できる機能です。ソフトウェアロボットの実行ログだけでなく、管理画面の操作ログや、設定の変更履歴なども確認できます。実行される操作に急な問題などが発生した場合に、原因究明の手段として有効な機能です。
RPAツールを使うメリット
企業がRPAツールを利用することで、以下のようなメリットが得られます。
基本的には業務を効率化できることから、組織の編成の見直しにつなげられることがメリットといえるでしょう。それぞれ詳しく解説します。
ルーティンワークの効率化・コストカットが実現できる
まずはルーティンワークの効率化とコストカットです。RPAツールを導入することで、ワークフローが固定化されている業務を自動化できます。結果、当該業務にかかる工数を削減できるため、業務を効率化することが可能です。
また、業務に人員を割く必要がなくなるため、人件費の削減にもつながります。人件費は企業の固定費の中でも高い割合を占めるため、削減することで業務に対する費用対効果が高くなり、生産性を向上させることが可能です。
顧客満足度の向上につながる
RPAツールの導入はサービスの質の向上につながります。ルーティンワークの業務量が多い従業員は、別の業務にリソースを割けないことも少なくありません。RPAツールを利用すれば、定常業務を自動化できるため、他の業務を行う時間を確保できます。
結果として、顧客のフィードバックの収集や改善点の洗い出しなど、サービスの質を向上させる業務にリソースを使うことが可能です。結果的に顧客満足度の向上や、競合を意識したサービスアップデートを行える可能性が高くなります。
人為的なエラーが避けられる
人為的なエラーを予防できることも、RPAツールを導入するメリットです。データの入力や計算のような業務では、ヒューマンエラーが発生することも少なくありません。状況によってはミスがあった部分の洗い出しなどが必要になるため、修正に時間がかかることも多いです。
RPAツールを利用すれば、業務を自動化できるため、ヒューマンエラーが発生する原因を根本から排除できます。運用に慣れてくればミスを確認するフローを減らすことも可能なので、ミスによるリスクを軽減しつつ業務を効率化することが可能です。
より効率的な人材配置ができる
RPAツールの導入は、人事においても好影響をもたらします。ルーティンワークをRPAツールに任せれば、導入以前に当該業務を行っていた人材を別の業務に配置することが可能です。
ルーティンワークを行っている人材は、普段からデータに触れる機会が多いこともあって、他の人材にはない観点を持っていることも少なくありません。結果的に今までにない観点からサービスの分析や改善が可能になり、生産性の向上が期待できます。
働き方改革ができる
近年、政府は「働き方改革」と称し、労働者の長時間労働の是正や属人化の解消による労働人口の拡大に力を入れています。企業としても、働き方改革に関する対策を行うことで助成金を受けられるなど、メリットが多いです。
RPAツールを導入すれば、業務の自動化によって労働者の長時間労働を解消できます。また、属人化の解消にもつながるため、今までよりも採用する人材の幅を広げることが可能です。ライフ・ワーク・バランスに優れた職場を実現する上でも、RPAツールを導入するメリットは大きいといえるでしょう。
RPAツールを使うデメリット・注意点
RPAツールの導入には、メリットだけでなくデメリットや注意点も存在します。主なデメリット・注意点は以下の通りです。
特に初期設定に時間がかかることは把握しておく必要があります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
トラブルに対応するまでに時間がかかる
RPAツールで業務を自動化すると、予測不能なトラブルへの対応性は低くなります。RPAツールは決められた業務を処理する能力に優れていますが、予想外のトラブルに柔軟に対応することはできません。
そのため、万が一トラブルが発生した場合は、設計したシナリオの見直しや設計の確認などに大きな工数が必要です。また、トラブルへの対応中は定常作業に人的リソースを割くことになるため、別の業務のスケジュールが遅れる恐れがあります。
複雑なタスクに対応するための設定に手間がかかる
タスクが複雑になるのに合わせて処理設計が複雑になりがちなことも、RPAツールのデメリットです。RPAツールは単純なデータ入力や計算などの処理を得意としています。一方で、条件分岐が多い業務など、処理が複雑化する業務には向いていません。
複雑なタスクをRPAツールに任せる場合、処理を分割し、それぞれに適切な命令を行う必要があります。結果的にRPAツールの保守や運用が難しくなり、工数の増加や属人化につながることも多いです。
無料トライアルのある製品は未経験の社員にも使わせる
RPAツールを導入する際の注意点として、無料トライアルのある製品を試す場合は、RPAツールに関する知見がない従業員にも操作させてみましょう。導入段階でRPAツールの処理設計や管理を行う担当者を立てていたとしても、今後担当者を変更する可能性があります。
操作が簡単なRPAツールであれば、担当者が変わったとしても、後継の担当者がすぐに操作に慣れることができます。無料トライアルで製品を試す際には、RPAツールに関する知見がない従業員に操作させ、誰でも操作できるか確認しておきましょう。
社内のPCのスペックを確認しておく
RPAツールを導入する際には、あらかじめ社内のPCスペックを確認しておきましょう。RPAを利用する際には、一定のPCスペックが必要になります。特にデスクトップ型のRPAツールは処理をPCで行うことになるため、ある程度のPCの性能が高くないと、満足に処理が行われないことも少なくありません。
基本的に、RPAツールを提供する企業はPCの推奨スペックを公表しています。RPAツールを選ぶ際には、導入を検討している製品が自社のPCのスペックでも利用できるか、あらかじめ確認しましょう。
RPAツールを導入する流れ
RPAツールを導入する際には、以下のような手順を踏むようにしましょう。
それぞれ詳しく解説します。
STEP1：効率化するタスクを明確にする
RPAツールを導入する前に、まずは効率化したい業務を明確にします。効率化したい業務を明確にすることで、自動化する業務範囲が把握できるため、導入するRPAツールの選択肢を絞ることが可能です。
複数の端末やシステムを経由する必要がある場合は、ライセンスが共有できるものや、自社のシステムと連携できるサービスを選びましょう。
STEP2：タスクを自動化するためのシナリオを作成する
効率化したい業務を明確にしたら、実際にRPAツールを導入する前に、自動化のシナリオを作成します。シナリオ作成では業務フローだけでなく、実際に担当者が行っている操作なども細かく確認し、RPAツールに実行させる動作を定義していくことが重要です。
シナリオの作成はRPAツールの導入作業の中でも特に重要なものなので、漏れなどがないように時間をかけて行いましょう。
STEP3：ツールを試験導入して動作エラーを修正する
シナリオの作成が完了したら、実際にツールを試験導入してみましょう。試験導入では作成したシナリオ通りに業務の自動化が行えているかを確認します。エラーが出た場合は再度シナリオを確認し、問題点の洗い出しを行わなければいけません。
また、試験導入を行う際には、実際の業務環境を想定した仮想環境で検証を行うのが一般的です。そのため、シナリオの作成に並行して、仮想環境の準備をしておくことをおすすめします。試験導入で問題がなければ、本格的な導入に移りましょう。
【まとめ】自社に必要な種類や機能などに合うRPAツールを選ぼう
RPAツールのおすすめや選び方、導入するメリット・デメリットなどについて解説してきました。
RPAツールを導入すれば、ルーティンワークを自動化できるため、サービス向上に関する業務に人的リソースを割くことが可能です。また、ヒューマンエラーを防止できるため、ミスによるリスクを軽減できます。
ただし、RPAツールには3つのタイプがあり、タイプによって対応可能な業務範囲や導入コストが異なるため注意が必要です。導入前に自動化したい業務を明確化しないと、機能が足りなかったり、費用対効果が低くなってしまう可能性があります。
当記事を参考に、ぜひ自社に合ったRPAツールを探してみてください。
